22 March 2021
This article is also available in Czech.
As you are probably aware, on 1 June 2021, the new Act on the Registration of Beneficial Owners, No. 37/2021 Coll., implementing the Fifth Anti-Money Laundering Directive (EU) 2018/843 of 30 May 2018, will come into force.
This new act (replacing the existing legislation) is designed to “again” increase the transparency of legal entities and to help resolve and clarify the relationships between and the structure of legal entities recorded in the commercial register. The change was made because the existing legislation was insufficient in this regard.
Essentially, the new legislation introduces several changes, such as redefining the term “beneficial owner”, new methods of entering information in the register of beneficial owners (the “register”), through a notary, and publicity of registered data. Above all, the new legislation introduces severe penalties.
And not only do these new penalties impact entities financially, they may also present practical difficulties in terms of their functioning as corporations and the exercise of their rights, as well as the exercise of the rights of their shareholders (including the liability of statutory body of the corporation for any damage caused if it acts in contravention of the above regulations, e.g. if the board of directors pays a share of the profit to a shareholder who has not entered its beneficial owner in the register although is obliged to do so).
The new regulation sets out detailed rules for determining a beneficial owner of legal entities. However, in principle, a beneficial owner shall be deemed a natural person who
In practice, often one person meets both criteria (e.g. the shareholder exercises its influence in the company and simultaneously acquires the right to profit distribution). However, in many cases this may not be so (e.g. shareholders of preference shares have the right to a share of the profits, but their voting rights at the company general meeting are limited). In such cases, registration of both persons – both the ultimate beneficiary and the person with an ultimate influence – will be required.
Legal entities, including those with beneficial owners already registered under existing legal regulations, must amend such a registration entry in line with the new legislation. In addition, if necessary, they are obligated to amend the entry and provide relevant documents as evidence of having done so.
We can only recommend that this “revision” process be carried out as soon as possible, not least because of possible penalties, to ensure that legal entities can enter or amend the record of the beneficial owner in the register within the specified deadlines.
The law specifies two categories of sanctions for breaching the obligation to enter correct information in the register of beneficial owners, namely:
The aim of the new legislation is, if possible, to transfer to notaries most of the administration concerning an entry in the register. This is also shown by the fact that the fee for registration by a notary should be lower than the fee for registration with the registration court. We will see how the practice of notarial registration will develop.
Unfortunately, at the moment, we do not know what the register records and electronic extracts under the new act will look like and how they can be obtained. We will need to wait a little bit longer for such information, too.
Complying with the established deadlines will be of crucial importance.
For all corporations fulfilling the obligation to enter the beneficial owner in the current register
a six-month period shall apply. These corporations have until 30 November 2021 to review the accuracy of these entries, or to add to or correct them.
Corporations that have not yet fulfilled the obligation to enter their beneficial owner in the current register are not granted this additional period and are obligated to do so without undue delay after 1 June 2021.
The biggest change under the act is that anyone with access to the internet can now obtain information about the beneficial owner. Therefore, anyone can check who really owns or controls a company entered in the commercial register. Publicly available data will also be crucial for compliance with the existing rules. An inspection of whether the beneficial owner is recorded beside a particular shareholder should therefore pose no problems. Corporations must therefore establish relevant control mechanisms so that they comply with the regulations. In companies with a lower number of shareholders, such an arrangement and inspection should not pose any problems. On the other hand, in joint-stock companies with a higher number of shareholders, inspection of a register entry showing a beneficial owner name beside individual shareholders, e.g. in payment of a profit share through a bank or in being allowed to vote at a large general meeting, could in particular instances cause logistical problems. All we can do is wait for practice (or technology) to resolve this.
Concerning the sanctions and potential liability, it is expected, however, that the companies, in particular their statutory bodies, will carefully monitor and adhere to such rules.
Jak již možná víte, 1. června 2021 nabude účinnosti nový zákon o evidenci skutečných majitelů č. 37/2021 Sb. implementující 5. AML směrnici č. 2018/843 ze dne 30. května 2018.
Nový zákon (nahrazující dosavadní úpravu) má za cíl „opět“ zvýšit transparentnost právnických osob a pomoci rozklíčovat vztahy a strukturu právnických osob zapsaných v obchodním rejstříku, jelikož dosavadní právní úprava se v tomto směru ukázala jako nedostatečná.
Jednoduše řečeno, nová úprava přináší hned několik novinek, např. novou definici skutečného majitele, nové možnosti zápisu do evidence skutečných majitelů (dále jen „evidence“) prostřednictvím notáře, veřejnost samotné evidence a zejména pak stanoví přísné sankce.
