Article series: Legal Snapshots

Article #1
How can the conclusion of a contract be effectively documented for the purposes of possible litigation?
Jak skutecznie udokumentować zawarcie umowy na potrzeby ewentualnego postępowania sądowego?

What can I claim in court and how long will I wait for the judgment?
Czego mogę żądać przed sądem i ile będę czekał na wyrok?

Latest release
Reimbursable litigation costs
Jakie koszty procesu są zwracane?

This article is also available in Polish.

How can the conclusion of a contract be effectively documented for the purposes of possible litigation?

The conclusion of a contract is a common act and basically consists of an exchange of "messages" describing the obligations of the parties. These “messages” are called declarations of intent and can be expressed in various ways. Recently, it has become very popular to use modern technology such as electronic signatures or messaging apps to create a contract. However, as legal advisers specialising in dispute resolution, we are often faced with the question of whether the contracts created with the use of modern technology can be effectively invoked as evidence in the case of litigation. The answer to this question often depends on the type of contract concluded and the technology used, as explained below.

Let us start with the qualified electronic signature, which has become a very popular tool for concluding contracts. Documents signed in this way are equivalent to documents signed with wet ink (the so-called written form is observed). However, it is important to ensure that the signature used meets the requirements of the so-called eIDAS regulation. In our daily practice in the Disputes & Investigations team, we are submitting more and more contracts signed in this way as evidence. The same applies to powers of attorney, which can be granted and sent immediately even from the furthest corners of the world.

It is also worth noting that there is another interesting solution in Polish law, which is actually not widely used - the so-called personal signature. This is a signature that may be obtained free of charge and is part of the electronic layer of the Polish ID card. In relations with a public entity, a personal signature is equivalent to a wet ink signature, whereas in relations with other entities it is equivalent to a wet ink signature if both parties agree to it. If a contract contains a relevant clause, signing such a contract with a personal signature implies that the contract is concluded in written form.

In general, the law does not prohibit contracts concluded in the so-called documentary form from being used in court as evidence. This form is suitable not only for documents with scanned signatures but also for correspondence exchanged by e-mail or even in applications such as WhatsApp or Messenger. However, by concluding a contract in documentary form, you must ensure that it is possible to identify the person submitting the declaration of intent (e.g. by providing the name, surname and further description of the signatory). It should also be noted that the documentary form is not the same as a written form, which is sometimes required e.g. for the validity of a contract. The requirement of the written form concerns, among others the transfer of an author's economic rights, an exclusive licence contract or a leasing contract.

Finally, the law imposes strict requirements for some contracts and may indeed require that the contract be concluded in a specified form. Failure to comply with the required form of the contract may result in the contract being null and void (from a legal point of view – the contract is considered non-existent and without legal effect).

Examples of contracts that require a specific form in order to be valid are: a contract for the transfer of real estate ownership (notarial deed form), a contract for the transfer of shares in a limited liability company (written form with the signatures authenticated by a notary), the transfer of an enterprise (written form with the signatures authenticated by a notary).

Another possible consequence of failing to observe the form prescribed by law may be that the contract is in principle valid and effective, but the affected party is not entitled to exercise all the rights theoretically connected with this contract (the contract will not have certain legal effects). For example, if a tenancy agreement is not concluded in a written form with an authenticated date, the tenant will not get full protection - if the owner of the rented property sells it, the purchaser of the property will be able to terminate the tenancy agreement (even if it is concluded for a fixed term) by giving statutory notice (this issue may be particularly important for tenants of commercial premises in shopping malls).

Authors:
Sebastian Morgała
Zygmunt Waga

Jak skutecznie udokumentować zawarcie umowy na potrzeby ewentualnego postępowania sądowego?

Zawarcie umowy jest czynnością powszechną i zasadniczo polega na wymianie komunikatów opisujących powinności stron. Komunikaty te zwane są oświadczeniami woli i mogą być składane w przeróżnej formie. W ostatnim czasie, niezwykle popularne stało składanie tworzących umowę oświadczeń woli z użyciem nowoczesnej techniki, jak podpisy elektroniczne czy komunikatory internetowe. Jako doradcy prawni, specjalizujący się w rozwiązywaniu sporów, często spotykamy się jednak z pytaniami, czy umowy zawarte z zastosowaniem nowoczesnych technologii będą mogły być skutecznie użyte w przypadku sporu przed sądem. Odpowiedź na to pytanie często zależy jednak od rodzaju zawieranej umowy oraz zastosowanej technologii.

Zacznijmy od kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który stał się szczególnie popularnym narzędziem służącym zawieraniu umów. Podpisane w ten sposób dokumenty są równoważne dokumentom podpisanym własnoręcznie (uznaje się, że zachowana jest tzw. forma pisemna). Należy jednak upewnić się, czy stosowany przez daną osobę podpis spełnia wymogi z tzw. rozporządzenia eIDAS. W naszej codziennej praktyce coraz częściej zdarza nam się nie tylko składać jako dowody podpisane w ten sposób umowy, lecz także pełnomocnictwa, które mogą być udzielane i przesyłane natychmiastowo nawet z odległych zakątków świata.

Co ciekawe, w polskim prawie istnieje również inne interesujące i dotychczas niewykorzystywane powszechnie rozwiązanie w postaci tzw. podpisu osobistego. Jest to podpis, który możemy otrzymać nieodpłatnie w warstwie elektronicznej polskiego dowodu osobistego. Podpis osobisty w stosunku do podmiotu publicznego wywołuje skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu, zaś w stosunku do podmiotu innego niż podmiot publiczny, uzyskuje taki skutek jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę. Tym samym, podpisując podpisem osobistym umowę zawierającą stosowne postanowienie w tym zakresie, można również zachować formę pisemną.

Co do zasady, również nic nie stoi na przeszkodzie, aby jako dowód w sądzie przedstawić umowę zawartą w tzw. formie dokumentowej. Mogą ją tworzyć nie tylko dokumenty z zeskanowanymi podpisami, lecz także wymieniona mailowo, czy też nawet w aplikacjach typu WhatsApp czy Messenger korespondencja. Należy jednak pamiętać, aby zawierając w ten sposób umowy zadbać o to, żeby możliwe było ustalenie osoby składającej oświadczenie (np. poprzez wskazanie jej imienia, nazwiska oraz charakteru, w jakim dana osoba działa). Należy również pamiętać, że forma dokumentowa nie jest równorzędna z formą pisemną, która niekiedy jest wymagana np. dla ważności umowy. Konieczność zachowania formy pisemnej dotyczy m.in. przeniesienia autorskich praw majątkowych, umowy licencyjnej wyłącznej, czy też umowy leasingu.

Nie można jednak zapominać, że w przypadku niektórych umów przepisy prawa stawiają surowe wymagania i nakazują zawarcie umowy w określony sposób. Niezachowanie wymaganej formy może wiązać się najczęściej z konsekwencją w postaci nieważności umowy (z perspektywy prawa będzie ona uważana za nieistniejącą i niewywołującą skutków prawnych).

Przykładami umów, które wymagają zachowania określonej formy dla swojej ważności są: umowa przeniesienia prawa własności nieruchomości (forma aktu notarialnego), umowa przeniesienia udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi), zbycie przedsiębiorstwa (forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi).

Inną możliwą konsekwencją niedochowania formy przewidzianej w przepisach prawa może być to, że choć umowa będzie zasadniczo ważna i skuteczna, nie będzie dopuszczalne wykorzystanie wszystkich teoretycznie możliwych uprawnień (umowa nie wywoła określonych skutków prawnych). Przykładowo, jeżeli umowa najmu nie zostanie zawarta w formie pisemnej z datą pewną, najemca nie będzie objęty dodatkową ochroną - gdy właściciel rzeczy wynajętej ją sprzeda, nabywca rzeczy będzie mógł wypowiedzieć umowę najmu (nawet zawartą na czas oznaczony) z zachowaniem ustawowych terminów wypowiedzenia (zagadnienie to może być szczególnie ważne dla najemców lokali w galeriach handlowych).

Autorzy:
Sebastian Morgała
Zygmunt Waga

This article is also available in Polish.

How can you check if the contractor will be able to fulfil the contract?

It is advisable to verify the financial condition of a contractor before signing the contract.  Searching the relevant databases first can help us avoid entering into a contract with an entity that doesn't actually have a chance of fulfilling it due to its poor financial condition. Our business partner may also get into financial difficulties during the performance of a long-term contract, and our quick response in spotting the fact may save us money or at least minimize our losses. Some online databases are invaluable help in assessing a contractor's financial condition.

National Debt Register

The first database to check before signing an important contract is the National Debt Register (the so-called KRZ). By navigating to the 'Entity Search' tab, it is possible to find an entity by its company number (KRS), tax number (NIP) or natural person ID number (PESEL). The register contains information such as:

• information that the debtor has applied for restructuring or bankruptcy;
• information on the declaration of bankruptcy or the opening of a restructuring procedure and its type;
• information on the course and outcome of bankruptcy or restructuring procedure;
• information on entities against which enforcement proceedings have been discontinued because further enforcement would not yield an amount greater than the costs of enforcement (so-called ineffective enforcement).

The data included in the KRZ is also helpful during the performance of the contract. For example, if the register says that our contractor has applied for restructuring or a bankruptcy declaration, this may be a signal that the contractor will have significant difficulties in fulfilling its obligations in the near future.

Court and Commercial Monitor

Another important database is the Court and Commercial Monitor (so-called MSiG). The MSiG keeps track of changes in the registration data of companies and many issues relating to their day-to-day operations. For example, the MSiG can be consulted to find up-to-date information about the opening of the liquidation of a company. Therefore, knowledge of the data published in the MSiG can protect us from finding out too late that our debtor will soon be struck off the register of entrepreneurs. We can also learn in time that our contractor may be planning to transfer part of its enterprise to another company.

The official MSiG website is difficult to navigate and it is a challenge to find data on our contractor. However, there are commercial sites that allow to search the MSiG for records on entities by their KRS or PESEL number. It is also possible to set up alerts to be notified when a new entry relating to the monitored entity appears in the MSiG. This is particularly important in view of the fact that deadlines for creditors to submit their claims are sometimes calculated from the date of publication in the MSiG (e.g. in the case of liquidation of a company).

Business information offices and the Credit Information Office

The BIG and BIK registers are another important source of information to help us verify our contractor. There are several business information offices (so-called BIGs) which collect information on unpaid business and consumer debts. BIGs’ registers record debts arising from enforcement titles (usually court judgments), but under certain conditions debts not covered by enforcement titles are recorded too. Unfortunately, the records are not coordinated between the registers kept by various business information offices, so it is advisable to verify a contractor even in more than one BIG register before signing a contract.

On the other hand, there is only one Credit Information Office (the so-called BIK), which collects detailed information on the loans granted to businesses and consumers. It is noteworthy that, as of 18 May 2023, it is mandatory for all commercial lenders to report loan data to the Credit Information Office.

