Article series: Legal Snapshots

Article #1

Article #2

Article #3

Article #4

Article #5

This article is also available in Polish.

How can the conclusion of a contract be effectively documented for the purposes of possible litigation?

The conclusion of a contract is a common act and basically consists of an exchange of "messages" describing the obligations of the parties. These “messages” are called declarations of intent and can be expressed in various ways. Recently, it has become very popular to use modern technology such as electronic signatures or messaging apps to create a contract. However, as legal advisers specialising in dispute resolution, we are often faced with the question of whether the contracts created with the use of modern technology can be effectively invoked as evidence in the case of litigation. The answer to this question often depends on the type of contract concluded and the technology used, as explained below.

Let us start with the qualified electronic signature, which has become a very popular tool for concluding contracts. Documents signed in this way are equivalent to documents signed with wet ink (the so-called written form is observed). However, it is important to ensure that the signature used meets the requirements of the so-called eIDAS regulation. In our daily practice in the Disputes & Investigations team, we are submitting more and more contracts signed in this way as evidence. The same applies to powers of attorney, which can be granted and sent immediately even from the furthest corners of the world.

It is also worth noting that there is another interesting solution in Polish law, which is actually not widely used - the so-called personal signature. This is a signature that may be obtained free of charge and is part of the electronic layer of the Polish ID card. In relations with a public entity, a personal signature is equivalent to a wet ink signature, whereas in relations with other entities it is equivalent to a wet ink signature if both parties agree to it. If a contract contains a relevant clause, signing such a contract with a personal signature implies that the contract is concluded in written form.

In general, the law does not prohibit contracts concluded in the so-called documentary form from being used in court as evidence. This form is suitable not only for documents with scanned signatures but also for correspondence exchanged by e-mail or even in applications such as WhatsApp or Messenger. However, by concluding a contract in documentary form, you must ensure that it is possible to identify the person submitting the declaration of intent (e.g. by providing the name, surname and further description of the signatory). It should also be noted that the documentary form is not the same as a written form, which is sometimes required e.g. for the validity of a contract. The requirement of the written form concerns, among others the transfer of an author's economic rights, an exclusive licence contract or a leasing contract.

Finally, the law imposes strict requirements for some contracts and may indeed require that the contract be concluded in a specified form. Failure to comply with the required form of the contract may result in the contract being null and void (from a legal point of view – the contract is considered non-existent and without legal effect).

Examples of contracts that require a specific form in order to be valid are: a contract for the transfer of real estate ownership (notarial deed form), a contract for the transfer of shares in a limited liability company (written form with the signatures authenticated by a notary), the transfer of an enterprise (written form with the signatures authenticated by a notary).

Another possible consequence of failing to observe the form prescribed by law may be that the contract is in principle valid and effective, but the affected party is not entitled to exercise all the rights theoretically connected with this contract (the contract will not have certain legal effects). For example, if a tenancy agreement is not concluded in a written form with an authenticated date, the tenant will not get full protection - if the owner of the rented property sells it, the purchaser of the property will be able to terminate the tenancy agreement (even if it is concluded for a fixed term) by giving statutory notice (this issue may be particularly important for tenants of commercial premises in shopping malls).

Authors:
Sebastian Morgała
Zygmunt Waga

Jak skutecznie udokumentować zawarcie umowy na potrzeby ewentualnego postępowania sądowego?

Zawarcie umowy jest czynnością powszechną i zasadniczo polega na wymianie komunikatów opisujących powinności stron. Komunikaty te zwane są oświadczeniami woli i mogą być składane w przeróżnej formie. W ostatnim czasie, niezwykle popularne stało składanie tworzących umowę oświadczeń woli z użyciem nowoczesnej techniki, jak podpisy elektroniczne czy komunikatory internetowe. Jako doradcy prawni, specjalizujący się w rozwiązywaniu sporów, często spotykamy się jednak z pytaniami, czy umowy zawarte z zastosowaniem nowoczesnych technologii będą mogły być skutecznie użyte w przypadku sporu przed sądem. Odpowiedź na to pytanie często zależy jednak od rodzaju zawieranej umowy oraz zastosowanej technologii.

Zacznijmy od kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który stał się szczególnie popularnym narzędziem służącym zawieraniu umów. Podpisane w ten sposób dokumenty są równoważne dokumentom podpisanym własnoręcznie (uznaje się, że zachowana jest tzw. forma pisemna). Należy jednak upewnić się, czy stosowany przez daną osobę podpis spełnia wymogi z tzw. rozporządzenia eIDAS. W naszej codziennej praktyce coraz częściej zdarza nam się nie tylko składać jako dowody podpisane w ten sposób umowy, lecz także pełnomocnictwa, które mogą być udzielane i przesyłane natychmiastowo nawet z odległych zakątków świata.

Co ciekawe, w polskim prawie istnieje również inne interesujące i dotychczas niewykorzystywane powszechnie rozwiązanie w postaci tzw. podpisu osobistego. Jest to podpis, który możemy otrzymać nieodpłatnie w warstwie elektronicznej polskiego dowodu osobistego. Podpis osobisty w stosunku do podmiotu publicznego wywołuje skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu, zaś w stosunku do podmiotu innego niż podmiot publiczny, uzyskuje taki skutek jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę. Tym samym, podpisując podpisem osobistym umowę zawierającą stosowne postanowienie w tym zakresie, można również zachować formę pisemną.

Co do zasady, również nic nie stoi na przeszkodzie, aby jako dowód w sądzie przedstawić umowę zawartą w tzw. formie dokumentowej. Mogą ją tworzyć nie tylko dokumenty z zeskanowanymi podpisami, lecz także wymieniona mailowo, czy też nawet w aplikacjach typu WhatsApp czy Messenger korespondencja. Należy jednak pamiętać, aby zawierając w ten sposób umowy zadbać o to, żeby możliwe było ustalenie osoby składającej oświadczenie (np. poprzez wskazanie jej imienia, nazwiska oraz charakteru, w jakim dana osoba działa). Należy również pamiętać, że forma dokumentowa nie jest równorzędna z formą pisemną, która niekiedy jest wymagana np. dla ważności umowy. Konieczność zachowania formy pisemnej dotyczy m.in. przeniesienia autorskich praw majątkowych, umowy licencyjnej wyłącznej, czy też umowy leasingu.

