Digitalization following Labour Code amendment – mild progress within limits of law

This article is also available in Czech.

Digitalization in the field of employment law has become widely discussed topic of late, and not only in the context of the pandemic, but especially with the rapid onset of the latest technologies. In simple, practical terms digitalization generally means the substitution of any paper document with its electronic version. Ideally, entire employee files could be electronic. This would do away with unnecessary paperwork and allow many matters to be handled online; surely an advantage in a globalized digital age in which working from home and/or from just about anywhere is becoming the norm rather than the exception in some professions. As is so often the case, legislation has been lagging well behind practical needs. In fact, digitalization has so far been mainly applied to internal regulations, employee file management, confirmation of attendance at (online) training courses and, in some places, information on employment relationships. To date, employers (especially in the service sector) have been able to conclude employment contracts electronically, but with only theoretical regard to conditions stipulated by law (and e.g., in the IT sector often without regard to the legislation). The situation is even worse with unilateral terminations of employment, for which despite having agreed previously to receive documents electronically an employee could sabotage delivery and thus the whole process.

As regards such issues it can’t be said the amendment brings a revolution, but there is mild progress.

Just as before the amendment, digital / electronic legal transactions and their written forms are regulated elsewhere (such as in the Civil Code and in the Act on trust services for electronic transactions), however the Labour Code has gone through two important related changes.

There is a new simplification regarding delivery (more on this in a future newsletter), especially for employment contracts and agreements, bringing direct and fundamental impact on digitalization. Signing contracts and agreements electronically brings a new obligation for the employer, while the employee gains a new right:

The employer’s obligation to deliver

• What? Electronically signed employment contracts, work tasks agreements or working activity agreements (DPP, DPČ), or their amendments (or addenda) or agreements to terminate employment, work tasks or working activity
• Where? The employer is obliged to send a counterpart of the above to an electronic address of the employee not in the possession of the employer, which the employee has designated for such use in writing to the employer.
• The employee or applicant must have informed the employer in writing (in practice, probably as part of previous electronic communication) of a personal email address or telephone number.

The employee’s right to withdraw 

• From what? From an electronically signed employment contract, work task or working activity agreement (DPP, DPČ), or from their amendments
• By when? From the moment of signing, up to 7 days after the date that its copy has been delivered to the employee’s electronic address
• How? The withdrawal must be in writing (which can of course be electronically); otherwise it will not be honoured.
• Withdrawal is only an option before the employee has actually started work. This means that if the employee started working immediately after signing, he or she cannot withdraw but can, for example, quit during the probationary period.

What does this mean in practice?

• The signing of employment contracts and agreements electronically will be more common (not only remotely, but also by signing via tablet, etc.).
• Without more specific legislation, a simple electronic signature should suffice when signing employment contracts or agreements (where earlier a recognized electronic signature was required). However only use in practice and the need for evidence in court will tell over time whether a higher form of electronic signature would be more appropriate. To be safe, we recommend using at least some form of electronic signature verification, allowing for better identification of the signatory.
• Employers would be wise to think about the issue of electronic documents access and archiving (in secure storage on a server or cloud), not only for the duration of the employee's work relationship but also, for example, after the employer's business has ended (e.g., the ensured archiving of electronic documents for a statutory period).

Please do not hesitate to contact us with any questions.

Author: Pavel Juřička, LL.M.

Contributors: Janka Brezániová & Markéta Cibulková, Ph.D.

