Employer obligations in the Netherlands Q&A

In this Q&A, we'll answer the most predominant questions asked by employers in connection with the coronavirus outbreak (COVID-19) in the Netherlands.

What are the rules around working from home?

In principle, employees cannot be obliged to work from home and employees cannot refuse to come to work. The generic formulated government advice to "work from home as much as possible" does not mean that employees also have the right to work from home. The situation is only different if there are well-founded reasons for fear of contamination.

As an employer you do have a duty of care towards your employees, and measures must be taken to create a safe (home) working environment for your employees. If employees are asked to come to work despite the government advice, the employer must sufficiently substantiate which measures have been taken to ensure a safe working environment and the importance of the employee's presence at work.

This may be different for employees who fall into a risk group. How this should be dealt with is not yet clear from case law and this will have to be assessed on a case-by-case basis.

For employees who are going to work from home, the advice is to make clear agreements about accessibility, privacy, occupational health and safety and the use of company property.

Is an employer obliged to pay a home work allowance to employees working from home?

No, an employer is not obliged to offer a home work allowance to its employees. A home work allowance may not (yet) be paid tax-free to employees. It is therefore wise to obtain tax advice first, before a home work allowance is offered.

What are the employer's obligations towards employees who are (presumably) infected?

In instances where an employee displays potential COVID-19 symptoms, the advice is to immediately send them home and to request that they have themselves tested as soon as possible. The company doctor must also be informed, and they can take an advisory role. Failure to contact the company doctor may result in the employee being entitled to continued payment of wages, even if it has not been established whether or not they are actually incapacitated for work. This also applies if an employee reports in sick with minor coronavirus-related complaints or out of a possible fear of catching coronavirus.

Dismissal with immediate effect

If an infected employee behaves irresponsibly towards other employees, this should not automatically result in dismissal with immediate effect. Should such a situation arise within your organisation, it's always recommended to consult one of our employment law specialists. The possibility of termination can then properly be investigated.

What is and is not permitted under privacy law in the context of the collection and provision of information?

The basic principle under the General Data Protection Regulation (GDPR) is that it is prohibited to collect or provide health data from employees. This means, for example, that employers may not ask employees to inform them about whether they show symptoms of flu, or even more specifically, whether they are infected with coronavirus.

You are permitted to ask employees to report when they have been or expect to go to a high-risk area. This currently applies to all journeys outside the Netherlands. Such data does not qualify as health data.

Under certain circumstances, it is also permitted to inform employees if it has been established that an employee is infected, so that appropriate measures can be taken and further contamination can be prevented. It is recommended to employers to share such information with employees only to the extent strictly necessary and in general terms. Sharing the names of infected employees with other employees is prohibited.

In the two previous situations, it could be argued that employers have a legitimate interest in processing data within the meaning of the GDPR, namely, to protect the health and safety of their employees. In such cases, employers will have to ensure that they act in accordance with privacy legislation when processing personal data.

In that context, only what is strictly necessary may be recorded, employees must be informed about the processing and purposes thereof, employees must be informed of the identity of third parties with which the information is (or can be) shared (ie GGD) etc. All things considered, the employer must be cautious and any intended information gathering and disclosure must be carefully reviewed in consultation with privacy experts.

Are employees entitled to wages during quarantine?

Sick employees

A sick employee is entitled to continued payment of salary. Even when the employee is on vacation, the days count as sick days and not as holidays, unless other valid agreements have explicitly been made about this (for example, in the collective labor agreement). It's therefore important to check whether there is an illness and to call in the company doctor.

If an employer is unable to pay the full salary to a sick employee due to poor financial circumstances as a result of the coronavirus crisis, this cannot be at risk of the employee and remains at the expense and risk of the employer.

Employee is not (yet) sick 

An employee who is not (yet) sick is also entitled to continued payment of salary when he is required to be quarantined. Compliance with an imposed government measure is not a circumstance that the employee should be liable for. Because the employee is not sick, no waiting days may be withheld from the employee's wages and the full salary must be paid. The employee can be expected to work from home or perform alternative work (from home). Employees who are quarantined cannot be obligated to take vacation days.

If a household member of an employee has coronavirus-related complaints, it is government advice to go into home quarantine with the entire household. In that case, the employee does not have to take (holiday) leave, but they can be expected to work from home.

What are the rights of employees who are, are going or have been traveling?