Nie można jednak zapominać, że w przypadku niektórych umów przepisy prawa stawiają surowe wymagania i nakazują zawarcie umowy w określony sposób. Niezachowanie wymaganej formy może wiązać się najczęściej z konsekwencją w postaci nieważności umowy (z perspektywy prawa będzie ona uważana za nieistniejącą i niewywołującą skutków prawnych).

Przykładami umów, które wymagają zachowania określonej formy dla swojej ważności są: umowa przeniesienia prawa własności nieruchomości (forma aktu notarialnego), umowa przeniesienia udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi), zbycie przedsiębiorstwa (forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi).

Inną możliwą konsekwencją niedochowania formy przewidzianej w przepisach prawa może być to, że choć umowa będzie zasadniczo ważna i skuteczna, nie będzie dopuszczalne wykorzystanie wszystkich teoretycznie możliwych uprawnień (umowa nie wywoła określonych skutków prawnych). Przykładowo, jeżeli umowa najmu nie zostanie zawarta w formie pisemnej z datą pewną, najemca nie będzie objęty dodatkową ochroną - gdy właściciel rzeczy wynajętej ją sprzeda, nabywca rzeczy będzie mógł wypowiedzieć umowę najmu (nawet zawartą na czas oznaczony) z zachowaniem ustawowych terminów wypowiedzenia (zagadnienie to może być szczególnie ważne dla najemców lokali w galeriach handlowych).

Autorzy:
Sebastian Morgała
Zygmunt Waga

This article is also available in Polish.

How can you check if the contractor will be able to fulfil the contract?

It is advisable to verify the financial condition of a contractor before signing the contract.  Searching the relevant databases first can help us avoid entering into a contract with an entity that doesn't actually have a chance of fulfilling it due to its poor financial condition. Our business partner may also get into financial difficulties during the performance of a long-term contract, and our quick response in spotting the fact may save us money or at least minimize our losses. Some online databases are invaluable help in assessing a contractor's financial condition.

National Debt Register

The first database to check before signing an important contract is the National Debt Register (the so-called KRZ). By navigating to the 'Entity Search' tab, it is possible to find an entity by its company number (KRS), tax number (NIP) or natural person ID number (PESEL). The register contains information such as:

• information that the debtor has applied for restructuring or bankruptcy;
• information on the declaration of bankruptcy or the opening of a restructuring procedure and its type;
• information on the course and outcome of bankruptcy or restructuring procedure;
• information on entities against which enforcement proceedings have been discontinued because further enforcement would not yield an amount greater than the costs of enforcement (so-called ineffective enforcement).

The data included in the KRZ is also helpful during the performance of the contract. For example, if the register says that our contractor has applied for restructuring or a bankruptcy declaration, this may be a signal that the contractor will have significant difficulties in fulfilling its obligations in the near future.

Court and Commercial Monitor

Another important database is the Court and Commercial Monitor (so-called MSiG). The MSiG keeps track of changes in the registration data of companies and many issues relating to their day-to-day operations. For example, the MSiG can be consulted to find up-to-date information about the opening of the liquidation of a company. Therefore, knowledge of the data published in the MSiG can protect us from finding out too late that our debtor will soon be struck off the register of entrepreneurs. We can also learn in time that our contractor may be planning to transfer part of its enterprise to another company.

The official MSiG website is difficult to navigate and it is a challenge to find data on our contractor. However, there are commercial sites that allow to search the MSiG for records on entities by their KRS or PESEL number. It is also possible to set up alerts to be notified when a new entry relating to the monitored entity appears in the MSiG. This is particularly important in view of the fact that deadlines for creditors to submit their claims are sometimes calculated from the date of publication in the MSiG (e.g. in the case of liquidation of a company).

Business information offices and the Credit Information Office

The BIG and BIK registers are another important source of information to help us verify our contractor. There are several business information offices (so-called BIGs) which collect information on unpaid business and consumer debts. BIGs’ registers record debts arising from enforcement titles (usually court judgments), but under certain conditions debts not covered by enforcement titles are recorded too. Unfortunately, the records are not coordinated between the registers kept by various business information offices, so it is advisable to verify a contractor even in more than one BIG register before signing a contract.

On the other hand, there is only one Credit Information Office (the so-called BIK), which collects detailed information on the loans granted to businesses and consumers. It is noteworthy that, as of 18 May 2023, it is mandatory for all commercial lenders to report loan data to the Credit Information Office.

Financial statements

Another publicly available source of information on the financial condition of contractors is their financial statements. Company financial statements are available in the National Court Register database. The statements are sometimes in 'xml' format, which is illegible, so in order to be able to read the financial statements it is necessary to convert the report to the 'pdf' format using the tools provided on the Ministry of Finance website.

Even without knowledge of more advanced accounting principles, we can learn a lot about our contractor by examining the four parameters of the balance sheet: profit (loss), fixed assets, current assets and current liabilities. Information on whether the contractor's business is making a profit or loss (and how much) will give us a general idea of the condition of the company. The item fixed assets provides information on the value of assets such as real estate, cars, etc. An important factor is the liquidity ratio, which is the ratio of the amount of current assets to the amount of current liabilities. Our practice shows that it is sometimes accepted in case law that if the ratio is between 1.8 and 2.0, the contractor is considered to have good liquidity. However, in business practice this ratio frequently fluctuates around 1.0.

The financial statements made available in the National Court Register reflect the financial situation of the company at the end of a given financial year. Therefore, even the annual financial statements that have only just been made available reflect the entity's financial condition a few months ago.

It is undoubtedly a strong warning sign when a company is late in publishing its financial statements.

Other sources of information about the contractor's business

When entering into contracts and during their performance, it is also worth checking other data about contractors, such as:

(1) Certificate of no arrears in payment of social security contributions and tax clearance certificate – before signing important contracts, we may ask our future business partners to obtain and provide us with relevant certificates confirming that they have paid their public-law liabilities;

(2) Land and Mortgage Registers – the nature of the contract we intend to enter into may require our contractor to have secure title to the relevant property (ownership/perpetual usufruct). You would be well advised to check the Land and Mortgage Register for information about the contractor's property if you are considering getting mortgage security for your claims;

(3) Register of Pledges – this register shows which of the contractor's assets are encumbered by registered pledges. The encumbrance of the contractor's asset with a registered pledge gives the creditor in rem (the pledgee) priority of enforcement against the relevant movable property. Checking for registered pledges is also good practice when entering into a sales agreement. A sales agreement may potentially be void if a registered pledge has been created on the asset being sold. Therefore, it is always advisable to check the Register of Pledges before purchasing valuable assets. Applications for certificates and copies from the Register of Pledges can be submitted on paper (paper certificates and copies of statements from the Register of Pledges are issued immediately) or electronically via the Register of Pledges website;

(4) Register of entrepreneurs kept by the National Court Register (the so-called KRS) – even the company's data in the KRS can provide useful information about its financial condition. For example, if our contractor has merged with another company, it may have taken over its debts. When signing a contract, it is also crucial to analyze the rules of representation which our contractor operates by. Apart from the financial condition of the contractor, there is a risk that the contract will not be performed if an unauthorized person signs it on behalf of the contractor;

(5) Central Register and Information on Business Activity (so-called CEIDG) – before signing a contract with a contractor who is a natural person, it is advisable to analyze the data in his/her entry in the CEIDG. In particular, the CEIDG provides information on the marital joint property status of a contractor and whether a contractor is subject to any restrictions on business activity.