Financial statements

Another publicly available source of information on the financial condition of contractors is their financial statements. Company financial statements are available in the National Court Register database. The statements are sometimes in 'xml' format, which is illegible, so in order to be able to read the financial statements it is necessary to convert the report to the 'pdf' format using the tools provided on the Ministry of Finance website.

Even without knowledge of more advanced accounting principles, we can learn a lot about our contractor by examining the four parameters of the balance sheet: profit (loss), fixed assets, current assets and current liabilities. Information on whether the contractor's business is making a profit or loss (and how much) will give us a general idea of the condition of the company. The item fixed assets provides information on the value of assets such as real estate, cars, etc. An important factor is the liquidity ratio, which is the ratio of the amount of current assets to the amount of current liabilities. Our practice shows that it is sometimes accepted in case law that if the ratio is between 1.8 and 2.0, the contractor is considered to have good liquidity. However, in business practice this ratio frequently fluctuates around 1.0.

The financial statements made available in the National Court Register reflect the financial situation of the company at the end of a given financial year. Therefore, even the annual financial statements that have only just been made available reflect the entity's financial condition a few months ago.

It is undoubtedly a strong warning sign when a company is late in publishing its financial statements.

Other sources of information about the contractor's business

When entering into contracts and during their performance, it is also worth checking other data about contractors, such as:

(1) Certificate of no arrears in payment of social security contributions and tax clearance certificate – before signing important contracts, we may ask our future business partners to obtain and provide us with relevant certificates confirming that they have paid their public-law liabilities;

(2) Land and Mortgage Registers – the nature of the contract we intend to enter into may require our contractor to have secure title to the relevant property (ownership/perpetual usufruct). You would be well advised to check the Land and Mortgage Register for information about the contractor's property if you are considering getting mortgage security for your claims;

(3) Register of Pledges – this register shows which of the contractor's assets are encumbered by registered pledges. The encumbrance of the contractor's asset with a registered pledge gives the creditor in rem (the pledgee) priority of enforcement against the relevant movable property. Checking for registered pledges is also good practice when entering into a sales agreement. A sales agreement may potentially be void if a registered pledge has been created on the asset being sold. Therefore, it is always advisable to check the Register of Pledges before purchasing valuable assets. Applications for certificates and copies from the Register of Pledges can be submitted on paper (paper certificates and copies of statements from the Register of Pledges are issued immediately) or electronically via the Register of Pledges website;

(4) Register of entrepreneurs kept by the National Court Register (the so-called KRS) – even the company's data in the KRS can provide useful information about its financial condition. For example, if our contractor has merged with another company, it may have taken over its debts. When signing a contract, it is also crucial to analyze the rules of representation which our contractor operates by. Apart from the financial condition of the contractor, there is a risk that the contract will not be performed if an unauthorized person signs it on behalf of the contractor;

(5) Central Register and Information on Business Activity (so-called CEIDG) – before signing a contract with a contractor who is a natural person, it is advisable to analyze the data in his/her entry in the CEIDG. In particular, the CEIDG provides information on the marital joint property status of a contractor and whether a contractor is subject to any restrictions on business activity.

Business intelligence support

Sometimes it is useful to obtain information that is not available in public registers and which can only be obtained by a specialized business intelligence office. Such a measure may be considered before we sign a contract that will have a particularly significant impact on the future of our business, or when our contractor’s behavior raises concerns about whether they would be able to fulfil their part of the contract. A business intelligence office can also help to prepare for future litigation, e.g. by identifying properties owned by our contractors.

In conclusion, it is possible to obtain a considerable amount of information about a contractor's financial condition from the information available in public databases. The information obtained in this way may protect you from entering into a contract with an untrustworthy counterparty or give you an idea whether, because of the contractor’s financial problems, the contract may not be performed in its entirety. If you have doubts about the financial condition of your potential contractor, you may wish to make the signing of the contract conditional on the provision of adequate security to ensure its performance.

Authors: 
Sebastian Morgała 
Marcin Skiba

Jak sprawdzić, czy kontrahent będzie w stanie wykonać umowę?

Zawierając umowę, zawsze warto zweryfikować kondycję finansową kontrahenta. Sprawdzenie odpowiednich baz danych może uchronić nas przed zawarciem pozornie korzystnej umowy z podmiotem, który tak naprawdę nie ma szans jej wykonać z powodu swojej złej sytuacji finansowej. Nasz partner biznesowy może popaść w kłopoty również w trakcie wykonywania rozciągniętej w czasie umowy, a odpowiednio szybkie dostrzeżenie tego faktu, może pomóc uniknąć lub przynajmniej zminimalizować straty. W internecie znajdują się bazy danych będące nieocenioną pomocą w ocenie sytuacji kontrahenta.

Krajowy Rejestr Zadłużonych

Najważniejszą bazą danych, którą należy sprawdzić przed zawarciem istotnego kontraktu, jest Krajowy Rejestr Zadłużonych (tzw. KRZ). Przechodząc do zakładki „Wyszukiwanie podmiotów” można odszukać podmiot po numerze KRS, NIP, czy PESEL. W rejestrze tym znajdują się między innymi informacje takie jak:

• informacja o złożeniu przez dłużnika wniosku restrukturyzacyjnego albo wniosku o ogłoszenie upadłości;
• informacja o ogłoszeniu upadłości bądź o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego i jego rodzaju;
• informacja o przebiegu i wyniku postępowania upadłościowego lub restrukturyzacyjnego; 
• informacja o podmiotach, wobec których umorzono postępowanie egzekucyjne z uwagi na fakt, że z egzekucji nie uzyska się sumy wyższej od kosztów egzekucyjnych (tzw. bezskuteczność egzekucji);

Dane zawarte w KRZ są kluczowe również w trakcie wykonywania umowy. Jeżeli np. w rejestrze pojawi się informacja o złożeniu wniosku o restrukturyzację lub ogłoszenie upadłości naszego kontrahenta, może być to sygnał, że kontrahent będzie miał w nieodległej przyszłości istotne trudności z wykonaniem swoich zobowiązań.

Monitor Sądowy i Gospodarczy

Kolejną istotną bazą wiedzy jest Monitor Sądowy i Gospodarczy (tzw. MSiG). W MSiG ogłasza się zmiany danych rejestrowych spółek oraz liczne kwestie dotyczące ich bieżącego funkcjonowania. Na przykład, w MSiG ogłasza się o otwarciu likwidacji spółki. Znajomość danych publikowanych w MSiG może więc uchronić przed sytuacją, w której zbyt późno zorientujemy się, że nasz dłużnik może zostać wykreślony z rejestru przedsiębiorców. Podobne ryzyko wiąże się z możliwością wydzielenia części przedsiębiorstwa do innej spółki przez naszego kontrahenta.

Oficjalna strona MSiG jest nieprzystępna i odnalezienie danych o naszym kontrahencie byłoby niezwykle trudne. Istnieją jednak komercyjne strony, które umożliwiają wyszukiwanie w MSiG wpisów o podmiotach po ich numerze KRS, czy PESEL. Istnieje również możliwość ustawienia alertów, które powiadomią nas, gdy w MSiG pojawi się nowy wpis dotyczący monitorowanego podmiotu. Jest to szczególnie ważne z uwagi na fakt, że niekiedy terminy na zgłoszenie swoich wierzytelności przez wierzyciela są liczone od daty zamieszczenia ogłoszenia w MSiG (np. w przypadku likwidacji spółki).

Biura informacji gospodarczej i Biuro Informacji Kredytowej

Istotną pomocą w weryfikacji naszego kontrahenta może być również zasięgnięcie informacji z rejestrów BIG oraz BIK. Istnieje kilka biur informacji gospodarczej (tzw. BIG). Biura informacji gospodarczej gromadzą w swoich rejestrach informacje o niespłaconych zobowiązaniach przedsiębiorców i konsumentów. W rejestrze takim znajdują się zobowiązania wynikające z tytułów wykonawczych (najczęściej wyroków sądowych), lecz pod pewnymi warunkami wpisywane są również długi nieobjęte tytułami wykonawczymi. Niestety wpisy między bazami danych poszczególnych biur informacji gospodarczej nie są między nimi koordynowane, więc przed podpisaniem umowy warto sprawdzić kontrahenta nawet w więcej niż jednym BIG.

Z kolei, istnieje tylko jedno Biuro Informacji Kredytowej (tzw. BIK), które gromadzi szczegółowe informacje o pożyczkach i kredytach przedsiębiorców i konsumentów. Co szczególnie interesujące, od 18 maja 2023 roku już wszystkie podmioty udzielające komercyjnych pożyczek są zobowiązane, aby przekazywać dane udzielonych pożyczek do Biura Informacji Kredytowej.

Sprawozdanie finansowe

Kolejnym, ogólnodostępnym źródłem wiedzy o stanie finansów kontrahenta jest sprawozdanie finansowe. Sprawozdania finansowe spółek są dostępne w bazie Krajowego Rejestru Sądowego. Mają one niekiedy format pliku „xml”, który jest bardzo nieprzejrzysty i przed lekturą sprawozdania finansowego warto przekonwertować raport do formatu „pdf”, korzystając z funkcji udostępnionej na stronie Ministerstwa Finansów.

Nawet bez znajomości bardziej szczegółowych zagadnień z zakresu rachunkowości,  dowiemy się wiele o naszym kontrahencie, sprawdzając cztery parametry bilansu: „zysk (strata)”, „aktywa trwałe”, „aktywa obrotowe” i „zobowiązania krótkoterminowe”. Informacja, czy działalność kontrahenta przynosi zyski, czy też straty (oraz w jakich rozmiarach), da nam ogólne pojęcie o kondycji spółki. Pozycja „aktywa trwałe” informuje o wartości aktywów takich jak nieruchomości, samochody itd.  Ważnym czynnikiem jest wskaźnik płynności finansowej, który stanowi stosunek kwoty „aktywów obrotowych” do kwoty „zobowiązań krótkoterminowych”. Z naszej praktyki wiemy, że w orzecznictwie przyjmuje się niekiedy, że  jeżeli współczynnik wynosi między 1,8 a 2,0, można ocenić, że kontrahent ma dobrą płynność finansową. Jednakże częstym zjawiskiem w obrocie gospodarczym jest, że wskaźnik ten oscyluje raczej wokół wartości 1,0.

Należy również pamiętać, że udostępniane w Krajowym Rejestrze Sądowym sprawozdania finansowe ukazują stan finansów spółki na koniec danego roku. Nawet dopiero co udostępnione roczne sprawozdania finansowe przedstawiają więc stan finansów podmiotu sprzed kilku miesięcy. Bez wątpienia zdecydowanym sygnałem ostrzegawczym powinna być sytuacja, gdy kontrahent ma zaległości w publikowaniu sprawozdań finansowych.