Currently the government advice is not to plan any travelling and not to travel, unless strictly necessary up to and including March 2021. This applies to all countries, both business and private travel. If employees nevertheless travel to an area for which a negative travel advice applies and subsequently do not return to the workplace on time (for example due to an exit ban or quarantine), they must bear the consequences themselves. These employees may be required to take extra vacation days or these days may be withheld from their salary.

What if the workload decreases or is discontinued entirely?

An employer cannot oblige employees to take vacation days in the event that the activities decrease or are discontinued. The employer must continue to pay the salary as agreed because the coronavirus crisis is not a circumstance that can be at risk of the employee. In case an on-call worker has been called up less or not at all as a result of the coronavirus crisis and they have made a successful appeal to the legal presumption of the hours of work, their salary will have to be paid over the average number of hours worked.

What if an employee cannot come to work because of a closed school or nursery for children?

The employee can apply for emergency leave and is entitled to a short period of paid leave on that basis. If that short period of paid leave (in principle the first day or days to arrange other types of childcare) is insufficient, then agreements could be made with the employee about taking vacation days, using compensation for overtime, taking parental or other unpaid leave or about flexible working. The circumstances that the employee cannot work due to the closing of school and nurseries, is a financial risk for both the employee and employer.

For an employer, it is important to discuss this with employees and to see if a solution can be found. An employee may be expected to remain available to the employer and to perform (other) work at home as far as possible. There is currently no entitlement to paid "coronavirus leave".

What if an employee cannot come to work because of the care of a sick family member?

An employee is entitled to short-term leave to care for a sick person, if it concerns the employee’s or his partner’s child, the employee's partner, the household member or a blood relative in the first or second degree, or some other social relationship whereby the care must reasonably be provided by the employee. During short-term care leave, the employee is entitled to at least 70% of their salary, capped at the maximum daily wage and at least the minimum wage.

This short-term care leave amounts (on an annual basis) to a maximum of twice the working hours per week. In principle, the employee may choose how this leave is scheduled (fewer hours over several weeks or more hours per week) and the request may only be rejected if it conflicts with compelling business or service interests.

Can an already planned holiday be withdrawn/rescheduled?

Holidays are determined in accordance with the wishes of the employee, unless there are compelling reasons on the part of the employer. Once a holiday has been determined in accordance with the employee's wishes and an employee wishes to withdraw or reschedule it, it is not mandatory for the employer to cooperate if the reason for the cancellation is that it is not possible to travel (abroad). In that case, the interests of employer and employee will have to be weighed.

Although the consequences of the coronavirus virus, and then more in particular, for example, serious scheduling difficulties, could provide a legitimate business interest for the company when weighing out the interest, that is certainly not the starting point. This legitimate business interest will in any case differ per company and per situation. It's also important in this context that a solution will be found in all reasonableness and what the (collective) labour agreement stipulates in this regard. 

Furthermore, an employee may not be required to take part of their working time as vacation days. In principle, this is only possible if the employee explicitly agrees to this.

Can a travel allowance be discontinued when working from home?

If it purely concern a travel allowance, it is possible under certain conditions to stop the payment if the employee works from home. Naturally, it will depend on what has been agreed in the (collective) employment contract.

An exception has been made for the year 2020 regarding the period in which an employer was allowed to continue to pay a travel allowance to employees without taxation. This could still be based on the travel pattern as established by 12 March 2020 at the latest. This exception will expire on 1 February 2021. In January 2021, it will be announced how this should be dealt with in the future.

Due to an expected change in the tax rules, it will probably no longer be permitted to pay this allowance indefinitely in all cases. We advise you to also obtain tax advice in this matter.

What about delays in the reintegration of a sick employee during the coronavirus crisis?

If the reintegration process of a sick employee has been delayed due to measures because of coronavirus, customisation must be applied based on all the circumstances of that specific case. It is important to come to alternative agreements in consultation with the employee and the company doctor. This will also be partially taken into account during the reintegration assessment by the UWV.

Q&A betreffende verplichtingen werkgever

Deze Q&A geeft antwoord op de meeste gestelde arbeidsrechtelijke vragen van werkgevers in verband met de uitbraak van het coronavirus (COVID-19) in Nederland.