Business intelligence support

Sometimes it is useful to obtain information that is not available in public registers and which can only be obtained by a specialized business intelligence office. Such a measure may be considered before we sign a contract that will have a particularly significant impact on the future of our business, or when our contractor’s behavior raises concerns about whether they would be able to fulfil their part of the contract. A business intelligence office can also help to prepare for future litigation, e.g. by identifying properties owned by our contractors.

In conclusion, it is possible to obtain a considerable amount of information about a contractor's financial condition from the information available in public databases. The information obtained in this way may protect you from entering into a contract with an untrustworthy counterparty or give you an idea whether, because of the contractor’s financial problems, the contract may not be performed in its entirety. If you have doubts about the financial condition of your potential contractor, you may wish to make the signing of the contract conditional on the provision of adequate security to ensure its performance.

Authors: 
Sebastian Morgała 
Marcin Skiba

Jak sprawdzić, czy kontrahent będzie w stanie wykonać umowę?

Zawierając umowę, zawsze warto zweryfikować kondycję finansową kontrahenta. Sprawdzenie odpowiednich baz danych może uchronić nas przed zawarciem pozornie korzystnej umowy z podmiotem, który tak naprawdę nie ma szans jej wykonać z powodu swojej złej sytuacji finansowej. Nasz partner biznesowy może popaść w kłopoty również w trakcie wykonywania rozciągniętej w czasie umowy, a odpowiednio szybkie dostrzeżenie tego faktu, może pomóc uniknąć lub przynajmniej zminimalizować straty. W internecie znajdują się bazy danych będące nieocenioną pomocą w ocenie sytuacji kontrahenta.

Krajowy Rejestr Zadłużonych

Najważniejszą bazą danych, którą należy sprawdzić przed zawarciem istotnego kontraktu, jest Krajowy Rejestr Zadłużonych (tzw. KRZ). Przechodząc do zakładki „Wyszukiwanie podmiotów” można odszukać podmiot po numerze KRS, NIP, czy PESEL. W rejestrze tym znajdują się między innymi informacje takie jak:

• informacja o złożeniu przez dłużnika wniosku restrukturyzacyjnego albo wniosku o ogłoszenie upadłości;
• informacja o ogłoszeniu upadłości bądź o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego i jego rodzaju;
• informacja o przebiegu i wyniku postępowania upadłościowego lub restrukturyzacyjnego; 
• informacja o podmiotach, wobec których umorzono postępowanie egzekucyjne z uwagi na fakt, że z egzekucji nie uzyska się sumy wyższej od kosztów egzekucyjnych (tzw. bezskuteczność egzekucji);

Dane zawarte w KRZ są kluczowe również w trakcie wykonywania umowy. Jeżeli np. w rejestrze pojawi się informacja o złożeniu wniosku o restrukturyzację lub ogłoszenie upadłości naszego kontrahenta, może być to sygnał, że kontrahent będzie miał w nieodległej przyszłości istotne trudności z wykonaniem swoich zobowiązań.

Monitor Sądowy i Gospodarczy

Kolejną istotną bazą wiedzy jest Monitor Sądowy i Gospodarczy (tzw. MSiG). W MSiG ogłasza się zmiany danych rejestrowych spółek oraz liczne kwestie dotyczące ich bieżącego funkcjonowania. Na przykład, w MSiG ogłasza się o otwarciu likwidacji spółki. Znajomość danych publikowanych w MSiG może więc uchronić przed sytuacją, w której zbyt późno zorientujemy się, że nasz dłużnik może zostać wykreślony z rejestru przedsiębiorców. Podobne ryzyko wiąże się z możliwością wydzielenia części przedsiębiorstwa do innej spółki przez naszego kontrahenta.

Oficjalna strona MSiG jest nieprzystępna i odnalezienie danych o naszym kontrahencie byłoby niezwykle trudne. Istnieją jednak komercyjne strony, które umożliwiają wyszukiwanie w MSiG wpisów o podmiotach po ich numerze KRS, czy PESEL. Istnieje również możliwość ustawienia alertów, które powiadomią nas, gdy w MSiG pojawi się nowy wpis dotyczący monitorowanego podmiotu. Jest to szczególnie ważne z uwagi na fakt, że niekiedy terminy na zgłoszenie swoich wierzytelności przez wierzyciela są liczone od daty zamieszczenia ogłoszenia w MSiG (np. w przypadku likwidacji spółki).

Biura informacji gospodarczej i Biuro Informacji Kredytowej

Istotną pomocą w weryfikacji naszego kontrahenta może być również zasięgnięcie informacji z rejestrów BIG oraz BIK. Istnieje kilka biur informacji gospodarczej (tzw. BIG). Biura informacji gospodarczej gromadzą w swoich rejestrach informacje o niespłaconych zobowiązaniach przedsiębiorców i konsumentów. W rejestrze takim znajdują się zobowiązania wynikające z tytułów wykonawczych (najczęściej wyroków sądowych), lecz pod pewnymi warunkami wpisywane są również długi nieobjęte tytułami wykonawczymi. Niestety wpisy między bazami danych poszczególnych biur informacji gospodarczej nie są między nimi koordynowane, więc przed podpisaniem umowy warto sprawdzić kontrahenta nawet w więcej niż jednym BIG.

Z kolei, istnieje tylko jedno Biuro Informacji Kredytowej (tzw. BIK), które gromadzi szczegółowe informacje o pożyczkach i kredytach przedsiębiorców i konsumentów. Co szczególnie interesujące, od 18 maja 2023 roku już wszystkie podmioty udzielające komercyjnych pożyczek są zobowiązane, aby przekazywać dane udzielonych pożyczek do Biura Informacji Kredytowej.