Inne źródła wiedzy o przedsiębiorstwie kontrahenta

Przy zawieraniu umów oraz w trakcie ich wykonywania warto sprawdzać również inne dane na temat kontrahentów, jak np.:

(1) Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS oraz zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach – przed podpisaniem ważnego kontraktu, możemy poprosić naszego przyszłego partnera biznesowego o pozyskanie i przekazanie nam stosownych zaświadczeń, potwierdzających że uregulował swoje publicznoprawne zobowiązania;

(2) Księgi wieczyste – natura kontraktu, który planujemy zawrzeć może wymagać, aby nasz kontrahent dysponował stabilnym tytułem do danej nieruchomości (własność/użytkowanie wieczyste). Analiza księgi wieczystej nieruchomości kontrahenta, będzie również konieczna, jeżeli rozważamy zabezpieczenie swoich wierzytelności hipoteką;

(3) Rejestr zastawów – rejestr ten da nam wiedzę, jaki majątek kontrahenta jest objęty zastawami rejestrowymi. Objęcie majątku kontrahenta zastawem rejestrowym sprawia, że wierzyciel rzeczowy (zastawnik) będzie miał pierwszeństwo w egzekucji z danej ruchomości. Kwestia zastawu rejestrowego będzie również kluczowa przy umowie sprzedaży. Umowa sprzedaży może być potencjalnie nieważna z powodu objęcia sprzedawanego przedmiotu zastawem rejestrowym. Dlatego najlepiej, aby zawsze przed zakupem bardziej wartościowego przedmiotu sprawdzać sprzedawcę w rejestrze zastawów. Wnioski o zaświadczenia i odpisy z rejestru zastawów można składać w wersji papierowej, przy sądach prowadzących rejestry zastawów (papierowe zaświadczenia i odpisy wydawane są od ręki) lub elektronicznie poprzez portal rejestru zastawów;

(4) rejestr przedsiębiorców KRS – nawet dane spółki zamieszczone w KRS mogą stanowić podpowiedź na temat stanu jej finansów. Na przykład jeżeli nasz kontrahent połączył się z inną spółką, to mógł przejąć jej dług. Podpisując kontrakt, jest również kluczowe, aby przeanalizować zasady reprezentacji naszego kontrahenta. Abstrahując od stanu finansów kontrahenta, istniałoby ryzyko, że umowa nie zostałaby wykonana, gdyby w imieniu kontrahenta podpisała ją nieuprawniona do tego osoba;

(5) Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (tzw. CEIDG) – przed podpisaniem umowy z przedsiębiorcą, będącym osobą fizyczną warto przeanalizować dane z wpisu w CEIDG. W szczególności z CEIDG dowiemy się czy kontrahent ma ustanowioną wspólność majątkową małżeńską oraz czy nie nałożono na niego żadnych zakazów działalności.

Wsparcie biur informacji gospodarczej

Czasem warto sięgnąć po informacje niedostępne w publicznych rejestrach, które pozyskać może dla nas wyspecjalizowane biuro informacji gospodarczej. Krok taki rozważyć można przed podpisaniem kontraktu, który szczególnie mocno zaważy o losach naszego przedsiębiorstwa, czy też w sytuacji, gdy postępowanie naszego kontrahenta zaczyna budzić obawy o to, czy wywiąże się ze swojej części kontraktu. Biuro informacji gospodarczej może również pomóc przygotować się do przyszłego sporu sądowego, np. identyfikując nieruchomości których właścicielem jest nasz kontrahent.

Podsumowując, już na podstawie informacji dostępnych publicznych bazach danych można dowiedzieć się wiele na temat sytuacji finansowej kontrahenta. Uzyskane w ten sposób informacje mogą uchronić przedsiębiorcę przed zawarciem umowy z nierzetelnym podmiotem lub też pomóc mu zorientować się, że z powodów trudności finansowych kontrahent może nie dokończyć wykonywania umowy.
Jeżeli sytuacja finansowa przyszłego kontrahenta wzbudzi nasze wątpliwości, może być to również argument za tym, aby uzależnić podpisanie kontraktu od zagwarantowania jego wykonania poprzez ustanowienie stosownych zabezpieczeń.

Autorzy:
Sebastian Morgała
Marcin Skiba

This article is also available in Polish.

How to conclude a contract to avoid undesirable obligations and subsequent disputes?

Although the process of concluding a contract is often associated with difficult and prolonged negotiations, it is not the only method of concluding a contract provided for in the Polish Civil Code. Apart from negotiations, under the Polish Civil Code there are three other methods: offer, auction and tendering. Some of these methods may involve a higher risk of undesirable provisions in the contract and disputes related to them. Please see below our brief explanation of these three methods and some practical tips on how to use them to your advantage.

The offer, which is a commonly used method, is a declaration that contains the essential provisions of the contract (e.g., what is being sold, at what price, when etc.). An offer can be made individually to a specific offeree (e.g., in the form of a letter or an e-mail), or it can be of a general nature and be addressed to a broad, unspecified number of potential contractors (e.g., an auction on a portal such as Allegro or Amazon, or a commercial in a newspaper or on TV). The offer is therefore best suited to concluding simple, identical contracts with many contractors.

As the offer is generally binding on the offeror, it is advisable to stipulate in the offer that it is valid for a limited period of time, expires when a specified condition occurs or is revocable (the offer ceases to be binding upon the lapse of the time limit and/or the occurrence of a specified condition, e.g. when the existing stocks are exhausted, or a specified number of offerees accept the offer). Such a stipulation may help to avoid a situation where, due to the lapse of time and changes in circumstances, the offer is still binding and can be effectively accepted by the offeree.

Although it is very convenient to make offers in B2B relations, the offeror must exercise caution. In relations between entrepreneurs, if the offeree accepts the offer but insists on changes or new terms in the offer, the offeror may unwittingly get himself locked into a contract he never intended to make. Furthermore, if the entrepreneurs do business on a regular basis, the lack of an immediate reply to the offer will be considered acceptance of the offer. This may lead to a situation where a contract is concluded without any response from the offeree. Therefore, the use of an offer in B2B relations may sometimes give rise to disputes over whether the contract was in fact concluded. Such disputes may even spill over into areas where the parties had reached agreement (in particular when the general terms and conditions are applicable).

If the intention is not to conclude a contract immediately after receiving the offeree's acceptance, the communication containing the essential provisions of the future contract may be called a letter of intent or an invitation to negotiate. In this way, the communication sent does not constitute an offer. Instead, the second method of concluding a contract provided for in the Civil Code - negotiations - is initiated.

Negotiations aim to reach an agreement on all relevant provisions of a particular contract that have been the subject matter of the negotiations. Negotiations are therefore particularly suitable for complex and specialised contracts. A negotiated agreement does not necessarily imply due performance. It usually creates appropriate provisions which help to easily resolve any dispute which may arise. It is also advisable to conclude a separate non-disclosure agreement (NDA) before negotiations begin in order to protect confidential information and minimise potential risks connected with the negotiations.

Auction and tendering are further methods of concluding a contract. Both aim at obtaining the most advantageous contract conditions for the organiser of the auction or tendering from the participants competing for the contract. The methods differ in that, in an auction, the participants (present mostly at the same time) compete by making the best-priced bids - the price offered by the participants is therefore the decisive criterium. In the case of tendering, bids are usually submitted in writing by the participants and, in addition to the price, there are usually other important criteria specified by the organiser.

A popular mechanism used in an auction or tender process is the so-called tender security deposit. It consists in an obligation to pay a fixed sum of money to the organiser or provide appropriate security of such payment under pain of non-admittance to the auction or tendering. Therefore, the tender security deposit helps to pre-select potential contractors with regard to their financial condition necessary for the performance of the potential contract. In this way, the risk of concluding a contract with a potentially insolvent entity is reduced.

To achieve the organiser's intended purpose of the contract and to reduce the risk of potential disputes related to the conclusion of the contract while using this method, it is advisable to prepare clear and precise terms and conditions of the auction or the tendering process. Such terms and conditions may concern issues such as the minimum requirements for participants and their bids, or for the binding nature of the auction or tender.

Author:
Zygmunt Waga

Jak zawrzeć umowę, aby uniknąć niepożądanych zobowiązań i późniejszych sporów?

Chociaż proces zawierania umowy kojarzy się często z długotrwałymi i trudnymi negocjacjami, nie jest to jedyny przewidziany w Kodeksie cywilnym sposób zawarcia umowy. Obok negocjacji polski Kodeks cywilny wyróżnia bowiem jeszcze trzy inne tryby: ofertę, aukcję i przetarg. Niektóre z tych trybów mogą jednak wiązać się z większym ryzykiem zawarcia w umowie niechcianych postanowień i tym samym być podłożem do zaistnienia sporów. Poniżej omówimy zatem przewidziane w Kodeksie cywilnym tryby zawarcia umów wraz z praktycznymi uwagami na temat ich stosowania.

Popularnie stosowana oferta jest oświadczeniem, które zawiera kluczowe postanowienia umowy (np. co zostanie sprzedane, za jaką cenę, w jakim terminie). Oferta może być składana indywidualnie do konkretnego odbiorcy (np. w formie listu czy wiadomości e-mail), jak również może mieć charakter masowy i być skierowana do znacznej, bliżej nieokreślonej liczby osób (np. aukcja na portalu typu Allegro lub Amazon, czy też gazetka reklamowa lub telewizyjny spot reklamowy). Tryb ofertowy nadaje się więc najlepiej do zawierania prostych, jednolicie brzmiących umów z licznymi kontrahentami.

Ponieważ złożona oferta co do zasady wiąże jej autora, warto w publikowanej ofercie zastrzec termin jej ważności, warunek jej wygaśnięcia lub też możliwość odwołania oferty (np. wygaśnięcie oferty po określonym dniu, w przypadku wyczerpaniu zapasu towarów lub w razie przyjęcia oferty przez określoną liczbę osób). Tego rodzaju zastrzeżenie pozwoli przykładowo uniknąć sytuacji, w której wskutek upływu czasu doszłoby do zmiany okoliczności, a złożona oferta nadal wiązałaby oferenta i mogłaby zostać skutecznie przyjęta przez drugą stronę.

Składanie ofert w relacjach pomiędzy przedsiębiorcami, choć bardzo wygodne, wymaga zachowania szczególnej ostrożności. W relacjach pomiędzy przedsiębiorcami, jeśli odbiorca oferty udzieli na nią odpowiedzi z zastrzeżeniem zmian lub uzupełnień, może to nawet doprowadzić do zawarcia umowy o zmienionej treści, jeżeli oferent nie sprzeciwi się niezwłocznie zaproponowanym zmianom. Ponadto, jeżeli przedsiębiorcy pozostają między sobą w stałych stosunkach gospodarczych, brak niezwłocznej odpowiedzi na ofertę poczytuje się za przyjęcie oferty. W ten sposób może dojść do sytuacji, gdy pomimo braku jakiejkolwiek reakcji drugiej strony umowa zostaje zawarta. Stosowanie trybu ofertowego w relacjach między przedsiębiorcami bywa więc czasami przyczyną sporów dotyczących skuteczności zawarcia umowy. Spory te niekiedy dotyczą również ustalenia wiążącej treści umowy, w szczególności gdy w grę wchodzi zastosowanie ewentualnych ogólnych warunków umów którejkolwiek ze stron.

