The term Environmental, Social, and Corporate Governance (‘ESG’) includes various topics related to responsible business practices regarding the environment, social and societal aspects, and corporate governance. These themes are becoming increasingly important, making it valuable for entrepreneurs to have knowledge of ESG within their organization. ESG can influence different decisions and topics. The works council (‘WC’) also has a role in decisions made by the entrepreneur that involve ESG. Discussions with the WC can provide the entrepreneur with additional expertise on ESG-related topics while ensuring that the WC has a clear view of employee interests and needs within the organization. Additionally, the WC can take the initiative to address societal issues within the organization and has a legally imposed responsibility in this area.
Right to be consulted
The WC’s right to be consulted, as outlined in Article 25 of the Dutch Works Councils Act (‘WCA’), can be relevant for various ESG-related decisions made by the entrepreneur. For instance, the WC has the right to be consulted on significant investments by the company or on major measures concerning environmental care (Article 25, paragraph 1, sections h and l, WCA). In the context of ESG, this may include investments in renewable energy, or the provision of sustainable transportation options for clients or employees. Additionally, setting policies on sustainability and environmental care falls under the WC’s right to be consulted. This could involve a general policy outlining the organization’s sustainability goals or more specific measures such as a waste prevention or recycling plan.
Right of consent
Through its right of consent, as defined in Article 27 WCA, the WC also influences the ESG policy of the organization. The entrepreneur must obtain prior consent from the WC approval for establishing, modifying, or withdrawing policies regarding working conditions, absenteeism, and reintegration, as well as recruitment and promotion policies. Policies concerning complaint handling within the organization also require the WC’s consent.
Promoting ESG Policy
Under the WCA, the WC has specific responsibilities that are crucial in shaping the ESG policies of the organization, including:
- Promoting compliance with occupational health and safety regulations (Article 28, paragraph 1, WCA);
- Preventing discrimination and ensuring equal treatment for men and women, as well as supporting the inclusion of disabled persons and minorities within the organisation (Article 28, paragraph 3, WCA);
- Encouraging corporate environmental responsibility, including implementing policy measures related to environmental protection (Article 28, paragraph 4, WCA).
Additionally, the WC has the right of initiative under Article 23 WCA, allowing it to proactively bring ESG-related topics to the entrepreneur’s attention. The WC can request information on these matters and discuss them during consultation meetings with the entrepreneur.
Practical importance
It is essential for the WC to be aware of its role in the organization’s ESG policy and to take active steps in this regard. Given the increasing importance of ESG topics, the WC’s role is expanding. For organizations, understanding how to engage the WC in ESG-related decisions and policies is crucial. Collaboration with the WC can be an effective way to develop a sustainable and socially responsible approach.
De rol van de ondernemingsraad bij ESG-gerelateerde onderwerpen binnen de onderneming
Onder de term Environmental, Social and Corporate Governance (‘ESG’), vallen uiteenlopende onderwerpen die neerkomen op verantwoord ondernemen voor wat betreft het milieu, sociale en maatschappelijke aspecten en het bestuur van de onderneming. Deze thema’s worden belangrijker en daarom wordt het ook voor ondernemers van steeds grotere waarde hierover kennis te hebben binnen de organisatie. ESG kan een rol spelen bij verschillende beslissingen en uiteenlopende onderwerpen. Ook voor de ondernemingsraad (‘OR’) is een rol weggelegd bij beslissingen van de ondernemer die met ESG te maken hebben. Voor de ondernemer zorgt het overleg met de OR voor extra kennis op het gebied van ESG-gerelateerde onderwerpen en de OR heeft daarbij goed zicht op de belangen en behoeften van de werknemers binnen de organisatie. Bovendien kan de OR ook zelf het initiatief nemen om maatschappelijke thema’s binnen de organisatie te bespreken en heeft de OR op dat gebied ook een eigen verantwoordelijkheid.