Thuiswerken

In beginsel kunnen werknemers niet worden verplicht om thuis te werken en kunnen werknemers ook niet weigeren om te komen werken. Het algemeen geformuleerde overheidsadvies om ‘zo veel mogelijk thuis te werken’ betekent niet dat daaraan door werknemers een recht op thuiswerken kan worden ontleend. Uitsluitend bij gegronde reden voor vrees voor besmetting ligt dat anders.

Als werkgever heb je wel een zorgplicht tegenover je werknemers: er dienen maatregelen te worden getroffen om een veilige (thuis)werkomgeving voor je werknemers te creëren. Indien werknemers worden gevraagd toch naar het werk te komen, moet de werkgever voldoende onderbouwen op welke manier er maatregelen zijn genomen om een veilige werkomgeving te kunnen waarborgen en wat het belang is van de aanwezigheid van werknemer op het werk.

Voor werknemers die in een risicogroep vallen ligt dit mogelijk anders. Hierover bestaat vanuit de rechtspraak nog geen duidelijkheid en dit zal van geval tot geval beoordeeld moeten worden.

Voor werknemers die thuis gaan werken, is het advies om goede afspraken vast te leggen over bereikbaarheid, privacy en Arbowetgeving en het gebruik van bedrijfseigendommen.

Is een werkgever verplicht een thuiswerkvergoeding aan thuis werkende werknemers te betalen?

Nee, een werkgever is niet verplicht een thuiswerkvergoeding aan zijn werknemers aan te bieden. Een thuiswerkvergoeding mag (nog) niet belastingvrij aan werknemers worden betaald. Het is daarom verstandig eerst fiscaal advies in te winnen alvorens een thuiswerkvergoeding wordt aangeboden.

Wat zijn de verplichtingen van een werkgever jegens werknemers die besmet zijn of voor wie een vermoeden van besmetting bestaat?

Bij een (gegronde reden voor) besmetting, is het advies om de werknemer onmiddellijk naar huis te sturen en het advies te geven om zich zo spoedig mogelijk te laten testen. Hierbij dient ook de bedrijfsarts te worden geïnformeerd, die een adviserende rol kan innemen. Het verzuimen van het inschakelen van de bedrijfsarts ertoe kan leiden dat de werknemer recht heeft op loondoorbetaling, ook al is niet vast komen te staan of er daadwerkelijk sprake was van arbeidsongeschiktheid. Dit geldt ook indien een werknemer zich ziekmeldt met lichte coronavirus gerelateerde klachten of uit eventuele angst voor het coronavirus.

Ontslag op staande voet

Indien een besmette werknemer zich onverantwoordelijk gedraagt jegens andere werknemers levert dit niet zonder meer een ontslag op staande voet op. Mocht een soortgelijke situatie zich binnen uw organisatie voordoen, dan is het advies om altijd een van onze arbeidsrecht specialisten te raadplegen.

Wat mag privacy-rechtelijk wel en niet in het kader van de informatievergaring en – verstrekking?

Het uitgangspunt onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is dat het verboden is om gezondheidsgegevens van werknemers te verzamelen of te verstrekken. Dat betekent bijvoorbeeld dat werkgevers werknemers niet mogen vragen om de werkgever mee te delen of zij griepverschijnselen vertonen of – nog specifieker – of zij besmet zijn met het coronavirus.

Het is wel toegestaan om werknemers te vragen om te melden wanneer zij naar een hoog- risicogebied zijn geweest of verwachten te gaan. Op dit moment geldt dit voor alle reizen buiten Nederland. Dergelijke gegevens gelden op zich nog niet als gezondheidsgegevens.

Het is onder omstandigheden ook toegestaan om werknemers te informeren indien vast is komen te staan dat een werknemer besmet is zodat passende maatregelen getroffen kunnen worden en verdere besmetting voorkomen kan worden. Werkgevers doen er dan goed aan om dergelijke informatie alleen te delen voor zover strikt noodzakelijk en in algemene bewoordingen. Het delen van de namen van besmette werknemers met overige werknemers is verboden.

In de twee voorgaande situaties, is het verdedigbaar dat werkgevers een gerechtvaardigd belang hebben; namelijk om de veiligheid en gezondheid van hun werknemers te beschermen. Werkgevers zullen in dergelijke gevallen wel moeten zorgen dat zij in overeenstemming met privacywetgeving handelen bij de verwerking van persoonsgegevens. In dat kader mag onder meer alleen het strikt noodzakelijke vastgelegd worden, moeten werknemers geïnformeerd worden over de verwerking en doeleinden daarvan, moeten werknemers op de hoogte gesteld worden van de identiteit van derde partijen waarmee de informatie gedeeld (kan) worden (eg GGD) etc.

