Be quick to report the beneficial owner to Central Register of Beneficial Owners

This article is also available in Polish

In connection with our earlier article, It's time to meet your company's beneficial owner, we touch upon the issue of the obligation to identify and report the beneficial owners to the Central Register of Beneficial Owners. 

The Central Register of Beneficial Owners is a system in which information on beneficial owners ie natural persons exercising direct or indirect control over a company, who must be identified by entities defined by law is collected and processed.
While the deadline to report the beneficial owner was 17 July 2020, there are indications that many companies are still struggling to identify the beneficial owner. This can be a challenge especially for companies with complex international structures.

Unfortunately, under the current law, there are no tools in the hands of companies which would support the company in extracting this information from their shareholders. The method and procedure for filing applications to the Central Register of Beneficial Owners, as well as the manner of preparing and submitting applications for information is controlled in the regulations of the Minister of Finance and is available here. Please note that changes in this area should also be reported to the Central Register of Beneficial Owners.

Sanctions

Who does the obligation relate to?

• general partnerships
• limited partnerships
• limited joint-stock partnerships
• with limited liability
• joint stock companies, with the exception of public companies within the meaning of the Act of 29 July 2005 on Public Offering and Conditions Governing the Introduction of Financial Instruments to Organised Trading, and Public Companies (Journal of Laws of 2019, item 623).

Establishing the beneficial owner of the company

The introduction of an obligation to disclose the "beneficial owner" of business entities is linked to OECD (Organisation for Economic Co-operation and Development ) - led activities worldwide in combating money laundering, terrorist and criminal financing and political corruption. European Union countries have undertaken to ensure that natural persons who directly or indirectly control companies through the powers they have, which result from legal or factual circumstances, enabling them to exercise the decisive influence over the actions or activities of the company. 

As for the companies indicated above, these will be individuals who exercise such control over 25% of the total number of shares or stocks of that legal person or, for example, of the total number of votes in the company's decision-making body, also as a pledgee or user, or on the basis of agreements with other individuals entitled to vote.  If such a person cannot be identified, then the a natural person holding a senior managerial position, in the case of a documented lack of the capability to determine or doubts as to the identity of the natural persons indicated above and in the case of no suspicions of money laundering or terrorist financing having been identified shall be identified as the beneficial owner.

It isn’t functioning properly yet and they're already changing it

The Central Register of Beneficial Owners regulations will be amended by a draft act which amends the Polish Act on Combating Money Laundering and Financing Terrorism, which came out at the end of February this year. Some of the most important changes are the extension of the catalogue of entities which are obliged to report information to the Central Register of Beneficial Owners to include trusts, partnerships, cooperatives or foundations. The entities required to report information to the Central Register of Beneficial Owners will have the power to request information from 'their' beneficial owners which is necessary to meet their obligations.

In turn, a completely new article in the Act will require obliged institutions to record any discrepancy between the actual state of the customer determined by the obliged institution and the data available in the Central Register of Beneficial Owners. At the same time, the obliged institution will have to take appropriate action to resolve  the discrepancy and, if it is confirmed, provide information on the discrepancies found and the reasons for them to the authority competent for the register.

If there are problems in identifying and reporting a beneficial owner to the Central Register of Beneficial Owners, or in documenting the absence of a beneficial owner, please contact us.

Spiesz się ze zgłoszeniem beneficjenta rzeczywistego do CRBR

W nawiązaniu do naszego wcześniejszego alertu „Czas poznać beneficjenta rzeczywistego twojej spółki” poruszamy temat obowiązku wskazania i zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. 

