This article is also available in Polish.

The draft law on the protection of whistleblowers has made it back to the Council of Ministers. There is a good chance it will be passed in the spring and will be in force shortly afterwards. Therefore, in this and subsequent weekly editions of our articles, we would like to address the most important issues related to the implementation of this act.

What about whistleblowers then? What is the proposed act on the protection of persons reporting breaches of law about (the "Act on Whistleblowers" or the "draft Act")?

Much has already been written about whistleblowers in Poland. It seems that not enough though, as socially this phenomenon is still perceived negatively. As shown by research from the Compliance in Poland 2021 Report, "Compliance Management Systems: between the pandemic and the new order" prepared, among others, by the Compliance Institute: 42% of compliance officers continue to believe that whistleblowing is considered inappropriate in the Polish cultural setting, even if it is done in good faith, while 58% have a different opinion. On the other hand, whistleblowing is still the most popular source of information about irregularities. Legislation (first European and then Polish) will therefore carry with it a mission to popularize this option, if adopted soon in Poland. The draft of the Polish Act implementing EU solutions is planned to be adopted by the Council of Ministers in the first quarter of 2024, which means that the act will perhaps be passed in the spring and will be in force soon after.

What are the obligations imposed by the Act on Whistleblowers?

As a first step, the latest draft of the Whistleblowers Act imposes an obligation on employers to implement appropriate procedures regarding the reporting of breaches of the law and any follow-up. The procedures will involve an obligation to receive and process reports, and to protect whistleblowers and those affected by the report.

Who will be required to implement the whistleblowing channels and by when?

The deadline for the implementation of the Whistleblower Protection Directive was respectively: (i) December 17, 2021  - companies with more than 249 workers, (ii) December 17, 2023 - companies with 50 to 249 workers. This means that in both cases Poland failed to meet the deadline for the implementation of the Directive. As the Act has not been adopted as planned, after 17 December 2023 the entities indicated in the Act are not required to have the relevant procedures in place. This is because the directive does not apply directly - it only requires implementation. However, a whistleblower will be able to invoke the protection of the Directive in relations with the state (not in relations with a private entity) even though the Directive has not been implemented yet. Moreover, it is worth mentioning that the current draft of the Act sets very short deadlines for entry into force and adaptation of existing procedures to the implemented regulations or adoption of new ones.

What are the sanctions for failure to comply or meet statutory obligations on time?

According to the draft of the Act, an individual who: 

• hinders the reporting; 
• retaliates against a person who has made a report or public disclosure;
• violates the duty to keep confidential the identity of the person who has made the report;
• has made a report or public disclosure of false information;
• has failed to establish an internal procedure or has established one unlawfully;

is subject to criminal liability - a fine, restriction of liberty or imprisonment for a maximum of three years. These sanctions depend on the alleged offence. It is worth emphasising at this point that a fine may be imposed for failure to implement the procedures on time or implementing them unlawfully. Given the poorly-enforced criminal liability of collective entities in Poland, this sanction seems unrealistic to apply in practice.

Our experts are here for further details or guidance regarding more information about whistleblowing legislation.

Projektowana ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa powraca

Pojawił się projekt ustawy o ochronie sygnalistów. Być może już wiosną ustawa będzie uchwalona i będzie obowiązywała. W związku z tym w tej i kolejnych cotygodniowych odsłonach naszych artykułów chcielibyśmy poruszyć najważniejsze zagadnienia związane z wdrożeniem ustawy.

O co chodzi z sygnalistami? Czego dotyczy projektowana ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa ("Ustawa o sygnalistach" lub "projektowana Ustawa")?

Wiele już napisano o sygnalistach w Polsce. Wydaje się, że wciąż za mało, gdyż społecznie to zjawisko wciąż postrzegane jest negatywnie. Jak wskazują badania z Raportu Compliance w Polsce 2021, "Systemy zarządzania zgodnością: między pandemią a nowym ładem" przygotowanego m.in. przez Instytut Compliance: wciąż 42% oficerów compliance uważa, że informowanie o nieprawidłowościach uznaje się za niewłaściwe w polskim kręgu kulturowym, i to nawet wówczas, jeśli następuje to w dobrej wierze, a 58% ma odmienne zdanie w tym zakresie.  Z drugiej strony zgłoszenie nieprawidłowości to wciąż najpopularniejsze źródło informacji o nieprawidłowości. Przepisy prawa (najpierw Europejskie a w ślad za nimi polskie) będą więc niosły ze sobą misję popularyzowania tej instytucji, o ile zostaną one przyjęte wkrótce w Polsce. Polski projekt ustawy implementujący unijne rozwiązania ma być przyjęty przez Radę Ministrów w pierwszym kwartale 2024 r., co oznacza, że być może już wiosną ustawa będzie uchwalona i zacznie obowiązywać.

Jakie obowiązki nałoży Ustawa o sygnalistach?

Najnowszy projekt Ustawy o sygnalistach nakłada po pierwsze obowiązek wdrożenia odpowiednich procedur zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. W ślad za ich posiadaniem pojawi się obowiązek przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń, a także ochrony osób zgłaszających oraz osób, których zgłoszenie dotyczy.

Kto będzie zobowiązany do wdrożenia kanałów zgłaszania nieprawidłowości i w jakim terminie ma to nastąpić?

Termin wdrożenia Dyrektywy o ochronie sygnalistów: to odpowiednio: (i) do dnia 17 grudnia 2021 r.  - przedsiębiorstwa, na rzecz których wykonuje lub świadczy pracę powyżej 249 osób, (ii) do 17 grudnia 2023 r. - przedsiębiorstwa, na rzecz których wykonuje lub świadczy pracę od 50 do 249 osób. Oznacza to, że w obu przypadkach Polska nie dochowała terminu implementacji Dyrektywy.
Ze względu na to, że nie ma jeszcze uchwalonej ustawy, po 17 grudnia 2023 r. podmioty w niej wskazane nie będą zobowiązane do posiadania stosownych procedur. Dyrektywa nie obowiązuje bowiem bezpośrednio lecz wymaga implementacji. Sygnalista będzie mógł jednak w relacjach z państwem (nie w relacji z podmiotem prywatnym) powoływać się na ochronę płynącą z Dyrektywy, mimo braku jej implementacji. Ponadto warto dodać, że obecny projekt ustawy zakłada bardzo krótkie terminy wejścia w życie i dostosowania istniejących procedur do implementowanych przepisów bądź przyjęcia nowych procedur.

Jakie sankcje grożą za niedopełnienie lub nieterminowe dopełnienie ustawowych obowiązków?

Zgodnie z projektem Ustawy, kto: 

• utrudnia dokonanie zgłoszenia;
• podejmuje działania odwetowe wobec osoby, która dokonała zgłoszenia lub ujawnienia publicznego;
• narusza obowiązek zachowania poufności tożsamości osoby, która dokonała zgłoszenia;
• dokonał  zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji;
• nie ustanowił wewnętrznej procedury lub ustanowił niezgodnie z prawem;

podlega odpowiedzialności karnej - grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności max do lat trzech. Przy czym sankcje te zależą od zarzucanego przewinienia. Warto podkreślić w tym miejscu, że za nieterminowe wdrożenie procedury bądź wdrożenie jej niezgodnie z prawem grozi kara grzywny. Zważywszy na kulejącą w Polsce odpowiedzialność karną podmiotów zbiorowych, sankcja ta zdaje się być mało realna do zastosowania w praktyce.

W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości nasi eksperci służą pomocą.