Jeżeli naszym celem nie jest natychmiastowe zawarcie umowy po uzyskaniu zgody kontrahenta, komunikat zawierający istotne postanowienia umowne można nazwać listem intencyjnym lub zaproszeniem do rozpoczęcia negocjacji. W ten sposób zamiast trybu ofertowego zainicjowana zostanie druga z przewidzianych w Kodeksie cywilnym procedur zawarcia umowy – negocjacje.

Rozmowy prowadzone w ramach negocjacji zmierzają do ustalenia wszystkich istotnych warunków przyszłej umowy. Tym samym negocjacje nadają się w szczególności do stosowania w przypadku skomplikowanych, wielowątkowych umów. Prowadząc negocjacje nie należy zakładać bezproblemowego wykonania umowy, lecz ustanowić odpowiednie procedury ułatwiające rozwiązanie ewentualnego sporu w przypadku jego zaistnienia. Ponadto, aby minimalizować potencjalne ryzyka, jeszcze przed rozpoczęciem negocjacji warto zawrzeć osobne porozumienie dotyczące ochrony informacji poufnych.

Kolejnymi trybami zawarcia umowy są aukcja oraz przetarg. Obydwa te tryby zmierzają do uzyskania najkorzystniejszych dla organizatora aukcji lub przetargu warunków od konkurujących o zawarcie umowy podmiotów. Różni je natomiast to, że w przypadku aukcji o zawarcie umowy rywalizują równocześnie obecni uczestnicy, zaś kryterium decydującym jest zaoferowana cena. W przypadku przetargu oferty są najczęściej składane pisemnie, zaś oprócz kryterium cenowego, w wyborze kontrahenta istotną rolę odgrywają również inne kryteria określone przez organizatora przetargu.

Popularną instytucją stosowaną w trybie aukcji lub przetargu jest tzw. wadium. Polega ono na obowiązku wpłacenia organizatorowi określonej sumy pieniężnej lub ustanowienia odpowiedniego zabezpieczenia zapłaty pod rygorem niedopuszczenia do udziału w aukcji albo przetargu. Tym samym wadium umożliwia wstępną selekcję potencjalnych kontrahentów, pod kątem dysponowania zasobami finansowymi koniecznymi do wykonania przyszłej umowy. Ogranicza tym samym ryzyko zawarcia umowy z podmiotem niewypłacalnym.

Aby osiągnąć zamierzony przez organizatora cel umowy i ograniczyć ryzyko powstania sporów związanych z zawarciem umowy w tym trybie, warto w szczególności zadbać o przygotowanie jasnych i precyzyjnych warunków przeprowadzenia aukcji albo przetargu. Warunki te mogą regulować takie kwestie jak minimalne wymagania stawiane uczestnikom oraz ich propozycjom, a także kwestię związania wynikiem aukcji lub przetargu.

Autor:
Zygmunt Waga

This article is also available in Polish.

How to identify the rights and obligations of the contracting parties?

In analysing various types of contracts, we have observed a tendency for contracting parties to transpose contractual terms taken from foreign legal systems. One of the most common practices is a duplication of model terms based on common law systems or the use of concepts specific to the legal environment of countries where common law is practiced. However, if the contract is concluded under Polish law, the regulations of the Polish Civil Code and other statutory law should also be taken into consideration when determining the scope of contractual obligations and rights.

In the Polish legal system, the Polish Civil Code (and other statutory law) regulates many of the most commonly used contracts in business relations. This means that the rights and obligations of the contracting parties are governed not only by the contractual terms but also by Polish statutory law. The regulations of the Polish Civil Code (although sometimes not perfect) have been drafted in such a way as to make the division of rights and obligations of the parties to a contract as sharp as possible, even if the parties have not agreed detailed terms and conditions in the contract. Statutory law regulations not only define the basic rights and obligations of the parties to a particular type of contract but also govern "technical" issues (e.g. the place of performance, the possibility of performance by another person, the assumption of risk of accidental loss of property, etc.) and any remedies that may be exercised by a contracting party in the event of non-performance or improper performance of the contract.

When drafting a contract, parties should take into consideration that the regulations of the Polish Civil Code (and other relevant statutory law) have a varying degree of adaptability - some of them may be freely modified by the contractual terms, some of them may be modified only in a way that favours the party named by the legislator, and, most importantly, there is a set of regulations that cannot be modified by contractual terms to any extent. These three groups of regulations are:

(a) regulations that the parties may change in the contract (so-called 'dispositive regulations”). These apply by operation of law if the parties have not regulated the matter otherwise in the contract. With that in mind, parties sometimes draw up very short contracts containing only the necessary elements of the contract (e.g. the price and the goods sold). The relevant regulation of the statutory law simply applies in place of the "missing" contract terms concerning contract completion. Most of the  Polish Civil Code regulations governing contractual relations are of a dispositive nature.

(b) regulations that guarantee a specified minimum level of protection (usually for the theoretically weaker contracting party, in order to balance the relative strength of the parties) and which may only be modified by the parties in favour to the protected party. These regulations are called semi dispositive. Because of the purpose they are designed to serve, such regulations mainly apply to contracts with a 'weaker' economic party - in particular consumers or employees. An example of such a regulation is Article 826 § 4 of the Polish Civil Code. It provides for a minimum level of insurance coverage related to the costs of measures taken to protect the insured object and to prevent or reduce the extent of the damage. If these measures were specially designed, even if they proved ineffective, the insurer is obliged to reimburse the costs incurred up to the sum insured. However, the insurance contract may actually provide more advantageous terms for the insured (e.g. reimbursement of the costs of all measures taken, not necessarily only specially designed measures).

(c) regulations that cannot be modified by contractual terms to any extent (so-called imperative regulations). Contractual terms contrary to imperative regulations do not bind the contracting parties. Moreover, if a contractual provision contrary to an imperative regulation is so important to the parties that the contract would not have been performed by the parties without it, the entire contract is null and void. For example, the norms of the Polish Civil Code concerning the statutory limitation periods are of an imperative nature. Thus, a contractual clause concerning the reduction or extension of the limitation period will have no effect. The fact that there is such a thing as imperative regulations is of particular importance when attempting to transpose terms taken from foreign model contracts into contracts concluded under Polish law.

The application of the Polish Civil Code regulations may give rise to a number of situations that the parties have not anticipated. These may affect practically all stages of contract performance. Obviously, such situations increase the risk of disputes between the parties. Some of the unintended consequences which are not obvious to the parties and which may result from the application of the regulations of the Polish Civil Code include:

(a) the contractor demanding payment of remuneration when the parties have not included a remuneration clause in the contract;

(b) the extension of a lease agreement for an indefinite period of time after the period specified in the contract or in the termination notice has passed if the lessee continues to use the asset or property with the consent of the lessor;

(c) the debtor making payment in the Polish currency even though the contract stipulated payment in a foreign currency;

(d) the creditor having to accept payment from a party other than the debtor;

(e) the debtor demanding a receipt of payment from the creditor. If the creditor refuses to give a receipt, the debtor may withhold payment or deposit it with the court;

(f) the party withholding earlier performance if the mutual performance by the other party is uncertain.

If you want to be prepared for any unexpected rights or obligations arising from the application of Polish statutory law, TaylorWessing will be happy to advise you.

Authors:
Sebastian Morgała
Zygmunt Waga

Gdzie jako strona umowy mogę poszukiwać treści swoich praw i obowiązków?

Analizując różnego rodzaju umowy, obserwujemy tendencję do przenikania się postanowień umownych zaczerpniętych z różnych systemów prawnych. Przejawia się ona m.in. w kopiowaniu wzorców umów zaczerpniętych z systemów common law lub też używania pojęć specyficznych dla tego systemu. Jeżeli jednak do zawieranej umowy znajduje zastosowanie prawo polskie, przy ustaleniu zakresu obowiązków i uprawnień umownych, należy również uwzględnić przepisy polskiego kodeksu cywilnego i innych ustaw.

Jeśli chodzi o polski system prawny, to w kodeksie cywilnym (oraz szeregu mniejszych ustaw) uregulowana została większość najczęściej stosowanych w obrocie gospodarczym umów. Oznacza to, że prawa i obowiązki stron są regulowane nie tylko przez postanowienia umowne, ale i przez obowiązujące w Polsce przepisy prawa. Postanowienia kodeksu cywilnego, choć niekiedy nieidealne, zostały przy tym przygotowane tak, aby rozkład praw i obowiązków stron umowy był możliwie precyzyjny, nawet jeśli w umowie strony nie zawarły wyczerpujących regulacji. Przepisy prawa oprócz tego, że określają podstawowe prawa i obowiązki stron konkretnego typu umowy, to regulują także kwestie „techniczne” (np. miejsce spełnienia świadczenia, możliwość wykonania zobowiązania przez inną osobę, obciążenie ryzykiem utraty rzeczy itp.), jak i środki zaradcze, które może podjąć strona umowy w przypadku niewykonywania lub niewłaściwego wykonania umowy.

Przygotowując projekt umowy, należy mieć na uwadze, że normy kodeksu cywilnego (i innych właściwych aktów prawa) mogą mieć różny charakter – niektóre z nich mogą być swobodnie zmieniane postanowieniami umowy, niektóre mogą być modyfikowane jedynie w sposób korzystniejszy dla wybranej przez ustawodawcę strony, oraz, co szczególnie istotne, niektóre nie mogą być modyfikowane postanowieniami umownymi w żadnym zakresie. Te trzy grupy norm przedstawiają się więc następująco:

(a) normy, które strony mogą zmienić w umowie (tzw. normy dyspozytywne). Znajdą one zastosowanie w przypadku, gdy strony nie uregulowały odmiennie danej kwestii w umowie. To właśnie z uwagi na te normy stronom czasami zdarza się tworzyć bardzo krótkie umowy, zawierające jedynie elementy niezbędne do zawarcia umowy (np. wskazanie ceny i towaru). W takim przypadku w miejsce „brakujących” postanowień dotyczących procesu wykonania umowy, zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy ustawy. Większość norm dotyczących umów w kodeksie cywilnym ma właśnie charakter dyspozytywny.

(b) normy, które gwarantują pewien minimalny poziom ochrony (najczęściej dla teoretycznie słabszej strony umowy, w celu zapewnienia równowagi kontraktowej), a strony mogą je zmodyfikować w umowie jedynie w sposób korzystniejszy dla chronionej strony. Normy te nazywane są semidyspozytywnymi. Ze względu na cel tych norm, należą do nich przede wszystkim normy regulujące umowy ze „słabszymi” uczestnikami obrotu gospodarczego, w szczególności konsumentami albo pracownikami. Przykładem takiej regulacji jest przykładowo art. 826 § 4 k.c. Przewiduje on minimalny poziom ochrony ubezpieczeniowej związany z kosztami środków zastosowanych w celu ratowania przedmiotu ubezpieczenia oraz zapobieżenia szkodzie lub zmniejszenia jej rozmiarów. Jeżeli środki te były celowe, chociażby okazały się bezskuteczne, ubezpieczyciel zobowiązany jest do zwrócenia kosztów wynikłych z zastosowania tych środków w granicach sumy ubezpieczenia. Umowa ubezpieczenia może przewidywać jednak warunki korzystniejsze dla osoby uprawnionej (np. zwrot kosztów wszystkich podjętych środków, niekoniecznie celowych).