A jsou to právě nové sankce, které nejenom mohou zasáhnout subjekty finančně, ale mohou jim způsobit skutečné praktické potíže v rámci jejich korporátního fungování a výkonu jejich práv, a také práv jejich společníků a akcionářů (včetně odpovědnosti statutárního orgánu obchodní korporace za způsobenou škodu v případě, že bude jednat v rozporu s výše uvedenými pravidly, např. pokud představenstvo vyplatí podíl na zisku akcionáři, který nemá v evidenci zapsaného skutečného majitele, ač je k tomuto zápisu povinen).
Nová úprava obsahuje detailní pravidla pro určení skutečného majitele právnických osob, nicméně v zásadě se normuje, že za skutečného majitele se považuje fyzická osoba, která
V praxi se často stává, že obě kritéria naplňuje jedna osoba (např. společník vykonává svůj vliv ve společnosti a zároveň mu vzniká právo na výplatu podílu na zisku), v mnoha případech tomu tak však být nemusí (např. akcionáři prioritních akcií mají právo na podíl na zisku, ale jejich hlasovací právo na valné hromadě obchodní korporace je omezeno). V takových případech bude nutné zapsat obě osoby – jak příjemce prospěchu, tak i ovládající osobu.
Právnické osoby, včetně těch, které již mají skutečného majitele zapsaného dle dosavadních právních předpisů, musí tento zápis zrevidovat dle nové právní úpravy, a pokud to bude nutné, zápis upravit a doložit příslušnými dokumenty.
Lze jenom doporučit, aby tento „revizní“ proces, i s ohledem na případné sankce, započal co nejdříve tak, aby právnické osoby mohly zápis skutečného majitele v evidenci provést či upravit ve stanovených lhůtách.
Zákon stanoví dvě kategorie sankcí za porušení povinnosti zápisu správných informací do evidence, a to:
Záměrem nové úpravy je, pokud možno, přenést většinu agendy týkající se zápisu do evidence na notáře, a to i tím, že poplatek za provedení zápisu notářem má být nižší než poplatek za evidenci u rejstříkového soudu. Uvidíme, jak se tato praxe notářských zápisů vyvine.
K dnešnímu dni bohužel není ještě známo, jak evidence a elektronické výpisy z evidence, které nová úprava předvídá, budou vypadat a jakým konkrétním způsobem je bude možné získat. I na tyto detaily si musíme ještě chvilku počkat.
Dodržení stanovených lhůt bude zcela zásadní.
Na všechny obchodní korporace, které splnily povinnost zapsat skutečného majitele do existující evidence
se uplatní lhůta 6 měsíců. Tyto obchodní korporace mají tedy čas do 30. listopadu 2021 k tomu, aby přezkoumaly správnost svých zápisů, případně je doplnily a opravily.
Obchodní korporace, které dosud nesplnily povinnost zapsat svého skutečného majitele do existující evidence, pak tuto dodatečnou lhůtu nemají, a jsou povinny zapsat skutečného majitele bez zbytečného odkladu již po 1. červnu 2021.
Největší novinkou zákona je, že nově bude mít přístup k informacím o skutečném majiteli prakticky kdokoli, kdo má přístup k internetu. Každý tedy bude moci zkontrolovat, kdo skutečně vlastní či ovládá společnost zapsanou v obchodním rejstříku. Veřejnost údajů bude stěžejní i z důvodu dodržování stanovených pravidel. Kontrola, zda u konkrétního akcionáře nebo společníka je zapsán skutečný majitel, by tak neměla činit potíže. Obchodní korporace si budou muset povinně nastavit příslušné kontrolní mechanismy, aby byly se stanovenými pravidly v souladu. U společností s menším počtem společníků nebo akcionářů by toto nastavení a kontrola neměly být problematické. Na druhou stranu u akciových společností s větším počtem akcionářů by kontrola zápisu skutečného majitele u jednotlivých akcionářů např. u výplaty podílu na zisku prostřednictvím bank nebo u připuštění k hlasování na větší valné hromadě mohla v daném čase způsobit logistické potíže. Nezbývá než počkat, jak se praxe (či technologie) s výše uvedeným popasuje.
S ohledem na stanovené sankce a odpovědnost za škodu však lze očekávat, že obchodní korporace, zejména pak její statutární orgány, budou výše uvedená pravidla pečlivě kontrolovat.
Available in Czech and German
by multiple authors
Available in Czech
Available in Czech
by multiple authors