Sprawozdanie finansowe

Kolejnym, ogólnodostępnym źródłem wiedzy o stanie finansów kontrahenta jest sprawozdanie finansowe. Sprawozdania finansowe spółek są dostępne w bazie Krajowego Rejestru Sądowego. Mają one niekiedy format pliku „xml”, który jest bardzo nieprzejrzysty i przed lekturą sprawozdania finansowego warto przekonwertować raport do formatu „pdf”, korzystając z funkcji udostępnionej na stronie Ministerstwa Finansów.

Nawet bez znajomości bardziej szczegółowych zagadnień z zakresu rachunkowości,  dowiemy się wiele o naszym kontrahencie, sprawdzając cztery parametry bilansu: „zysk (strata)”, „aktywa trwałe”, „aktywa obrotowe” i „zobowiązania krótkoterminowe”. Informacja, czy działalność kontrahenta przynosi zyski, czy też straty (oraz w jakich rozmiarach), da nam ogólne pojęcie o kondycji spółki. Pozycja „aktywa trwałe” informuje o wartości aktywów takich jak nieruchomości, samochody itd.  Ważnym czynnikiem jest wskaźnik płynności finansowej, który stanowi stosunek kwoty „aktywów obrotowych” do kwoty „zobowiązań krótkoterminowych”. Z naszej praktyki wiemy, że w orzecznictwie przyjmuje się niekiedy, że  jeżeli współczynnik wynosi między 1,8 a 2,0, można ocenić, że kontrahent ma dobrą płynność finansową. Jednakże częstym zjawiskiem w obrocie gospodarczym jest, że wskaźnik ten oscyluje raczej wokół wartości 1,0.

Należy również pamiętać, że udostępniane w Krajowym Rejestrze Sądowym sprawozdania finansowe ukazują stan finansów spółki na koniec danego roku. Nawet dopiero co udostępnione roczne sprawozdania finansowe przedstawiają więc stan finansów podmiotu sprzed kilku miesięcy. Bez wątpienia zdecydowanym sygnałem ostrzegawczym powinna być sytuacja, gdy kontrahent ma zaległości w publikowaniu sprawozdań finansowych.

Inne źródła wiedzy o przedsiębiorstwie kontrahenta

Przy zawieraniu umów oraz w trakcie ich wykonywania warto sprawdzać również inne dane na temat kontrahentów, jak np.:

(1) Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS oraz zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach – przed podpisaniem ważnego kontraktu, możemy poprosić naszego przyszłego partnera biznesowego o pozyskanie i przekazanie nam stosownych zaświadczeń, potwierdzających że uregulował swoje publicznoprawne zobowiązania;

(2) Księgi wieczyste – natura kontraktu, który planujemy zawrzeć może wymagać, aby nasz kontrahent dysponował stabilnym tytułem do danej nieruchomości (własność/użytkowanie wieczyste). Analiza księgi wieczystej nieruchomości kontrahenta, będzie również konieczna, jeżeli rozważamy zabezpieczenie swoich wierzytelności hipoteką;

(3) Rejestr zastawów – rejestr ten da nam wiedzę, jaki majątek kontrahenta jest objęty zastawami rejestrowymi. Objęcie majątku kontrahenta zastawem rejestrowym sprawia, że wierzyciel rzeczowy (zastawnik) będzie miał pierwszeństwo w egzekucji z danej ruchomości. Kwestia zastawu rejestrowego będzie również kluczowa przy umowie sprzedaży. Umowa sprzedaży może być potencjalnie nieważna z powodu objęcia sprzedawanego przedmiotu zastawem rejestrowym. Dlatego najlepiej, aby zawsze przed zakupem bardziej wartościowego przedmiotu sprawdzać sprzedawcę w rejestrze zastawów. Wnioski o zaświadczenia i odpisy z rejestru zastawów można składać w wersji papierowej, przy sądach prowadzących rejestry zastawów (papierowe zaświadczenia i odpisy wydawane są od ręki) lub elektronicznie poprzez portal rejestru zastawów;

(4) rejestr przedsiębiorców KRS – nawet dane spółki zamieszczone w KRS mogą stanowić podpowiedź na temat stanu jej finansów. Na przykład jeżeli nasz kontrahent połączył się z inną spółką, to mógł przejąć jej dług. Podpisując kontrakt, jest również kluczowe, aby przeanalizować zasady reprezentacji naszego kontrahenta. Abstrahując od stanu finansów kontrahenta, istniałoby ryzyko, że umowa nie zostałaby wykonana, gdyby w imieniu kontrahenta podpisała ją nieuprawniona do tego osoba;

(5) Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (tzw. CEIDG) – przed podpisaniem umowy z przedsiębiorcą, będącym osobą fizyczną warto przeanalizować dane z wpisu w CEIDG. W szczególności z CEIDG dowiemy się czy kontrahent ma ustanowioną wspólność majątkową małżeńską oraz czy nie nałożono na niego żadnych zakazów działalności.

Wsparcie biur informacji gospodarczej

Czasem warto sięgnąć po informacje niedostępne w publicznych rejestrach, które pozyskać może dla nas wyspecjalizowane biuro informacji gospodarczej. Krok taki rozważyć można przed podpisaniem kontraktu, który szczególnie mocno zaważy o losach naszego przedsiębiorstwa, czy też w sytuacji, gdy postępowanie naszego kontrahenta zaczyna budzić obawy o to, czy wywiąże się ze swojej części kontraktu. Biuro informacji gospodarczej może również pomóc przygotować się do przyszłego sporu sądowego, np. identyfikując nieruchomości których właścicielem jest nasz kontrahent.

Podsumowując, już na podstawie informacji dostępnych publicznych bazach danych można dowiedzieć się wiele na temat sytuacji finansowej kontrahenta. Uzyskane w ten sposób informacje mogą uchronić przedsiębiorcę przed zawarciem umowy z nierzetelnym podmiotem lub też pomóc mu zorientować się, że z powodów trudności finansowych kontrahent może nie dokończyć wykonywania umowy.
Jeżeli sytuacja finansowa przyszłego kontrahenta wzbudzi nasze wątpliwości, może być to również argument za tym, aby uzależnić podpisanie kontraktu od zagwarantowania jego wykonania poprzez ustanowienie stosownych zabezpieczeń.

Autorzy:
Sebastian Morgała
Marcin Skiba

This article is also available in Polish.

How to conclude a contract to avoid undesirable obligations and subsequent disputes?