(c) normy, które nie mogą być modyfikowane postanowieniami umownymi w żadnym zakresie (tzw. normy imperatywne). Postanowienia umowne sprzeczne z normami imperatywnymi nie wiążą stron. Dodatkowo, jeżeli postanowienie umowne sprzeczne z normą imperatywną jest dla stron tak istotne, że bez niego strony nie zawarłyby umowy, nieważna jest cała umowa. Imperatywny charakter mają przykładowo normy polskiego kodeksu cywilnego dotyczące przedawnienia roszczeń. Tym samym umowne postanowienie umowne dotyczące skrócenia lub wydłużenia terminu przedawnienia nie będzie wywierało żadnych skutków. Fakt, że istnieją przepisy imperatywne ma szczególne znaczenie przy próbach przenoszenia postanowień zaczerpniętych z zagranicznych wzorców umownych do umów zawieranych pod polskim prawem.

Zastosowanie przepisów kodeksu cywilnego może wiązać się tym samym z wieloma niespodziewanymi dla stron sytuacjami. Mogą one dotyczyć praktycznie wszystkich etapów wykonania umowy. Oczywiście sytuacje takie zwiększają ryzyko powstania sporu między stronami umowy. Wybranymi przykładami nieoczywistych dla stron zdarzeń, które mogą wynikać z zastosowania przepisów polskiego kodeksu cywilnego są:

(a) możliwość żądania zapłaty wynagrodzenia przez zleceniobiorcę, w przypadku gdy strony nie zawarły w umowie postanowień dotyczących odpłatności;

(b) przedłużenie umowy najmu na czas nieoznaczony, jeżeli po upływie terminu oznaczonego w umowie albo w wypowiedzeniu najemca używa nadal rzeczy za zgodą wynajmującego;

(c) możliwość spełnienia świadczenia pieniężnego przez dłużnika także w walucie polskiej;

(d) niemożliwość odmowy przyjęcia wymagalnej kwoty pieniężnej przez wierzyciela, nawet jeżeli nie pochodzi ona od dłużnika;

(e) możliwość żądania przez dłużnika spełniającego świadczenie pokwitowania pod rygorem wstrzymania się ze spełnieniem świadczenia albo złożenia przedmiotu świadczenia do depozytu sądowego;

(f) możliwość wstrzymania się ze spełnieniem wcześniejszego świadczenia wzajemnego, jeżeli spełnienie późniejszego świadczenia drugiej strony jest wątpliwe ze względu na jej stan majątkowy.

Jeżeli chcą Państwo być przygotowani na ewentualne dodatkowe uprawnienia lub obowiązki wynikające z zastosowania przepisów polskiego prawa do Państwa umowy, eksperci z kancelarii TaylorWessing pozostają do Państwa dyspozycji.

Autorzy:
Sebastian Morgała
Zygmunt Waga

This article is also available in Polish.

How to prove that I am performing the contract correctly (or that the counterparty is performing it incorrectly)?

As we have described in previous articles in our Legal Snapshots series, it is advisable, even before entering into a contract, to apply measures that will reduce the risk of a potential dispute. In particular, it is recommended to ensure that the counterparty is adequately verified, the obligations and rights of the parties are precisely defined, and that appropriate securities are introduced into the contract. Of course, the application of such measures does not entirely exclude the possibility that a dispute may arise between the parties at the contract performance stage.

Consequently, you should remember to adequately document the correct performance of your obligations or the incorrect contract performance of your counterparty. Similarly, one should be careful when making any statements or declarations. Often these actions can have a significant impact on how the case will be resolved in court or what settlement can be negotiated.

Security of potential evidence and adequate documentation of activities during contract performance

In the course of litigation, the chances of obtaining a favorable outcome depend to a significant extent on what evidence a party is able to present in support of its claims.

Court proceedings often take place some time after the events giving rise to the dispute. For this reason, it can be difficult to collect evidence in the course of legal proceedings (and sometimes even at the time when the dispute between the parties has already arisen), e.g., from the initial stage of cooperation extending over several years. Therefore, it is important to keep an up-to-date record of the project (event/agreement), e.g., in a binder or virtual file folder prepared for this purpose.

Substantial agreements between the parties should be recorded in the form of an email or in writing so that they can be effectively proven in the event of a dispute. This is particularly important in B2B relationships, as in commercial disputes documentary evidence is of the greatest importance to the court. It should also be borne in mind that a specific form is sometimes required for certain effects of an action (e.g., it may not be sufficient to amend an agreement by e-mail if a written form is reserved for such amendment on pain of nullity).

The need to keep adequate records applies both to circumstances relating to your own performance of the contract and those relating to the other party's improper performance of the contract. For this reason, it is advisable to ensure that the documentation collected should include such documents as acceptance or handover reports (which may include photographs instead of a descriptive section), key e-mail correspondence, proofs of delivery of invoices, contract performance reports and relevant technical documentation (Including, e.g., documentation on how the product should be maintained).

In addition, as a result of the time lapse between contracting and litigation proceedings, witnesses may not remember important details at the time the cause of action occurred, or it may be difficult to contact witnesses who have changed jobs in the meantime. For this reason, it is good practice for staff to take notes of any key conversations with contractors. Such notes, once signed by the employee, should be filed in the documentation you keep for the project. The notes are then very helpful to both the party itself in analysing the case if a dispute arises and to the court, which can receive a document with the first pleading that gives credence to the relevant claims.

Long and fruitful cooperation between the parties should not be an invitation to complacency either in recording the performance of the contract. A possible dispute may arise even in a relationship with the best contractor. Furthermore, it is advisable to keep such documentation not only for the duration of the contract but also for the entire limitation period. In the case of contracts between entrepreneurs, the limitation period is typically three years and ends on the last day of the calendar year.

Careful statements

Of course, the parties exchange numerous statements and declarations during contract performance.  However, when corresponding with the other party, it should be kept in mind that the counterparty may, in the event of a dispute, attempt to use such correspondence, e.g., to imply additional contractual rights or obligations.

Being cautious about your correspondence becomes particularly important at the stage when you foresee that a case is likely to become contentious or is already so. It is then advisable to carry out a legal analysis of the case in terms of risks or opportunities for you. The results of such an analysis allow you to better prepare your letters at the pre-litigation stage. If the case eventually goes to court, the party's arguments at the pre-litigation and court stage will be consistent and thus more credible.

If you are interested in further details on how to properly record the performance of contracts or make representations in respect of concluded agreements, the experts at TaylorWessing will be happy to advise you.

Authors:
Sebastian Morgała
Zygmunt Waga

Jak udokumentować, że prawidłowo wykonuję umowę (lub że kontrahent wykonuje ją nieprawidłowo)?

Wobec tego należy również pamiętać o odpowiednim dokumentowaniu prawidłowego wykonywania swoich zobowiązań lub nieprawidłowego wykonywania zobowiązań przez kontrahenta. Podobnie należy być ostrożnym przy składaniu jakichkolwiek oświadczeń lub deklaracji. Często czynności te potrafią zaważyć na tym, w jaki sposób sprawa zostanie rozstrzygnięta przez sąd lub jaką ugodę uda się wynegocjować.

Autorzy:
Sebastian Morgała
Zygmunt Waga

This article is also available in Polish.

What can you demand if your counterparty fails to perform a contract?

Sometimes it happens that the contract you have concluded is not fulfilled by the counterparty.. In such situations, it is good to know the rights which allow you to minimise the negative consequences of a business partner's unreliability.. Below we discuss the contracting parties’ rights enshrined in the provisions of Polish law. Of course, in the circumstances of a particular case, possible further rights provided for in the contract should also be taken into account.

[suspension of performance] The quickest and simplest way of protecting your interests may be to suspend performance of an obligation to a counterparty who is in default in performance of their side of the contract. If the contract does not provide otherwise, for most types of contract you can suspend performance of your obligation (delivery of goods, payment, etc.) until the counterparty fulfills its obligations. If there is doubt whether the counterparty would perform its part of the contract, this very simple measure can save you from incurring significant losses.

[Lawsuit for performance of a contract] Polish law allows a plaintiff to demand performance in kind of a non-monetary obligation. The judgment in such cases obliges the contractor (defendant) to perform the contract within a certain period of time. If the contractor fails to perform the contract within the deadline, the plaintiff will be entitled to perform the obligation provided for in the contract at the contractor's expense. Award of costs of contract performance is part of the enforcement proceedings, without the need for an additional lawsuit for payment.

In the case of monetary claims, a lawsuit to enforce a contract simply consists of a demand for payment of a certain amount together with interest.

[Application to secure performance of contract] Even before a final judgment is given, it is often necessary to ensure actual performance of a contract. The court grants interim measures and in this way secures enforcement of claims of a lawsuit if the creditor can convince the court that contract performance is at risk and a bailiff must, for example, immediately seize property or seize the debtor's bank accounts.

[Substitute performance] In a situation where the contractor fails to perform the  contract, you can also commission substitute performance by a third party at the expense of the defaulting contractor. As a general rule, in order to commission substitute performance of a contract, the defaulting counterparty must be sued and substitute performance must be approved by the court. Only in the so-called 'emergencies' the law allows substitute performance without a prior court judgment against the defaulting counterparty.

The unreliable counterparty, however, is not immediately charged for substitute performance. Instead, the counterparty is only obliged to reimburse the creditor's expenses. If substitute performance took place in an "emergency", without a court judgment, it is necessary to sue the counterparty for reimbursement of expenses. Where substituted performance was authorised by the court, the majority view is that reimbursement of expenses is effected through enforcement of that court's judgment.

[Lawsuit for damages] The very fact of non-performance of a contract by your contractor may be a source of damages. For example, if you do not receive goods on time, you may not be able to fulfil your contract with another party, putting you at risk of having to pay contractual penalties. Also, in a situation where you are the seller, if you do not receive payment, it may disrupt your cashflow and, for instance, result in losses in the form of interest on a loan you have taken. To this extent, you can bring an action against the defaulting contractor for damages. A lawsuit for damages can be combined with a lawsuit for performance of a contract or a lawsuit for substitute performance, but this is not mandatory.

[Set-off] If your counterparty's non-performance caused you damage, you can set off your claims for damages against that counterparty’s remuneration. Compensation of damages by set-off would require less organizational effort than sending calls for payment to the breaching counterparty or filing a lawsuit.

[Withdrawal from a contract under the Polish Civil Code] You can withdraw from the contract on the basis of the provisions of the law when a counterparty is in default, i.e. when, a counterparty fails to timely perform a contract due to its own fault. If this is the case, it is necessary to grant to the counterparty an additional, final deadline for performance of the contract. This deadline should give the counterparty a realistic chance to perform the contract. After expiry of this additional deadline, a statement of withdrawal can be made, which means that, as a general rule, both parties to the contract should return to each other what they have received to date.