Adviesrecht
Het adviesrecht van de OR zoals vastgelegd in artikel 25 van de Wet op de Ondernemingsraden (‘WOR’), kan een rol spelen bij verschillende beslissingen van de ondernemer in het kader van ESG. Zo heeft de OR een adviesrecht bij belangrijke investeringen door de onderneming, of bij het treffen van een belangrijke maatregel in verband met de zorg van de onderneming voor het milieu (artikel 25 lid 1 onder h en l WOR). Hierbij zou je in het kader van ESG kunnen denken aan het investeren in duurzame energie, maar ook in het aanbieden van duurzame vervoersmiddelen die door cliënten of werknemers kunnen worden gebruikt. Daarnaast valt ook het vaststellen van beleid in het kader van duurzaamheid en milieu onder het adviesrecht van de OR. Hierbij kun je denken aan een algemeen beleid waarin de duurzaamheidsdoelstellingen van de organisatie zijn vastgelegd, maar ook aan een afvalpreventie- of recycleplan.
Vooralsnog wordt er in de praktijk niet veel gebruikgemaakt van het adviesrecht van de OR ten aanzien van de zorg van de onderneming voor het milieu. Dat zal in de komende jaren naar verwachting echter gaan toenemen, nu organisaties steeds vaker verantwoordelijkheid voor de zorg van het milieu zullen moeten nemen en ESG als thema steeds belangrijker wordt. Het is dan ook goed om te weten dat hier voor de OR een rol is weggelegd, zodat je hier als organisatie op kunt inspelen.
Instemmingsrecht
Ook door middel van het instemmingsrecht zoals opgenomen in artikel 27 WOR heeft de OR een stem in het ESG-beleid van de organisatie. Zo is hierin bijvoorbeeld opgenomen dat de ondernemer instemming van de OR moet vragen voor het vaststellen, wijzigen of intrekken van een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim of het re-integratiebeleid en regelingen op het gebied van het aanstellings-, of bevorderingsbeleid binnen de onderneming. Ook een regeling op het gebied van de behandeling van klachten in de onderneming behoeft instemming van de OR. Deze regelingen van zijn belang in het kader van verantwoord (sociaal) ondernemen en het kunnen garanderen van een veilige, gezonde en inclusieve werkomgeving voor werknemers binnen de organisatie. Voor de OR is er ook op dit vlak dus behoorlijk wat inspraak om binnen de onderneming tot een goed maatschappelijk beleid te komen. Voor organisaties is het goed hierover met de OR te sparren, zodat rekening kan worden gehouden met de behoeftes binnen de organisatie en de manier waarop de organisatie met deze maatschappelijke thema’s wil en moet omgaan.
Bevorderen van ESG beleid
De OR heeft op grond van de WOR ook een aantal eigen verantwoordelijkheden en taken toebedeeld gekregen, die die van belang zijn bij het bepalen van het beleid van de onderneming in het kader van ESG. Zo heeft de OR de taak om:
- naleving van de voorschriften op het gebied van arbeidsomstandigheden te bevorderen (artikel 28 lid 1 WOR);
- te waken voor discriminatie binnen de organisatie in het algemeen en de gelijke behandeling van mannen en vrouwen en de inschakeling van gehandicapten en minderheden in de onderneming in het bijzonder (artikel 28 lid 3 WOR);
- de zorg van de onderneming voor het milieu, waaronder begrepen het treffen of wijzigen van beleidsmatige, organisatorische en administratieve voorzieningen in verband met het milieu te bevorderen (artikel 28 lid 4 WOR).
De OR heeft op grond van artikel 28 WOR een stimulerende (zorg)taak ten aanzien van deze onderwerpen en moet er feitelijk proberen voor te zorgen dat de ondernemer op deze gebieden actie onderneemt. De OR kan de ondernemer om informatie vragen en deze onderwerpen vervolgens in de overlegvergadering met de ondernemer bespreken, maar de OR kan ook gebruik maken van het initiatiefrecht om deze onderwerpen bij de ondernemer onder de aandacht te brengen (artikel 23 WOR).
Belangrijk voor de praktijk
Voor de OR is het goed om op de hoogte te zijn van de rol die de OR heeft in het kader van het ESG beleid van de organisatie. Voor de OR zijn er verschillende mogelijkheden om hiermee actief aan de slag te gaan. Zeker nu ESG-gerelateerde thema’s steeds belangrijker worden, komt de OR een grotere rol toe en is het belangrijk voor de OR om hierop in te spelen. Voor organisaties is het van belang te weten welke mogelijkheden en verplichtingen er zijn om de OR te betrekken bij ESG-gerelateerde beslissingen en beleid. Het overleg met de OR kan een goede manier zijn om van gedachten te wisselen over de beste aanpak en het ESG-beleid binnen de organisatie.