Although the process of concluding a contract is often associated with difficult and prolonged negotiations, it is not the only method of concluding a contract provided for in the Polish Civil Code. Apart from negotiations, under the Polish Civil Code there are three other methods: offer, auction and tendering. Some of these methods may involve a higher risk of undesirable provisions in the contract and disputes related to them. Please see below our brief explanation of these three methods and some practical tips on how to use them to your advantage.

The offer, which is a commonly used method, is a declaration that contains the essential provisions of the contract (e.g., what is being sold, at what price, when etc.). An offer can be made individually to a specific offeree (e.g., in the form of a letter or an e-mail), or it can be of a general nature and be addressed to a broad, unspecified number of potential contractors (e.g., an auction on a portal such as Allegro or Amazon, or a commercial in a newspaper or on TV). The offer is therefore best suited to concluding simple, identical contracts with many contractors.

As the offer is generally binding on the offeror, it is advisable to stipulate in the offer that it is valid for a limited period of time, expires when a specified condition occurs or is revocable (the offer ceases to be binding upon the lapse of the time limit and/or the occurrence of a specified condition, e.g. when the existing stocks are exhausted, or a specified number of offerees accept the offer). Such a stipulation may help to avoid a situation where, due to the lapse of time and changes in circumstances, the offer is still binding and can be effectively accepted by the offeree.

Although it is very convenient to make offers in B2B relations, the offeror must exercise caution. In relations between entrepreneurs, if the offeree accepts the offer but insists on changes or new terms in the offer, the offeror may unwittingly get himself locked into a contract he never intended to make. Furthermore, if the entrepreneurs do business on a regular basis, the lack of an immediate reply to the offer will be considered acceptance of the offer. This may lead to a situation where a contract is concluded without any response from the offeree. Therefore, the use of an offer in B2B relations may sometimes give rise to disputes over whether the contract was in fact concluded. Such disputes may even spill over into areas where the parties had reached agreement (in particular when the general terms and conditions are applicable).

If the intention is not to conclude a contract immediately after receiving the offeree's acceptance, the communication containing the essential provisions of the future contract may be called a letter of intent or an invitation to negotiate. In this way, the communication sent does not constitute an offer. Instead, the second method of concluding a contract provided for in the Civil Code - negotiations - is initiated.

Negotiations aim to reach an agreement on all relevant provisions of a particular contract that have been the subject matter of the negotiations. Negotiations are therefore particularly suitable for complex and specialised contracts. A negotiated agreement does not necessarily imply due performance. It usually creates appropriate provisions which help to easily resolve any dispute which may arise. It is also advisable to conclude a separate non-disclosure agreement (NDA) before negotiations begin in order to protect confidential information and minimise potential risks connected with the negotiations.

Auction and tendering are further methods of concluding a contract. Both aim at obtaining the most advantageous contract conditions for the organiser of the auction or tendering from the participants competing for the contract. The methods differ in that, in an auction, the participants (present mostly at the same time) compete by making the best-priced bids - the price offered by the participants is therefore the decisive criterium. In the case of tendering, bids are usually submitted in writing by the participants and, in addition to the price, there are usually other important criteria specified by the organiser.

A popular mechanism used in an auction or tender process is the so-called tender security deposit. It consists in an obligation to pay a fixed sum of money to the organiser or provide appropriate security of such payment under pain of non-admittance to the auction or tendering. Therefore, the tender security deposit helps to pre-select potential contractors with regard to their financial condition necessary for the performance of the potential contract. In this way, the risk of concluding a contract with a potentially insolvent entity is reduced.

To achieve the organiser's intended purpose of the contract and to reduce the risk of potential disputes related to the conclusion of the contract while using this method, it is advisable to prepare clear and precise terms and conditions of the auction or the tendering process. Such terms and conditions may concern issues such as the minimum requirements for participants and their bids, or for the binding nature of the auction or tender.

Author:
Zygmunt Waga

Jak zawrzeć umowę, aby uniknąć niepożądanych zobowiązań i późniejszych sporów?

Chociaż proces zawierania umowy kojarzy się często z długotrwałymi i trudnymi negocjacjami, nie jest to jedyny przewidziany w Kodeksie cywilnym sposób zawarcia umowy. Obok negocjacji polski Kodeks cywilny wyróżnia bowiem jeszcze trzy inne tryby: ofertę, aukcję i przetarg. Niektóre z tych trybów mogą jednak wiązać się z większym ryzykiem zawarcia w umowie niechcianych postanowień i tym samym być podłożem do zaistnienia sporów. Poniżej omówimy zatem przewidziane w Kodeksie cywilnym tryby zawarcia umów wraz z praktycznymi uwagami na temat ich stosowania.

Popularnie stosowana oferta jest oświadczeniem, które zawiera kluczowe postanowienia umowy (np. co zostanie sprzedane, za jaką cenę, w jakim terminie). Oferta może być składana indywidualnie do konkretnego odbiorcy (np. w formie listu czy wiadomości e-mail), jak również może mieć charakter masowy i być skierowana do znacznej, bliżej nieokreślonej liczby osób (np. aukcja na portalu typu Allegro lub Amazon, czy też gazetka reklamowa lub telewizyjny spot reklamowy). Tryb ofertowy nadaje się więc najlepiej do zawierania prostych, jednolicie brzmiących umów z licznymi kontrahentami.

Ponieważ złożona oferta co do zasady wiąże jej autora, warto w publikowanej ofercie zastrzec termin jej ważności, warunek jej wygaśnięcia lub też możliwość odwołania oferty (np. wygaśnięcie oferty po określonym dniu, w przypadku wyczerpaniu zapasu towarów lub w razie przyjęcia oferty przez określoną liczbę osób). Tego rodzaju zastrzeżenie pozwoli przykładowo uniknąć sytuacji, w której wskutek upływu czasu doszłoby do zmiany okoliczności, a złożona oferta nadal wiązałaby oferenta i mogłaby zostać skutecznie przyjęta przez drugą stronę.