In addition, the law allows for withdrawal from contracts in certain situations without setting an additional deadline, for example:

• When late performance would be of no economic value to another party. The futility of late performance should stem from the nature of the obligation or from the intended purpose of the obligation. In the latter case, an additional requirement is that the defaulting counterparty must be informed in advance of the intended purpose of the obligation.
• When there is no longer any chance of completing specific work on an agreed date.
• When, under a construction contract, the contractor does not receive a requested payment guarantee within the deadline they have set. The deadline must be at least 45 days.

[Termination of a contract] When a contract is terminated, there is no obligation to mutually return what the parties have received to date. It is also important to note that certain types of contract cannot be terminated at all, such as a contract for specific work.

If you have encountered problems with performance of a contract by your counterparty or wish to protect yourself against such risks at a stage of drafting a contract, TaylorWessing's experts are available to help.

Author:
Marcin Skiba

Czego mogę żądać w przypadku, gdy mój kontrahent nie wykonuje umowy?

Niekiedy zdarza się, że zawarta umowa nie jest realizowana przez kontrahenta. W takich sytuacjach warto znać uprawnienia, które pozwalają na zminimalizowanie negatywnych konsekwencji nierzetelności partnera biznesowego. Poniżej omawiamy uprawnienia przysługujące na podstawie przepisów polskiego prawa – oczywiście w warunkach konkretnej sprawy należy mieć również na uwadze ewentualne dalsze uprawnienia przewidziane w umowie.

[wstrzymanie wykonania świadczenia wzajemnego] Najszybszym i najprostszym środkiem ochrony swoich interesów może być wstrzymanie świadczenia wzajemnego na rzecz kontrahenta opóźniającego się z wykonaniem umowy. Jeżeli nic innego nie wynika z umowy, w przypadku większości rodzajów umów można wstrzymać swoje świadczenie (przekazanie towaru, zapłatę itd.) do czasu, kiedy kontrahent zaofiaruje swoje świadczenie. W razie wątpliwości, czy kontrahent wykona swoją część umowy, skorzystanie z tego jakże prostego środka może uchronić stronę przed poniesieniem znacznych strat.

[pozew o wykonanie umowy] W świetle polskiego prawa powód ma możliwość zażądać pozwem wykonania w naturze świadczenia niepieniężnego. Jeżeli kontrahent nie wykona umowy w przewidzianym w wyroku terminie, powód będzie uprawniony do wykonania czynności z umowy na koszt kontrahenta. Przyznanie kosztów wykonania umowy odbywa się w ramach czynności egzekucyjnych, bez konieczności wytaczania kolejnego pozwu o zapłatę.

W przypadku roszczeń pieniężnych, pozew o wykonanie umowy będzie polegał po prostu na żądaniu zapłaty określonej kwoty wraz z odsetkami.

[wniosek o zabezpieczenie pozwu o wykonanie umowy] Często konieczne dla zapewnienia rzeczywistego wykonania umowy jest dokonanie zabezpieczenia przez sąd, jeszcze przed wydaniem prawomocnego wyroku. Sąd zabezpieczy wykonanie roszczeń pozwu, jeżeli zostanie przekonany przez wierzyciela, że wykonanie umowy jest zagrożone i komornik musi np. natychmiast zająć przedmioty, czy też zająć rachunki bankowe dłużnika.

[wykonanie zastępcze] W sytuacji, w której kontrahent nie realizuje zawartej umowy, możemy również zlecić jej zastępcze wykonanie przez podmiot trzeci na koszt nierzetelnego kontrahenta. Co do zasady, aby można było zlecić wykonanie zastępcze umowy, należy pozwać nierzetelnego kontrahenta i uzyskać zgodę sądu na zastępcze wykonanie. Jedynie w tzw. „nagłych wypadkach” przepisy prawa dopuszczają zlecenie wykonania zastępczego, bez wcześniejszego uzyskania wyroku sądu przeciw nierzetelnemu kontrahentowi.

Koszty wykonania zastępczego nie obciążają jednak natychmiast nierzetelnego kontrahenta, jest on jedynie zobowiązany do zwrócenia wydatków wierzyciela. Gdy wykonanie zastępcze nastąpiło w „nagłym wypadku”, bez wyroku sądu, konieczne jest pozwanie kontrahenta o zwrot wydatków. Gdy zgodę na wykonanie zastępcze wydał sąd, to zgodnie z większościowym poglądem, zwrot kosztów następuje w trybie egzekucji tego wyroku sądu.

[pozew o odszkodowanie] Już sam fakt niewykonania umowy przez naszego kontrahenta, może być źródłem szkody. Nieotrzymanie na czas towaru może spowodować np., że nie zdołamy zrealizować kontraktu z innym podmiotem, co narazi nas na zapłatę kar umownych. Również w sytuacji, gdy to my jesteśmy sprzedawcą, brak uzyskania zapłaty może zagrozić naszej płynności finansowej i np. spowodować straty w postaci konieczności zapłaty odsetek od zaciągniętej pożyczki. Istnieje możliwość wytoczenia powództwa przeciw nierzetelnemu kontrahentowi o naprawienie tego rodzaju szkód. Pozew o odszkodowanie może być połączony z pozwem o wykonanie umowy lub pozwem o wykonanie zastępcze, jednak nie jest to konieczne.

[potrącenie] Jeżeli niewykonywanie umowy przez naszego kontrahenta jest dla nas źródłem szkody, można potrącić roszczenia o odszkodowanie z jego wynagrodzeniem. Naprawienie szkody poprzez potrącenie będzie wymagało mniejszego nakładu organizacyjnego niż wysyłanie wezwań do zapłaty do kontrahenta, czy też wniesienie pozwu.

[odstąpienie od umowy na podstawie Kodeksu cywilnego] Możliwość odstąpienia od umowy na podstawie przepisów zachodzi, gdy kontrahent jest w zwłoce, tzn. gdy z własnej winy nie wykonuje umowy. W takiej sytuacji, należy wyznaczyć kontrahentowi dodatkowy, ostateczny termin na wykonanie umowy. Termin ten powinien dawać kontrahentowi rzeczywistą szansę na wykonanie umowy. Po upływie tego dodatkowego terminu, można złożyć oświadczenie o odstąpieniu od umowy. Odstąpienie od umowy sprawia, że co do zasady, obydwie strony kontraktu powinny zwrócić sobie przekazane dotychczas świadczenia. 
Ponadto przepisy prawa pozwalają na odstępowanie od umów w niektórych sytuacjach bez wyznaczania dodatkowego terminu, na przykład:

• Gdy spóźnione świadczenie nie miałoby gospodarczego znaczenia dla strony. Nieprzydatność spóźnionego świadczenia powinna wynikać z właściwości zobowiązania lub też z celu do którego spóźnione świadczenie miało zostać wykorzystane. W drugim z wymienionych przypadków, dodatkowym wymogiem jest, aby pozostający w zwłoce kontrahent został odpowiednio wcześniej poinformowany o celu do którego spóźnione świadczenie miało zostać wykorzystane.
• Gdy nie ma już szans na ukończenie dzieła w umówionym terminie.
• Gdy wykonawca umowy o roboty budowlane nie uzyska żądanej gwarancji zapłaty w wyznaczonym przez siebie terminie. Termin musi wynosić co najmniej 45 dni.

[wypowiedzenie umowy] Przy wypowiedzeniu umowy nie zachodzi obowiązek wzajemnego zwrotu dotychczasowych świadczeń. Należy mieć również na uwadze, że niektóre typy umów nie mogą być w ogóle wypowiadane, jak np. umowa o dzieło.

Jeżeli napotkali Państwo problemy z wykonaniem umowy przez kontrahenta lub chcą Państwo zabezpieczyć się przed takim ryzykiem na etapie sporządzania umowy, eksperci z kancelarii TaylorWessing pozostają do Państwa dyspozycji.

Autor:
Marcin Skiba

This article is also available in Polish.

What should you do if you cannot perform the contract?

In recent years, we have seen some shocks to the economy that have severely affected the ability of even professional and successful companies to fulfil their contracts. The stationary retail industry (the problem of rents in shopping centres during lockdowns) and the construction industry have been particularly affected by the turbulence. In the latter case, even the controversial slogan that it is more profitable to pay a contractual penalty than to fulfil the contract has become notorious. What should you do if you encounter difficulties in performing a contract?

In the first instance, you may seek some help in the content of the contract concluded. Provisions such as the so-called force majeure clause or an indexation clause have been expanded and added to many contracts. A well-drafted contractual clause can sometimes be sufficient to protect the interests of the party affected by a fast-evolving situation. The flexibility of the counterparty can play an important role too. We have recently observed that, in order to maintain good business relations or to ensure the performance of the contract, a large number of professional entities voluntarily agree to certain concessions regarding contractual terms. In special cases, the legislator also comes to the aid of the parties by introducing extraordinary temporary solutions - as was the case, for example, with the regulations governing leases in shopping centres in the so-called Covid Act.

Irrespective of the extraordinary temporary solutions and even in the absence of relevant contractual provisions, a party experiencing significant difficulties can seek modification of the terms of the contract or even termination of the contract through court intervention. The provisions of the Civil Code provide sufficient grounds for doing just that.

If, as a result of an extraordinary change in circumstances, the performance of an obligation would be associated with excessive difficulties or would put one of the parties at the risk of serious loss, which the parties could not have foreseen when concluding the contract, it is usually possible to invoke before the court the extraordinary change in circumstances clause (the so-called rebus sic stantibus clause). If the court considers that the above criteria are met, it may order a different way of performing the obligation, change the amount of the payment or even decide to terminate the contract.

The Polish Civil Code also provides for special rebus sic stantibus clauses for certain types of contract. Their requirements are somewhat more liberal than those of the general clause mentioned above. Contracts where such special clauses are provided for include, for example, a lease, a contract for specific work and a construction contract (the latter is sometimes controversial).

In the most extreme cases, it is also possible to invoke the anti-exploitation rules. This is because the court can modify the contract if it was concluded under duress, or by taking advantage of the other party’s infirmity, inexperience or lack of discernment. Courts are likely to step in where the value of the obligation of one party is twice or more than twice the value of the obligation of the other party at the time the contract is signed. 

Although in each of the above cases the contract is not modified until the court decision becomes final, it is possible to obtain interim measures for the duration of the proceedings (so-called security for the claim granted by the court).

It should also be noted that any kind of modification of the contract by the court (including termination of the contract) is an extraordinary solution and is used exceptionally. It is therefore important to prepare well before going to court with such claims.

If you need assistance in assessing the chances of the court modifying your contract, TaylorWessing's experts are available to help.

Authors:
Zygmunt Waga
Sebastian Morgała

Co zrobić, gdy nie mogę wykonać zawartej umowy?