Al met al is terughoudendheid van de werkgever op zijn plaats  en  zal  iedere voorgenomen informatievergaring- en verstrekking zorgvuldig getoetst moeten worden in overleg met privacydeskundigen.

Hebben werknemers recht op loon tijdens quarantaine?

Zieke werknemer

Een zieke werknemer heeft recht op doorbetaling van salaris. Ook wanneer de werknemer op vakantie is; de dagen tellen dan als ziektedagen en niet als vakantiedagen, tenzij daarover (bijvoorbeeld in de cao) expliciet andere geldige afspraken zijn gemaakt. Het is dus belangrijk om te controleren of sprake is van ziekte en hierbij de bedrijfsarts in te schakelen.

Het feit dat een werkgever wegens slechte financiële omstandigheden als gevolg van de Coronacrisis niet in staat is het volledige loon tijdens ziekte aan een werknemer te betalen, is geen omstandigheid die voor rekening en risico van de werknemer komt.

Werknemer is (nog) niet ziek

Ook een werknemer die nog niet ziek is, heeft recht op doorbetaling van salaris wanneer deze verplicht in quarantaine gaat. Het gehoor geven aan een opgelegde overheidsmaatregel is geen omstandigheid die voor rekening en risico van de werknemer behoort te komen. Omdat geen sprake is van ziekte mogen op het loon van werknemer geen wachtdagen worden ingehouden en dient het volledige loon te worden doorbetaald. Van de werknemer kan worden verwacht dat deze thuiswerkt of (vanuit huis) vervangende werkzaamheden verricht. Werknemers die in quarantaine worden geplaatst, kunnen niet worden verplicht om vakantiedagen op te nemen.

Indien een huisgenoot van een werknemer coronavirus gerelateerde klachten heeft, is het overheidsadvies om met het gehele huishouden in thuisquarantaine te gaan. In dat geval hoeft de werknemer geen verlof op te nemen, maar kan wel van hem worden gevergd dat thuis zal worden gewerkt.

Wat zijn de rechten van werknemers die op reis zijn, gaan of zijn geweest?

Op dit moment geldt overal ter wereld code oranje of rood en is het overheidsadvies dan ook om geen reizen te boeken en niet te reizen, tenzij strikt noodzakelijk tot en met maart 2021. Dit geldt zowel voor zakelijke reizen als voor privé reizen. Wanneer werknemers voor een privé reis toch afreizen naar een risicogebied waarvoor een negatief reisadvies geldt en vervolgens niet op tijd terugkomen op de werkvloer (bijvoorbeeld vanwege een uitreisverbod of quarantaine) dienen zij de gevolgen hiervan zelf te dragen. Van deze werknemers kan worden gevergd dat zij extra vakantiedagen inleveren of kan een inhouding op het salaris plaatsvinden.

Wat te doen als de werkzaamheden afnemen of wegvallen?

Een werkgever kan werknemers niet verplichten om vakantiedagen op te nemen, in het geval de werkzaamheden afnemen of wegvallen. Aan deze werknemers dient dan ook het salaris zoals overeengekomen moeten worden doorbetaald omdat de coronacrisis geen omstandigheid is die in redelijkheid voor de werknemer dient te komen. Voor een oproepkracht die door de coronacrisis minder of helemaal niet is opgeroepen, geldt als uitgangspunt dat bij een geslaagd beroep op het rechtsvermoeden van de arbeidsomvang over het gemiddeld aantal gewerkte uren salaris zal moeten worden doorbetaald.

Wat als een werknemer niet kan komen werken vanwege een gesloten school of crèche van kinderen?

De werknemer kan een beroep doen op calamiteitenverlof en heeft op grond daarvan recht op een korte periode van betaald verlof voor het treffen van 'noodzakelijke maatregelen'.

Wanneer die korte periode van betaald verlof (in beginsel de eerste dag of dagen om andersoortige opvang te regelen) onvoldoende is, dan zouden met de werknemer afspraken gemaakt kunnen worden over het opnemen van vakantiedagen, compensatie van overuren, het opnemen van ouderschaps- of andersoortig onbetaald verlof of over flexibel werken, waarbij als uitgangspunt wel geldt dat het niet werken wettelijk gezien niet (volledig) voor rekening van de werknemer komt.