Składanie ofert w relacjach pomiędzy przedsiębiorcami, choć bardzo wygodne, wymaga zachowania szczególnej ostrożności. W relacjach pomiędzy przedsiębiorcami, jeśli odbiorca oferty udzieli na nią odpowiedzi z zastrzeżeniem zmian lub uzupełnień, może to nawet doprowadzić do zawarcia umowy o zmienionej treści, jeżeli oferent nie sprzeciwi się niezwłocznie zaproponowanym zmianom. Ponadto, jeżeli przedsiębiorcy pozostają między sobą w stałych stosunkach gospodarczych, brak niezwłocznej odpowiedzi na ofertę poczytuje się za przyjęcie oferty. W ten sposób może dojść do sytuacji, gdy pomimo braku jakiejkolwiek reakcji drugiej strony umowa zostaje zawarta. Stosowanie trybu ofertowego w relacjach między przedsiębiorcami bywa więc czasami przyczyną sporów dotyczących skuteczności zawarcia umowy. Spory te niekiedy dotyczą również ustalenia wiążącej treści umowy, w szczególności gdy w grę wchodzi zastosowanie ewentualnych ogólnych warunków umów którejkolwiek ze stron.

Jeżeli naszym celem nie jest natychmiastowe zawarcie umowy po uzyskaniu zgody kontrahenta, komunikat zawierający istotne postanowienia umowne można nazwać listem intencyjnym lub zaproszeniem do rozpoczęcia negocjacji. W ten sposób zamiast trybu ofertowego zainicjowana zostanie druga z przewidzianych w Kodeksie cywilnym procedur zawarcia umowy – negocjacje.

Rozmowy prowadzone w ramach negocjacji zmierzają do ustalenia wszystkich istotnych warunków przyszłej umowy. Tym samym negocjacje nadają się w szczególności do stosowania w przypadku skomplikowanych, wielowątkowych umów. Prowadząc negocjacje nie należy zakładać bezproblemowego wykonania umowy, lecz ustanowić odpowiednie procedury ułatwiające rozwiązanie ewentualnego sporu w przypadku jego zaistnienia. Ponadto, aby minimalizować potencjalne ryzyka, jeszcze przed rozpoczęciem negocjacji warto zawrzeć osobne porozumienie dotyczące ochrony informacji poufnych.

Kolejnymi trybami zawarcia umowy są aukcja oraz przetarg. Obydwa te tryby zmierzają do uzyskania najkorzystniejszych dla organizatora aukcji lub przetargu warunków od konkurujących o zawarcie umowy podmiotów. Różni je natomiast to, że w przypadku aukcji o zawarcie umowy rywalizują równocześnie obecni uczestnicy, zaś kryterium decydującym jest zaoferowana cena. W przypadku przetargu oferty są najczęściej składane pisemnie, zaś oprócz kryterium cenowego, w wyborze kontrahenta istotną rolę odgrywają również inne kryteria określone przez organizatora przetargu.

Popularną instytucją stosowaną w trybie aukcji lub przetargu jest tzw. wadium. Polega ono na obowiązku wpłacenia organizatorowi określonej sumy pieniężnej lub ustanowienia odpowiedniego zabezpieczenia zapłaty pod rygorem niedopuszczenia do udziału w aukcji albo przetargu. Tym samym wadium umożliwia wstępną selekcję potencjalnych kontrahentów, pod kątem dysponowania zasobami finansowymi koniecznymi do wykonania przyszłej umowy. Ogranicza tym samym ryzyko zawarcia umowy z podmiotem niewypłacalnym.

Aby osiągnąć zamierzony przez organizatora cel umowy i ograniczyć ryzyko powstania sporów związanych z zawarciem umowy w tym trybie, warto w szczególności zadbać o przygotowanie jasnych i precyzyjnych warunków przeprowadzenia aukcji albo przetargu. Warunki te mogą regulować takie kwestie jak minimalne wymagania stawiane uczestnikom oraz ich propozycjom, a także kwestię związania wynikiem aukcji lub przetargu.

Autor:
Zygmunt Waga

This article is also available in Polish.

How to identify the rights and obligations of the contracting parties?

In analysing various types of contracts, we have observed a tendency for contracting parties to transpose contractual terms taken from foreign legal systems. One of the most common practices is a duplication of model terms based on common law systems or the use of concepts specific to the legal environment of countries where common law is practiced. However, if the contract is concluded under Polish law, the regulations of the Polish Civil Code and other statutory law should also be taken into consideration when determining the scope of contractual obligations and rights.

In the Polish legal system, the Polish Civil Code (and other statutory law) regulates many of the most commonly used contracts in business relations. This means that the rights and obligations of the contracting parties are governed not only by the contractual terms but also by Polish statutory law. The regulations of the Polish Civil Code (although sometimes not perfect) have been drafted in such a way as to make the division of rights and obligations of the parties to a contract as sharp as possible, even if the parties have not agreed detailed terms and conditions in the contract. Statutory law regulations not only define the basic rights and obligations of the parties to a particular type of contract but also govern "technical" issues (e.g. the place of performance, the possibility of performance by another person, the assumption of risk of accidental loss of property, etc.) and any remedies that may be exercised by a contracting party in the event of non-performance or improper performance of the contract.

When drafting a contract, parties should take into consideration that the regulations of the Polish Civil Code (and other relevant statutory law) have a varying degree of adaptability - some of them may be freely modified by the contractual terms, some of them may be modified only in a way that favours the party named by the legislator, and, most importantly, there is a set of regulations that cannot be modified by contractual terms to any extent. These three groups of regulations are:

(a) regulations that the parties may change in the contract (so-called 'dispositive regulations”). These apply by operation of law if the parties have not regulated the matter otherwise in the contract. With that in mind, parties sometimes draw up very short contracts containing only the necessary elements of the contract (e.g. the price and the goods sold). The relevant regulation of the statutory law simply applies in place of the "missing" contract terms concerning contract completion. Most of the  Polish Civil Code regulations governing contractual relations are of a dispositive nature.

(b) regulations that guarantee a specified minimum level of protection (usually for the theoretically weaker contracting party, in order to balance the relative strength of the parties) and which may only be modified by the parties in favour to the protected party. These regulations are called semi dispositive. Because of the purpose they are designed to serve, such regulations mainly apply to contracts with a 'weaker' economic party - in particular consumers or employees. An example of such a regulation is Article 826 § 4 of the Polish Civil Code. It provides for a minimum level of insurance coverage related to the costs of measures taken to protect the insured object and to prevent or reduce the extent of the damage. If these measures were specially designed, even if they proved ineffective, the insurer is obliged to reimburse the costs incurred up to the sum insured. However, the insurance contract may actually provide more advantageous terms for the insured (e.g. reimbursement of the costs of all measures taken, not necessarily only specially designed measures).