W ostatnich latach byliśmy świadkami wydarzeń, które szeroko oddziaływały na możliwość wykonywania umów nawet przez profesjonalne i dobrze prosperujące podmioty. Szczególne zawirowania dotknęły branżę handlu stacjonarnego (problem czynszów w galeriach handlowych w czasie tzw. lockdownów) oraz branżę budowlaną. W tej ostatniej głośne stały się nawet kontrowersyjne hasła, że bardziej opłacalna jest zapłata kary umownej niż wykonanie umowy. Jak zachować się, mając trudność w wykonaniu zawartej umowy?

W pierwszej kolejności pomocna może być treść zawartej umowy. W umowie uwzględnione mogą być bowiem postanowienia takie, jak tzw. klauzula siły wyższej lub klauzula waloryzacyjna.  Odpowiednio sformułowana klauzula umowna potrafi niekiedy stanowić wystarczające zabezpieczenie interesów strony, którą dotknęły omawiane trudności. Ponadto duże znaczenie może mieć elastyczność kontrahenta. Z naszych obserwacji wynika, że w ostatnim czasie spora część podmiotów profesjonalnych dla utrzymania dobrych relacji biznesowych i zapewnienia realizacji kontraktu zgadza się dobrowolnie na pewne ustępstwa dotyczące przewidzianych umową świadczeń. W szczególnych przypadkach z pomocą przychodzi również ustawodawca, wprowadzając nadzwyczajne rozwiązania tymczasowe – tak jak to miało miejsce np. w przypadku przepisów dot. najmu w galeriach handlowych w tzw. ustawie covidowej.

Niezależnie od szczególnych trybów i nawet w braku odpowiednich postanowień umownych, strona dotknięta znacznymi trudnościami może uzyskać zmianę warunków umowy lub w ostateczności nawet jej rozwiązanie poprzez ingerencję sądu. Podstawę taką oferują przepisy kodeksu cywilnego.

Jeżeli z powodu nadzwyczajnej zmiany stosunków spełnienie świadczenia byłoby połączone z nadmiernymi trudnościami albo groziłoby jednej ze stron rażącą stratą, czego strony nie przewidywały przy zawarciu umowy, możliwe jest co do zasady powołanie się przed sądem na tzw. klauzulę nadzwyczajnej zmiany stosunków (tzw. klauzula rebus sic stantibus). W przypadku, gdy sąd uzna wskazane wyżej kryteria za spełnione, będzie on mógł określić inny sposób wykonania zobowiązania, wysokość świadczenia lub nawet orzec o rozwiązaniu umowy.

W odniesieniu do niektórych typów umów przewidziano tzw. szczególne klauzule rebus sic stantibus. Ich wymagania są nieco bardziej liberalne od wymogów wspominanej powyżej ogólnej klauzuli. Umowy, w których przewidziano możliwość zastosowania szczególnych klauzul, to np. umowa dzierżawy, umowa o dzieło, a także umowa o roboty budowlane (w tym ostatnim przypadku budzi to niekiedy kontrowersje).

W najbardziej skrajnych przypadkach możliwe jest również powoływanie się na przepisy dotyczące wyzysku. Sąd może bowiem dokonać modyfikacji umowy również jeżeli umowa została zawarta wyzyskując przymusowe położenie, niedołęstwo, niedoświadczenie lub brak dostatecznego rozeznania. Sąd prawdopodobnie zmodyfikuje zobowiązanie, gdy wartość świadczenia jednej ze stron w chwili zawarcia umowy przewyższała co najmniej dwukrotnie wartość świadczenia wzajemnego drugiej strony.

Chociaż w każdym z powyższych przypadków umowa jest zmieniana dopiero po uprawomocnieniu się orzeczenia sądu, możliwe jest wcześniejsze uzyskanie tymczasowego rozstrzygnięcia na czas trwania procesu (tzw. zabezpieczenia roszczenia udzielanego przez sąd).

Należy również pamiętać, że wszelkiego rodzaju modyfikacje umowy przez sąd (w tym też rozwiązanie umowy) są rozwiązaniami nadzwyczajnymi i są stosowane wyjątkowo. Przed wystąpieniem do sądu z takim żądaniem należy się więc dobrze przygotować.

Jeżeli potrzebują Państwo wsparcia w ocenie możliwości zmodyfikowania Państwa umowy przez sąd, eksperci z kancelarii TaylorWessing pozostają do Państwa dyspozycji.

Autorzy:
Zygmunt Waga
Sebastian Morgała

This article is also available in Polish.

What can I claim in court and how long will I wait for the judgment?

The most common disputes concern claims for payment of a specific sum based on various legal titles (e.g., payment of invoices or compensation for damages). Although this is the most popular category of disputes, it is not the only type of claim that can be brought to a Polish court. Beside claims for payment (or for handing over of an item), Polish courts examine two other general types of claims:

• for creation or change of a legal situation between the parties (the issued judgment creates a new contract, e.g., modifies the provisions of the existing contract or replaces a declaration of intent); 

• for determination of the legal situation between the parties (the judgment confirms that a specific legal situation exists, e.g., an effective termination of the contract between the parties took place and, therefore, the contract cannot be performed in the future).
  
  

A claim for creation or change of the legal situation between the parties can be filed in court, e.g., in the situations described in the article What should you do if you cannot perform the contract?. Moreover, creation or change of the legal situation can be claimed if the other party, being obliged to enter into a specified contract, refuses to conclude it. The obligation to conclude a contract may be based on:

• rarely, provisions of statutory law (e.g. the obligation to establish an easement for real estate without suitable access to a public road), or

• mostly, contractual provisions such as a right of repurchase or even separate contract - so-called preliminary contracts. 

A preliminary contract is a special type of contract under Polish law. It is a contract in which the parties commit to executing a specified contract in the future. At the same time, the parties lay down the key provisions of the final contract and the procedure for its conclusion. If the preliminary contract meets the form requirements on which the validity of the final contract depends and the other party refuses to conclude the final contract, it is possible to file a claim for the creation of the final contract and conclude the contract by obtaining a final and binding court judgment.   

A claim for determination of the of the legal situation between the parties can be filled e.g., when the party has an interest in determining the binding effect of a contract. It can be the case where one of the parties believes that he/she has effectively waived the effects of a contract due to an error, while the other party does not share this opinion and still finds the contract to be effective. Moreover, a necessary condition to file an effective claim for the determination of a legal situation is that the party should not be entitled to any other far-reaching claims (e.g., a claim for payment under a disputed contract).
 
Regardless of the type of claims, it is hard to predict how long the court proceedings to obtain a judgment will take. Waiting time depends mostly on the complexity of the dispute, the court’s caseload and the judge's approach to the case. As a guide, estimates can be based on the statistics published by the Polish Ministry of Justice. According to these statistics, in the first quarter of 2022, the average duration of first-instance commercial proceedings was approximately 20 months (according to these statistics: it took an average of 20,056 months to hear a commercial case at first instance in district courts and 20,533 months in regional courts). The average duration of the “fast-track” commercial proceedings was around 5-5.5 months (according to statistics: 5.581 months for cases in district courts and 5.174 months for cases before regional courts).

Interestingly, the statistics show that, despite the fact that commercial proceedings were supposed to be fast-tracked (generally arguments and evidence should be laid out by the party in its first pleading), commercial proceedings are significantly longer than ordinary civil proceedings. In the case of ordinary civil proceedings, first-instance cases before district courts took an average of 10.750 months (compared to the aforementioned 20.056 months) and cases before regional courts took 16.819 months (compared to the aforementioned 20.533 months)).

Such a significant difference in the duration of proceedings shows that commercial proceedings are much more complicated than other civil cases. Given the special rules for specifying claims and presenting evidence and the complicated nature of commercial cases, it is advisable to seek legal advice from the very beginning of a commercial dispute. An experienced lawyer can help you prepare a comprehensive litigation strategy for the entire proceedings and indicate legally relevant circumstances.

Czego mogę żądać przed sądem i ile będę czekał na wyrok?

Spory sądowe najczęściej dotyczą żądania zapłaty określonej kwoty pieniężnej z różnego rodzaju tytułów (np. zapłaty faktur, odszkodowania). Choć jest to najpowszechniejsza kategoria sporów, nie jest to jedynego rodzaju żądanie jakie można przedstawić polskiemu sądowi. Oprócz żądania zasądzenia świadczenia (kwoty pieniężnej lub rzeczy), w zależności od okoliczności faktycznych od polskiego sądu można żądać również: 

• ukształtowania relacji prawnej między stronami (wydany wyrok tworzy lub zmienia istniejącą między stronami sytuację prawną np. zmienia treść umowy lub zastępuje oświadczenie woli); lub

• ustalenia stanu prawnego istniejącego między stronami (wyrok stwierdza np. że między stronami doszło do skutecznego rozwiązania umowy i tym samym nie można w przyszłości żądać wykonania umowy).
  
  

Z żądaniem ukształtowania relacji prawnej między stronami można wystąpić do sądu między innymi w przypadkach, o których szczegółowo pisaliśmy w artykule Co zrobić, gdy nie mogę wykonać zawartej umowy?. Oprócz tego, żądać ukształtowania można, gdy druga strona, będąc zobowiązana do zawarcia umowy o określonej treści, nie chce jej zawrzeć. Zobowiązanie do zawarcia umowy może wynikać z różnych źródeł. Są to:

• rzadziej - przepisy ustawy (np. obowiązek ustanowienia służebności dla nieruchomości nieposiadającej dostępu do drogi publicznej), jak i
• w przeważającym zakresie - postanowienia umowne takie jak np. prawo odkupu czy też szczególnego rodzaju umowa – tzw. umowa przedwstępna. 

Umowa przedwstępna jest szczególnym rodzajem umowy przewidzianym w polskim prawie. Jest to umowa, w której strony zobowiązują się do zawarcia oznaczonej umowy w przyszłości, określając równocześnie istotne postanowienia tej przyszłej umowy oraz kwestie związane z procesem jej zawarcia. Jeżeli umowa przedwstępna została zawarta w tej samej formie, w której powinna zostać zawarta umowa przyrzeczona, a druga strona odmawia zawarcia umowy przyrzeczonej, możliwe jest skorzystanie z powództwa o ukształtowanie i „przymusowe stworzenie” przyrzeczonej umowy poprzez wyrok sądu.

Z żądaniem ustalenia przez sąd istnienia lub nieistnienia stosunku prawnego lub prawa można wystąpić, gdy w naszym interesie jest wiążące ustalenie, czy dana umowa obowiązuje strony czy też nie. Może to być przykładowo sytuacja, gdy jedna ze stron uważa, że skutecznie uchyliła się od skutków czynności prawnej ze względu na błąd, a druga opinii tej nie podziela i uważa umowę za nadal wiążącą. Dodatkowym wymogiem możliwości wystąpienia z takim żądaniem jest to, aby nie było możliwe wystąpienie z innym dalej idącym żądaniem (np. zapłaty ze spornej umowy).

