Publication of the draft law on whistleblowers in Poland

This article is also available in Polish

A draft of the much-anticipated law on the protection of whistleblowers has just been published.

Organizations with 250 employees or more must take the appropriate steps later this year. The catalogue of the proposed regulations provides that:

• Employers will be able to expand the subject areas in which potential misconduct may be reported, including those relating to employer's internal regulations or ethical standards.
• Employers with at least 50 employees will be required to enact internal reporting regulations that set forth an internal procedure for reporting violations of law and taking follow-up action. The regulations will be subject to consultation with the union or employee representatives. However, organizations with 50-249 employees will not be required to implement such internal regulation until two years from now.
• The rationale for whistleblower protection will be that a person reasonably believes that the infringing information being reported or disclosed to the public is true at the time and that such information constitutes infringing information.
• Anonymous reports on violation will be subject to statutory protection if the relevant provisions of the internal submissions regulations so provide.
• Entities authorized to do so will be able to collect and process personal data of the reported person, even without his/her consent, in order to verify the report and take follow-up actions. The personal data of the whistleblower and other data allowing for the identification of the whistleblower will not be disclosed, unless with the express consent of the whistleblower.
• The protection will also extend to persons assisting in whistleblowing and persons associated with the whistleblower.
• For the whistleblower's claims in adverse treatment cases, the already existing instruments from Labor Code Section 18(3d) will apply accordingly.
• A unilateral legal act involving the termination of a legal relationship due to filing or public disclosure will be ineffective. Conversely, contractual provisions that directly or indirectly exclude or limit the right to make a report on violation or public disclosure will be considered invalid.
• External disclosures can be addressed to the Ombudsman, as the central authority, as well as to the Office of Competition and Consumer Protection (with regard to competition rules and consumer protection), and to other authorities which accept external disclosures concerning infringements in the areas which fall within their scope of competence, e.g. the Financial Supervision Authority.
• Protection for persons who make a public disclosure will be available if such person:
  • makes an internal report on violation followed by an external disclosure and the relevant authorities fail to follow up or provide feedback to the whistleblower, or
  • initially makes an external  disclosure and the relevant authorities fails to follow up or provide feedback to the whistleblower within the timeframe established in the public notification procedure.

Importantly, in certain situations conduct contrary to the provisions of the proposed act will be subject to a fine, penalty of restriction of liberty or imprisonment for up to 3 years. The punishment will apply for reporting false information, and for non-establishing an internal procedure for reporting violations of law and taking follow-up action, or for establishing the procedure violating the provisions of the act indicating the scope of the procedure. In the light of the lack of provisions on criminal liability of legal entities, it seems that mainly members of the management boards of the companies will be subject to this liability.

The Act - importantly – in accordance with the published draft will have a very short vacatio legis - the Act will come into force 14 days after the date of the announcement.

It is worth following with interest the further steps in the legislative process and start preparing for the implementation of the new obligations.

OGŁOSZENIE PROJEKTU USTAWY O SYGNALISTACH

Właśnie opublikowano projekt wyczekiwanej ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, czyli o tzw. sygnalistach.

Jeszcze w tym roku stosowne kroki muszą zostać podjęte w organizacjach zatrudniających  co najmniej 250 pracowników. Projektowane przepisy zakładają, że:

• Pracodawcy będą mogli rozszerzyć zakres przedmiotowy obszarów, w których potencjalna nieprawidłowość może zostać zgłoszona, w tym dotyczących obowiązujących u danego pracodawcy regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych.
• Pracodawcy zatrudniający min. 50 pracowników będą zobowiązani do uchwalenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, określającego wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Regulamin będzie podlegał procedurze konsultacji z organizacją związkową bądź przedstawicielami pracowników. Należy mieć jednak na uwadze, że organizacje zatrudniające 50-249 pracowników będą do tego zobowiązane dopiero za dwa lata.
• Przesłanką do objęcia ochroną sygnalisty będzie fakt, że dana osoba ma uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub publicznego ujawnienia informacja o naruszeniu prawa, jest prawdziwa w danej chwili i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.
• Anonimowe zgłoszenia będą podlegały ustawowej ochronie, o ile odpowiednie przepisy regulaminu zgłoszeń wewnętrznych będą to przewidywać.
• W celu weryfikacji zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych, podmioty do tego uprawnione będą mogły zbierać i przetwarzać dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie, nawet bez jej zgody. Dane osobowe zgłaszającego oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie będą podlegać ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą zgłaszającego.
• Ochroną objęte zostaną także osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązane ze zgłaszającym.
• Do roszczeń zgłaszającego w sprawach dotyczących niekorzystnego traktowania, odpowiednie zastosowanie będą miały już obowiązujące instrumenty zawarte w Kodeksie Pracy - art. 18(3d).
• Jednostronna czynność prawna obejmująca rozwiązanie stosunku prawnego z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego będzie bezskuteczna. Natomiast postanowienia umowne, które bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, będą uważane za nieważne.
• Zgłoszenia zewnętrzne będą mogły być kierowane do Rzecznika Praw Obywatelskich, jako organu centralnego, a także Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (w zakresie zasad konkurencji i ochrony konsumentów), a także do pozostałych organów przyjmujących zgłoszenia zewnętrzne dotyczących naruszeń w dziedzinach należących do zakresu ich działania, np. Komisji Nadzoru Finansowego.
• Ochrona osób dokonujących ujawnienia publicznego będzie możliwa, jeśli osoba ta:
  • dokona zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego i odpowiednie organy nie podejmą stosownych działań następczych lub nie przekażą zgłaszającemu informacji zwrotnej lub
  • dokona od razu zgłoszenia zewnętrznego i w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zgłaszania naruszeń prawa organowi publicznemu, organ publiczny nie podejmie odpowiednich działań następczych lub nie przekaże zgłaszającemu informacji zwrotnej.

Co istotne, postępowanie w określonych sytuacjach wbrew przepisom projektowanej ustawy podlegać będzie grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3. Karalne będzie m.in. zgłaszanie nieprawdziwych informacji, a także nieustanowienie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych albo ustanowienie procedury naruszającej przepisy ustawy. W świetle braku przepisów dotyczących odpowiedzialności karnej podmiotów zbiorowych, wydaje się że odpowiedzialności tej podlegać będą głównie członkowie zarządów spółek. 

Ustawa - co ważne – zgodnie z opublikowanym projektem będzie miała bardzo krótkie vacatio legis - tylko 14 dni od dnia ogłoszenia.

Warto śledzić z zainteresowaniem dalsze kroki w procesie legislacyjnym i rozpocząć proces przygotowania się na wdrożenie nowych obowiązków.