(c) regulations that cannot be modified by contractual terms to any extent (so-called imperative regulations). Contractual terms contrary to imperative regulations do not bind the contracting parties. Moreover, if a contractual provision contrary to an imperative regulation is so important to the parties that the contract would not have been performed by the parties without it, the entire contract is null and void. For example, the norms of the Polish Civil Code concerning the statutory limitation periods are of an imperative nature. Thus, a contractual clause concerning the reduction or extension of the limitation period will have no effect. The fact that there is such a thing as imperative regulations is of particular importance when attempting to transpose terms taken from foreign model contracts into contracts concluded under Polish law.

The application of the Polish Civil Code regulations may give rise to a number of situations that the parties have not anticipated. These may affect practically all stages of contract performance. Obviously, such situations increase the risk of disputes between the parties. Some of the unintended consequences which are not obvious to the parties and which may result from the application of the regulations of the Polish Civil Code include:

(a) the contractor demanding payment of remuneration when the parties have not included a remuneration clause in the contract;

(b) the extension of a lease agreement for an indefinite period of time after the period specified in the contract or in the termination notice has passed if the lessee continues to use the asset or property with the consent of the lessor;

(c) the debtor making payment in the Polish currency even though the contract stipulated payment in a foreign currency;

(d) the creditor having to accept payment from a party other than the debtor;

(e) the debtor demanding a receipt of payment from the creditor. If the creditor refuses to give a receipt, the debtor may withhold payment or deposit it with the court;

(f) the party withholding earlier performance if the mutual performance by the other party is uncertain.

If you want to be prepared for any unexpected rights or obligations arising from the application of Polish statutory law, TaylorWessing will be happy to advise you.

Authors:
Sebastian Morgała
Zygmunt Waga

Gdzie jako strona umowy mogę poszukiwać treści swoich praw i obowiązków?

Analizując różnego rodzaju umowy, obserwujemy tendencję do przenikania się postanowień umownych zaczerpniętych z różnych systemów prawnych. Przejawia się ona m.in. w kopiowaniu wzorców umów zaczerpniętych z systemów common law lub też używania pojęć specyficznych dla tego systemu. Jeżeli jednak do zawieranej umowy znajduje zastosowanie prawo polskie, przy ustaleniu zakresu obowiązków i uprawnień umownych, należy również uwzględnić przepisy polskiego kodeksu cywilnego i innych ustaw.

Jeśli chodzi o polski system prawny, to w kodeksie cywilnym (oraz szeregu mniejszych ustaw) uregulowana została większość najczęściej stosowanych w obrocie gospodarczym umów. Oznacza to, że prawa i obowiązki stron są regulowane nie tylko przez postanowienia umowne, ale i przez obowiązujące w Polsce przepisy prawa. Postanowienia kodeksu cywilnego, choć niekiedy nieidealne, zostały przy tym przygotowane tak, aby rozkład praw i obowiązków stron umowy był możliwie precyzyjny, nawet jeśli w umowie strony nie zawarły wyczerpujących regulacji. Przepisy prawa oprócz tego, że określają podstawowe prawa i obowiązki stron konkretnego typu umowy, to regulują także kwestie „techniczne” (np. miejsce spełnienia świadczenia, możliwość wykonania zobowiązania przez inną osobę, obciążenie ryzykiem utraty rzeczy itp.), jak i środki zaradcze, które może podjąć strona umowy w przypadku niewykonywania lub niewłaściwego wykonania umowy.

Przygotowując projekt umowy, należy mieć na uwadze, że normy kodeksu cywilnego (i innych właściwych aktów prawa) mogą mieć różny charakter – niektóre z nich mogą być swobodnie zmieniane postanowieniami umowy, niektóre mogą być modyfikowane jedynie w sposób korzystniejszy dla wybranej przez ustawodawcę strony, oraz, co szczególnie istotne, niektóre nie mogą być modyfikowane postanowieniami umownymi w żadnym zakresie. Te trzy grupy norm przedstawiają się więc następująco:

(a) normy, które strony mogą zmienić w umowie (tzw. normy dyspozytywne). Znajdą one zastosowanie w przypadku, gdy strony nie uregulowały odmiennie danej kwestii w umowie. To właśnie z uwagi na te normy stronom czasami zdarza się tworzyć bardzo krótkie umowy, zawierające jedynie elementy niezbędne do zawarcia umowy (np. wskazanie ceny i towaru). W takim przypadku w miejsce „brakujących” postanowień dotyczących procesu wykonania umowy, zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy ustawy. Większość norm dotyczących umów w kodeksie cywilnym ma właśnie charakter dyspozytywny.

(b) normy, które gwarantują pewien minimalny poziom ochrony (najczęściej dla teoretycznie słabszej strony umowy, w celu zapewnienia równowagi kontraktowej), a strony mogą je zmodyfikować w umowie jedynie w sposób korzystniejszy dla chronionej strony. Normy te nazywane są semidyspozytywnymi. Ze względu na cel tych norm, należą do nich przede wszystkim normy regulujące umowy ze „słabszymi” uczestnikami obrotu gospodarczego, w szczególności konsumentami albo pracownikami. Przykładem takiej regulacji jest przykładowo art. 826 § 4 k.c. Przewiduje on minimalny poziom ochrony ubezpieczeniowej związany z kosztami środków zastosowanych w celu ratowania przedmiotu ubezpieczenia oraz zapobieżenia szkodzie lub zmniejszenia jej rozmiarów. Jeżeli środki te były celowe, chociażby okazały się bezskuteczne, ubezpieczyciel zobowiązany jest do zwrócenia kosztów wynikłych z zastosowania tych środków w granicach sumy ubezpieczenia. Umowa ubezpieczenia może przewidywać jednak warunki korzystniejsze dla osoby uprawnionej (np. zwrot kosztów wszystkich podjętych środków, niekoniecznie celowych).

(c) normy, które nie mogą być modyfikowane postanowieniami umownymi w żadnym zakresie (tzw. normy imperatywne). Postanowienia umowne sprzeczne z normami imperatywnymi nie wiążą stron. Dodatkowo, jeżeli postanowienie umowne sprzeczne z normą imperatywną jest dla stron tak istotne, że bez niego strony nie zawarłyby umowy, nieważna jest cała umowa. Imperatywny charakter mają przykładowo normy polskiego kodeksu cywilnego dotyczące przedawnienia roszczeń. Tym samym umowne postanowienie umowne dotyczące skrócenia lub wydłużenia terminu przedawnienia nie będzie wywierało żadnych skutków. Fakt, że istnieją przepisy imperatywne ma szczególne znaczenie przy próbach przenoszenia postanowień zaczerpniętych z zagranicznych wzorców umownych do umów zawieranych pod polskim prawem.