Ocena, ile będzie trwało postępowanie zmierzające do otrzymania wyroku, jest niestety w przypadku każdego z ww. żądań bardzo trudna. Zależy to przede wszystkim od stopnia skomplikowania sporu, obłożenia danego sądu oraz sposobu prowadzenia sprawy przez sędziego. Pewne orientacyjne szacunki można budować na podstawie statystyk publikowanych przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Wynika z nich, że średni czas trwania postępowań sądowych w I instancji w pierwszym kwartale 2022 r. w przypadku postępowań gospodarczych wynosił około 20 miesięcy (zgodnie z tymi statystkami rozstrzygnięcie sprawy gospodarczej w pierwszej instancji zajmuje średnio 20,056 miesięcy przed sądem okręgowym oraz 20,533 miesięcy przed sądem rejonowym). Ten sam wskaźnik w ww. okresie w przypadku „przyspieszonych” postępowań gospodarczych (tj. spraw rozpoznawanych w postępowaniach nakazowych i upominawczych) wyniósł około 5-5,5 miesiąca (zgodnie z tymi statystykami: 5,581 miesiąca w przypadku spraw przed sądami okręgowymi oraz 5,174 miesiąca w przypadku spraw przed sądami rejonowymi).

Co ciekawe ze wspomnianych statystyk wynika, że pomimo tego, że postępowanie gospodarcze miało być postępowaniem szybkim (służy temu wprowadzony przez ustawodawcę obowiązek wskazania wszystkich twierdzeń i dowodów odpowiednio w pozwie i odpowiedzi na pozew), to postępowania gospodarcze trwają wyraźnie dłużej niż zwykłe postępowania cywilne. W przypadku zwykłych postępowań cywilny, sprawy I w Instancji przed sądami okręgowymi zajmowały średnio 10,750 miesięcy (w porównaniu do wyżej wskazanych 20,056 miesięcy), a sprawy przed sądami rejonowymi 16,819 miesięcy (w porównaniu do wyżej wskazanych 20,533 miesięcy). 

Tak znaczna różnica w czasie trwania postępowania świadczy o znacznie większym skomplikowaniu spraw gospodarczych względem innych spraw cywilnych. Biorąc pod uwagę szczególne zasady dotyczące wskazywania twierdzeń i dowodów oraz skomplikowany charakter tych spraw, dobrze jest od samego początku sporu gospodarczego działać za pośrednictwem profesjonalnego pełnomocnika. Pomoże on Państwu przygotować kompleksową strategię prowadzenia sporu na czas całego postępowania oraz wskaże na istotne z perspektywy prawa okoliczności. 

This article is also available in Polish.

Reimbursable litigation costs 

There are two types of litigation costs - those due and payable to the court, and those charged by your attorney. The former are regulated by statute. The latter are a matter of client-attorney contractual arrangements. Below we discuss the rules governing the award and the scope of reimbursement of litigation costs to the winning party.  

[Lawsuit fee] In most commercial disputes, the filing of a lawsuit is subject to a court fee of 5%, calculated on the basis of the principal amount of the asserted claim. However, this fee may not exceed the amount of PLN 200,000 (~ EUR 46,547). The defendant who loses the case is obliged to reimburse to the claimant the amount of the fee for the lawsuit. In principle, therefore, reimbursement of legal costs depends on the outcome of the case - if the claim is only partially successful, the court will generally divide the costs proportionally. 
 
[Appeal fee] If a party does not agree with the judgment of the court of first instance, it may file an appeal against it. An appeal is also subject to a 5% fee (calculated on the basis of the part of the principal amount of the claim that is the subject of the appeal). Again, the court fee may not exceed the amount of PLN 200,000 (~ EUR 46,547). If the appeal is upheld by the court of second instance, the losing party is obliged to reimburse the appeal fee incurred by the appellant.  

[Fee for enforcement of a preliminary injunction to secure a claim] The enforcement of a preliminary injunction to secure a claim also involves a substantial fee. A preliminary injunction is granted by operation of law (e.g. if a party has won a commercial dispute before the court of first instance) or if the court agrees to approve the application for a preliminary injunction at the request of the party. The enforcement of security for a claim for payment involves the seizure of certain assets of the defendant by a court bailiff, for a period until the case has been finally decided by the court. The enforcement fee amounts to 10% of the amount successfully seized by the bailiff. The court orders the defendant to reimburse the costs of enforcement of the security in the final judgment. 

[Reimbursement of the attorney's remuneration] Polish law limits the reimbursement of the costs of legal assistance to the party that has won the case. The regulations of the Minister of Justice specify certain lump sums that are subject to reimbursement. For example, in a case where the principal amount of the claim is PLN 1,000,000 (~ EUR 232,700), the winning party is usually entitled to PLN 10,800 (~EUR 2,512). The standard lump sum may be increased by the court no more than sixfold (e.g. from PLN 10,800 to PLN 64,800), but the courts rarely use this option. 

[Other litigation costs] The losing party is obliged to reimburse the opponent for all other litigation costs which were necessary for the assertion of the claim or defence. The catalogue of possible litigation costs is open. These costs may include, among others, fees for court experts’ reports, costs of translation of documents, costs of travel to the court or remuneration and expenses of the court mediator. Reimbursement of those costs is also awarded in the judgment, so it is important to ensure that the court is provided with the necessary information about the expenses incurred before the judgment is issued. Only the costs relating to a specific court case can be reimbursed. For example, only the costs of mediation ordered by the judge during the court proceedings in an amount determined by the court mediator are subject to reimbursement by the losing party. 

[Penalty for abuse of procedural law] The winning party may be required to reimburse all of or part of the litigation costs in cases where its malpractice has prolonged the litigation. Conduct that may result in the winning party being required to reimburse the other party's litigation costs may include refusal to participate in court mediation, concealment of evidence, misrepresentation or abuse of the procedural rules. 

[Date of reimbursement of litigation costs] The obligation to reimburse litigation costs arises on the date of the final court decision. If the opponent appeals against the judgment to the court of second instance, the obligation to reimburse the litigation costs arises only after the decision of the court of second instance. 

If you need advice on the costs of litigation in a particular case, TaylorWessing's experts are available to help.   

Authors:

Zygmunt Waga
Sebastian Morgała

Jakie koszty procesu są zwracane? 

Prowadzenie procesu przed sądem wiąże się z różnego rodzaju opłatami, które są przewidziane przez przepisy prawa. Drugą kategorią kosztów jest wynagrodzenie pełnomocnika prowadzącego sprawę. Poniżej omawiamy, na jakich zasadach i w jakim zakresie dochodzi do zwrotu kosztów procesu na rzecz podmiotu, który wygra sprawę.   

[opłata od pozwu] Wniesienie pozwu w większości sporów gospodarczych podlega opłacie sądowej w wysokości 5%, liczonej od kwoty głównej dochodzonego roszczenia. Opłata ta nie może przekroczyć jednak kwoty 200.000 zł. Pozwany, który przegra sprawę, jest zobowiązany do zwrotu powodowi kwoty opłaty od pozwu. Zwrot kosztów zależy więc co do zasady od wyniku sprawy – w przypadku częściowego uwzględnienia żądania sąd z reguły stosunkowo rozdziela koszty. 

[opłata od apelacji] Jeśli strona nie zgadza się z wyrokiem sądu I instancji, może wnieść od niego apelację. Również w przypadku wnoszenia apelacji obowiązuje opłata w wysokości 5% (liczona od wartości kwoty głównej roszczenia objętej apelacją). Również w tym przypadku opłata sądowa nie może przekroczyć kwoty 200.000 zł. Jeżeli apelacja zostanie uwzględniona przez sąd II instancji, przeciwnik będzie zobowiązany do zwrotu uiszczonej opłaty od apelacji. 

[opłata od wykonania zabezpieczenia] Z koniecznością uiszczenia istotnej opłaty związane jest również wykonanie zabezpieczenia roszczenia. Zabezpieczenie roszczenia przyznawane jest z mocy prawa (gdy wydany został nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym lub gdy strona wygrała sprawę gospodarczą w pierwszej instancji) lub gdy sąd zgodzi się uwzględnić stosowny wniosek strony. Wykonanie zabezpieczenia roszczenia o zapłatę polega na zajęciu przez komornika określonego majątku pozwanego, do czasu prawomocnego rozstrzygnięcia sprawy przez sąd. Opłata od wykonania zabezpieczenia wynosi 10% od kwoty skutecznie zajętej przez komornika. Sąd zobowiązuje pozwanego do zwrotu kosztów wykonania zabezpieczenia w wyroku kończącym sprawę. 

[zwrot wynagrodzenia pełnomocnika] Polskie prawo limituje zwrot kosztów pomocy prawnej na rzecz strony, która wygrała proces. Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości wskazują konkretne, ryczałtowe kwoty, które podlegają zwrotowi. Dla przykładu, w sprawie, w której kwota główna roszczenia wynosi 1.000.000 zł, stronie wygrywającej przysługuje zwykle 10.800 zł. Podstawowa stawka ryczałtu może zostać podniesiona przez sąd maksymalnie sześciokrotnie (np. z 10.800 zł do 64.800 zł), jednak sądy stosunkowo rzadko sięgają po tę możliwość. 

[inne koszty procesu] Strona przegrywająca sprawę jest zobowiązana zwrócić przeciwnikowi wszelkie inne koszty, które były niezbędne do dochodzenia roszczenia lub obrony. Katalog potencjalnych kosztów prowadzenia procesu jest otwarty. Do kosztów tych można zaliczyć m.in. opłaty za opinie biegłych sądowych, koszty sporządzenia tłumaczeń dokumentów, koszty przejazdów do sądu, czy też wynagrodzenie oraz wydatki mediatora sądowego. Również te koszty, przyznawane są w wyroku, więc należy zadbać, aby przed jego wydaniem sąd otrzymał niezbędne informacje na temat poniesionych wydatków. Zwrotowi podlegają wyłącznie koszty związane z konkretnym procesem sądowym. Na przykład, zostaną zwrócone tylko koszty mediacji zleconej przez sędziego w toku procesu, w kwocie ustalonej przez mediatora sądowego.  

[kara za nadużycie prawa procesowego] Strona, która wygrała sprawę, może zostać zobowiązana do zwrotu całości lub części kosztów procesu, w przypadkach w których jej niewłaściwe działania wydłużyły czas trwania postępowania sądowego. Działaniami powodującymi obowiązek zwrotu przeciwnikowi kosztów procesu przez stronę, która wygrała sprawę, mogą być m.in. odmowa poddania się mediacji sądowej, ukrywanie dowodów, podawanie nieprawdy, czy też nadużycie przepisów regulujących sposób prowadzenia procesu sądowego. 

[moment zwrotu kosztów procesu] Obowiązek zwrotu kosztów procesu wynika z prawomocnego orzeczenia sądu. Jeżeli przeciwnik wniesie apelację od wyroku do sądu drugiej instancji, obowiązek zwrotu kosztów procesu powstanie dopiero po rozstrzygnięciu sprawy przez sąd II instancji. 

Jeżeli potrzebują Państwo porady na temat kosztów procesu w konkretnej sprawie, eksperci z kancelarii TaylorWessing pozostają do Państwa dyspozycji.   

Autorzy:
Zygmunt Waga
Sebastian Morgała