Digitalizace po novele zákoníku práce - mírný pokrok v mezích zákona

Digitalizace v oblasti pracovního práva byla v poslední době, a to nejen v souvislosti s pandemií, ale zejména s razantním nástupem moderních technologií, hojně diskutovaným tématem. Zjednodušeně řečeno se digitalizací v praxi rozumí zejména nahrazení jakýchkoli papírových dokumentů jejich elektronickou verzí. V ideálním světě by mohla být celá zaměstnanecká složka elektronická. Tím by odpadlo zbytečné papírování a mnoho věcí by šlo řešit online, což by bylo v dnešní globální a digitální době, kdy u některých profesí práce na dálku a/nebo odkudkoli začíná být spíše normou než výjimkou, určitě výhodou. Jakož již tradičně však právní úprava za potřebami praxe velmi pokulhávala. Ve skutečnosti se totiž digitalizace doposud dotýkala zejména vnitřních předpisů, vedení složky zaměstnance, potvrzení účasti na (on-line) školeních a někde také informování o obsahu pracovního poměru. Zaměstnavatelé (zejména z oblasti služeb) sice doposud měli možnost uzavírat pracovní smlouvy i elektronicky, ale s ohledem na zákonem předpokládané podmínky spíše jen v teoretické rovině (např. v IT sektoru se tak často dělo bez ohledu na právní úpravu). Ještě horší byla situace při jednostranném ukončování pracovního poměru, kdy i přes předchozí souhlas mohl zaměstnanec sabotovat elektronické doručení a tím i celý proces.

Nedá se říct, že by novela v tomto ohledu znamenala revoluci, spíše se jedná o mírný pokrok.

Stejně jako před novelou jsou digitální / elektronické právní jednání a písemná forma upraveny v jiných právních předpisech (např. v občanském zákoníku a v zákoně o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce), nicméně i zákoník práce doznal v tomto ohledu dvou významných změn.

Došlo ke zjednodušení doručování (o tom více v některém z následujících newsletterů), a to zejména u pracovněprávních smluv a dohod, což má přímý a zásadní dopad i na digitalizaci. V souvislosti s elektronickým uzavíráním smluv a dohod se pak zaměstnavateli nově ukládá povinnost a zaměstnanci naopak přiznává právo.

Povinnost zaměstnavatele doručit

• Co? Elektronicky uzavřenou pracovní smlouvu, DPP, DPČ nebo jejich změny (dodatky) anebo dohodu o skončení pracovního poměru či dohodu o skončení DPP a DPČ.
• Kam? Zaměstnavatel je povinen zaslat jejich vyhotovení na elektronickou adresu zaměstnance, která není v dispozici zaměstnavatele a zaměstnanec ji pro tyto účely zaměstnavateli písemně sdělil.
• Zaměstnanec či uchazeč musí zaměstnavateli nejprve písemně (v praxi to bude patrně v rámci předchozí elektronické komunikace) sdělit např. svůj soukromý email či telefonní číslo.

Právo zaměstnance odstoupit

• Od čeho? Od elektronicky uzavřené pracovní smlouvy, DPP, DPČ nebo jejich změny
• Do kdy? Od okamžiku jejich uzavření, nejpozději však ve lhůtě 7 dnů ode dne dodání jejich vyhotovení na elektronickou adresu zaměstnance.
• Jak? Odstoupení musí být písemné (samozřejmě může být učiněno i elektronicky), jinak se k němu nepřihlíží.
• Odstoupení je možné, jen dokud nebylo ze strany zaměstnance započato s prací. Pokud tedy zaměstnanec po podpisu smlouvy začne hned pracovat, tak již nelze odstoupit, ale může např. skončit ve zkušební době.

Co výše uvedené znamená pro praxi?

• Častější uzavírání pracovních smluv a dohod elektronickým způsobem (a to nejen na dálku, ale např. i formou podpisu na tabletu atd.).
• Při neexistenci zvláštní právní úpravy by měl stačit při podpisu pracovněprávních smluv či dohod prostý elektronický podpis (doposud byl vyžadován uznávaný elektronický podpis). Nicméně až praxe a nutnost dokazování v případných soudních sporech ukáže, zde nebude vhodnější nějaká vyšší forma elektronického podpisu. Pokud chcete mít větší jistotu, tak doporučujeme již nyní používat alespoň nějakou formu ověření elektronického podpisu, která umožňuje lepší identifikaci podepisující osoby.
• Zaměstnavatelé také musí promyslet otázku přístupu k elektronickým dokumentům a jejich archivaci (zabezpečení uložení na serveru či cloudu), a to nejen po dobu trvání pracovního poměru zaměstnance, ale i např. po skončení činnosti zaměstnavatele (např. archivace elektronických dokumentů po zákonem stanovenou dobu, kterou je potřeba zajistit).

V případě dotazů se na nás neváhejte kdykoli obrátit.

Autor: Pavel Juřička, LL.M.

Přispěvatelé: Janka Brezániová & Markéta Cibulková, Ph.D.