Zastosowanie przepisów kodeksu cywilnego może wiązać się tym samym z wieloma niespodziewanymi dla stron sytuacjami. Mogą one dotyczyć praktycznie wszystkich etapów wykonania umowy. Oczywiście sytuacje takie zwiększają ryzyko powstania sporu między stronami umowy. Wybranymi przykładami nieoczywistych dla stron zdarzeń, które mogą wynikać z zastosowania przepisów polskiego kodeksu cywilnego są:

(a) możliwość żądania zapłaty wynagrodzenia przez zleceniobiorcę, w przypadku gdy strony nie zawarły w umowie postanowień dotyczących odpłatności;

(b) przedłużenie umowy najmu na czas nieoznaczony, jeżeli po upływie terminu oznaczonego w umowie albo w wypowiedzeniu najemca używa nadal rzeczy za zgodą wynajmującego;

(c) możliwość spełnienia świadczenia pieniężnego przez dłużnika także w walucie polskiej;

(d) niemożliwość odmowy przyjęcia wymagalnej kwoty pieniężnej przez wierzyciela, nawet jeżeli nie pochodzi ona od dłużnika;

(e) możliwość żądania przez dłużnika spełniającego świadczenie pokwitowania pod rygorem wstrzymania się ze spełnieniem świadczenia albo złożenia przedmiotu świadczenia do depozytu sądowego;

(f) możliwość wstrzymania się ze spełnieniem wcześniejszego świadczenia wzajemnego, jeżeli spełnienie późniejszego świadczenia drugiej strony jest wątpliwe ze względu na jej stan majątkowy.

Jeżeli chcą Państwo być przygotowani na ewentualne dodatkowe uprawnienia lub obowiązki wynikające z zastosowania przepisów polskiego prawa do Państwa umowy, eksperci z kancelarii TaylorWessing pozostają do Państwa dyspozycji.

Autorzy:
Sebastian Morgała
Zygmunt Waga

This article is also available in Polish.

How to prove that I am performing the contract correctly (or that the counterparty is performing it incorrectly)?

As we have described in previous articles in our Legal Snapshots series, it is advisable, even before entering into a contract, to apply measures that will reduce the risk of a potential dispute. In particular, it is recommended to ensure that the counterparty is adequately verified, the obligations and rights of the parties are precisely defined, and that appropriate securities are introduced into the contract. Of course, the application of such measures does not entirely exclude the possibility that a dispute may arise between the parties at the contract performance stage.

Consequently, you should remember to adequately document the correct performance of your obligations or the incorrect contract performance of your counterparty. Similarly, one should be careful when making any statements or declarations. Often these actions can have a significant impact on how the case will be resolved in court or what settlement can be negotiated.

Security of potential evidence and adequate documentation of activities during contract performance

In the course of litigation, the chances of obtaining a favorable outcome depend to a significant extent on what evidence a party is able to present in support of its claims.

Court proceedings often take place some time after the events giving rise to the dispute. For this reason, it can be difficult to collect evidence in the course of legal proceedings (and sometimes even at the time when the dispute between the parties has already arisen), e.g., from the initial stage of cooperation extending over several years. Therefore, it is important to keep an up-to-date record of the project (event/agreement), e.g., in a binder or virtual file folder prepared for this purpose.

Substantial agreements between the parties should be recorded in the form of an email or in writing so that they can be effectively proven in the event of a dispute. This is particularly important in B2B relationships, as in commercial disputes documentary evidence is of the greatest importance to the court. It should also be borne in mind that a specific form is sometimes required for certain effects of an action (e.g., it may not be sufficient to amend an agreement by e-mail if a written form is reserved for such amendment on pain of nullity).

The need to keep adequate records applies both to circumstances relating to your own performance of the contract and those relating to the other party's improper performance of the contract. For this reason, it is advisable to ensure that the documentation collected should include such documents as acceptance or handover reports (which may include photographs instead of a descriptive section), key e-mail correspondence, proofs of delivery of invoices, contract performance reports and relevant technical documentation (Including, e.g., documentation on how the product should be maintained).

In addition, as a result of the time lapse between contracting and litigation proceedings, witnesses may not remember important details at the time the cause of action occurred, or it may be difficult to contact witnesses who have changed jobs in the meantime. For this reason, it is good practice for staff to take notes of any key conversations with contractors. Such notes, once signed by the employee, should be filed in the documentation you keep for the project. The notes are then very helpful to both the party itself in analysing the case if a dispute arises and to the court, which can receive a document with the first pleading that gives credence to the relevant claims.

Long and fruitful cooperation between the parties should not be an invitation to complacency either in recording the performance of the contract. A possible dispute may arise even in a relationship with the best contractor. Furthermore, it is advisable to keep such documentation not only for the duration of the contract but also for the entire limitation period. In the case of contracts between entrepreneurs, the limitation period is typically three years and ends on the last day of the calendar year.

Careful statements

Of course, the parties exchange numerous statements and declarations during contract performance.  However, when corresponding with the other party, it should be kept in mind that the counterparty may, in the event of a dispute, attempt to use such correspondence, e.g., to imply additional contractual rights or obligations.

Being cautious about your correspondence becomes particularly important at the stage when you foresee that a case is likely to become contentious or is already so. It is then advisable to carry out a legal analysis of the case in terms of risks or opportunities for you. The results of such an analysis allow you to better prepare your letters at the pre-litigation stage. If the case eventually goes to court, the party's arguments at the pre-litigation and court stage will be consistent and thus more credible.

If you are interested in further details on how to properly record the performance of contracts or make representations in respect of concluded agreements, the experts at TaylorWessing will be happy to advise you.

Authors:
Sebastian Morgała
Zygmunt Waga

Jak udokumentować, że prawidłowo wykonuję umowę (lub że kontrahent wykonuje ją nieprawidłowo)?

Wobec tego należy również pamiętać o odpowiednim dokumentowaniu prawidłowego wykonywania swoich zobowiązań lub nieprawidłowego wykonywania zobowiązań przez kontrahenta. Podobnie należy być ostrożnym przy składaniu jakichkolwiek oświadczeń lub deklaracji. Często czynności te potrafią zaważyć na tym, w jaki sposób sprawa zostanie rozstrzygnięta przez sąd lub jaką ugodę uda się wynegocjować.

Autorzy:
Sebastian Morgała
Zygmunt Waga