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) to system, w którym są gromadzone i przetwarzane informacje o beneficjentach rzeczywistych, tj. osobach fizycznych sprawujących bezpośrednią lub pośrednią kontrolę nad spółką, których obowiązek wskazania mają określone przepisami podmioty.
O ile termin na zgłoszenie beneficjenta rzeczywistego minął 17 lipca 2020 r., o tyle docierają do nas sygnały, że wiele spółek wciąż boryka się jeszcze z ustaleniem beneficjenta rzeczywistego. Zwłaszcza w spółkach o złożonych strukturach międzynarodowych może stanowić to wyzwanie. Niestety na gruncie obecnie obowiązującej ustawy brak narzędzi w rękach spółek, który wspierałyby spółkę w wydobyciu tych informacji od swoich akcjonariuszy. Sposób i tryb składania zgłoszeń do CRBR oraz sposób sporządzania i składania wniosków o udostępnienie informacji, wraz z trybem składania i udostępniania, jest uregulowany w rozporządzeniach Ministra Finansów i jest dostępny pod adresem https://www.podatki.gov.pl/crbr/. Pamiętajmy że do CRBR należy zgłaszać także zmiany w w/w zakresie.

Sankcje

Za niespełnienie obowiązku zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego do CRBR w terminie wskazanym w Ustawie można zostać ukaranym pieniężną karą administracyjną do wysokości 1.000.000 zł. 

Kogo dotyczy obowiązek?

Nowe obowiązki zgłoszenia swoich beneficjentów rzeczywistych a także zmian dotyczących tych osób dotyczą obecnie następujących spółek:

• jawnych
• komandytowych
• komandytowo-akcyjnych
• z ograniczoną odpowiedzialnością
• akcyjnych, z wyjątkiem spółek publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 623).

Ustalenie beneficjenta rzeczywistego spółki

Wprowadzenie obowiązku ujawnienia „beneficjenta rzeczywistego” podmiotów gospodarczych jest związane z prowadzonymi na całym świecie, kierowanymi przez OECD działaniami związanymi ze zwalczaniem prania pieniędzy, finansowania działalności terrorystycznej i przestępczej oraz korupcją polityczną. Państwa Unii Europejskiej zobowiązały się doprowadzić do ujawnienia osób fizycznych sprawujących bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad spółkami poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez spółkę. 
W przypadku spółek wskazanych powyżej będą to osoby, które posiadają tę kontrolę powyżej 25 % czy to ogólnej liczby udziałów lub akcji tej osoby prawnej czy na przykład ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym  spółki, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu.  Jeżeli takiej osoby nie można ustalić wówczas jako beneficjenta rzeczywistego wskazuje się osobę fizyczną zajmującą wyższe stanowisko kierownicze w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych powyżej oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Jeszcze nie zaczął porządnie funkcjonować a już go zmieniają

Przepisy dotyczące CRBR będą podlegały zmianom, na mocy projektu ustawy zmieniającej polską ustawę o przeciwdziałaniu praniu i finansowaniu terroryzmu, który ukazał się z końcem lutego b.r. Kilka najważniejszych zmian to  rozszerzenie katalogu podmiotów zobowiązanych do zgłaszania informacji do CRBR o trusty, spółki partnerskie, spółdzielnie czy fundacje. Podmioty zobowiązane do zgłaszania informacji do CRBR wyposażone zostaną w uprawnienie do żądania od „swoich” beneficjentów rzeczywistych informacji niezbędnych do spełnienia ciążących na tych podmiotach obowiązków. Z kolei zupełnie nowy artykuł w ustawie nałoży na instytucje obowiązane obowiązek odnotowywania wszelkich rozbieżności pomiędzy stanem faktycznym dotyczącym klienta, ustalonym przez tę instytucję obowiązaną a danymi dostępnymi w CRBR. Jednocześnie instytucja obowiązana będzie musiała podjąć odpowiednie czynności w celu wyjaśnienia rozbieżności, a w przypadku potwierdzenia rozbieżności przekazać organowi właściwemu w sprawie rejestru informacje o stwierdzonych rozbieżnościach wraz z uzasadnieniem.
W razie problemów z ustaleniem i zgłoszeniem beneficjenta rzeczywistego do CRBR ewentualnie z udokumentowaniem braku beneficjenta rzeczywistego zapraszamy do kontaktu.