Voor een werkgever is het van groot belang hierover met werknemers in gesprek te gaan en te kijken of samen tot een oplossing kan worden gekomen.

Van een werknemer mag worden verwacht dat voor zover mogelijk (andere) werkzaamheden thuis zullen worden verricht en dat werknemer bereikbaar is voor de werkgever. Op dit moment bestaat geen recht op doorbetaald ‘coronaverlof’.

Wat als een werknemer niet kan komen werken vanwege de zorg voor een ziek familielid?

Een werknemer heeft recht op kortdurend verlof om voor een ziek persoon te zorgen, indien het gaat om het kind van de werknemer of diens partner, de partner van werknemer, de huisgenoot of een bloedverwant in de eerste of tweede graad, of een anderszins sociale relatie waarbij de zorg redelijkerwijs door werknemer dient te worden verleend.

Gedurende het kortdurend zorgverlof heeft de werknemer recht op tenminste 70% van het loon, gemaximeerd op het maximum dagloon en minimaal het minimumloon.

Dit kortdurend zorgverlof bedraagt (op jaarbasis bezien) ten hoogste twee maal de arbeidsduur per week. De werknemer mag in beginsel zelf kiezen hoe dit verlof wordt ingedeeld (over meerdere weken minder uren of juist meer uren per week) en het verzoek mag enkel worden afgewezen indien sprake is van strijd met zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen.

Mag een reeds geplande vakantie worden ingetrokken/verzet?

Vakantie wordt vastgesteld overeenkomstig de wensen van de werknemer, tenzij gewichtige redenen aan de zijde van de werkgever zich daartegen verzetten. Als een vakantie eenmaal overeenkomstig de wensen van de werknemer is vastgesteld en een werknemer deze wil intrekken of verzetten hoeft daaraan niet zonder meer te worden meegewerkt indien de reden voor het intrekken of verzetten enkel is dat werknemer niet in staat is (naar het buitenland) te reizen. De belangen van werkgever en werknemer zullen in dat geval moeten worden afgewogen.

Hoewel de gevolgen van het coronavirus, en dan meer in het bijzonder bijvoorbeeld ernstige rooster technische problemen in een specifieke situatie een gewichtige reden op zouden kunnen leveren, is dat zeker niet het uitgangspunt. Dit zal in ieder geval per bedrijf en per situatie verschillen. Daarnaast is in dit kader van belang dat in alle redelijkheid naar een oplossing wordt gezocht en wat de (collectieve) arbeidsovereenkomst hierover bepaalt.

Daar komt nog bij dat van een werknemer niet zomaar mag worden gevergd een deel van zijn arbeidstijdtijd als vakantiedagen op te nemen. Dit kan in beginsel alleen indien de werknemer hiermee instemt.

Mag een reiskostenvergoeding worden stopgezet bij thuiswerken?

Wanneer het puur een onkostenvergoeding betreft, is het onder voorwaarden mogelijk om deze stop te zetten in geval van thuiswerken. Uiteraard afhankelijk van hetgeen in de (collectieve) arbeidsovereenkomst daarover is afgesproken.

Voor het jaar 2020 is een uitzondering gemaakt met betrekking tot de periode waarin je als werkgever onbelast een reiskostenvergoeding aan werknemers mocht doorbetalen. Hiervoor mocht nog worden uitgegaan van het reispatroon zoals dit uiterlijk op 12 maart 2020 vaststond. Deze regeling vervalt per 1 februari 2021. In januari 2021 zal bekend worden gemaakt hoe hier in het vervolg mee moet worden omgegaan.

Door een verwachte wijziging in de fiscale regels is het waarschijnlijk niet langer toegestaan om deze vergoeding in alle gevallen onbeperkt door te laten lopen. Wij adviseren u om op dit vlak ook fiscaal advies in te winnen.

Hoe zit het met het oplopen van vertraging in de re-integratie van een zieke werknemer tijdens de coronacrisis?

Als door maatregelen vanwege het coronavirus het re-integratieproces van een zieke werknemer vertraging heeft opgelopen, dient aan de hand van alle omstandigheden van het geval maatwerk te worden toegepast. Het is hiervoor van belang in overleg samen met de werknemer en de bedrijfsarts tot (vervangende) afspraken te komen. Bij de toets door het UWV zal hier ook (gedeeltelijk) rekening mee worden gehouden.