HR Alert: New Labour Code instruments

This article is also available in Polish.

The answer to the pandemic-induced reorganization of the process of work is undoubtedly the amendment of the Polish Labour Code, into which remote working has just been permanently introduced. Up to now, the remote working was only possible under the provisions of the so called “Anti-Crisis Shield”. The statutory remote work will also replace the teleworking. The amendment will also include the introduction of a new instrument - employers will be allowed to conduct sobriety tests for workers. Amendments to the Polish Labour Code impose an additional obligation on employers to adapt their work processes to the new regulations, which will take effect in spring 2023 (at the earliest in mid-March, and at the latest at the beginning of April).

Remote working

• It means the possibility to work from a place indicated by the employee (including the place of residence), which will be agreed with the employer in each case. It may be performed permanently or occasionally (max. 24 per calendar year).
• The arrangements in this respect may be made at the beginning of employment (in the employment contract) or during the course of employment at the initiative of the employer or at the employee’s request (submitted either in writing or electronically).
• Remote working will be allowed upon the employer’s unilateral order: (i) during periods of emergency, epidemic emergency or epidemic and 3 months after the restrictions have been lifted, and (ii) during periods when, due to force majeure, it will not be possible to ensure an adequate level of occupational health and safety at work. The order may be revoked at any time (with a minimum of two days' notice).
• The employee will have to declare that has adequate premises and technical conditions to perform remote working. The statement will also include confirmation that the employee is familiar with the occupational risk assessment and information on health and safety rules when working remotely, along with a commitment to comply with them.
• The rules of remote working will be specified either in the agreement with the trade unions or in the remote working regulations, previously consulted on with the employees’ representatives. There will also be a possibility to individually determine the rules of remote working with a given employee or issue a unilateral order to perform remote working.
• The document setting out the rules for remote working will have to specify, i.e.:
  the group of employees who may be covered by remote working;
  the rules for reimbursing the costs of remote working by the employer;
  the rules for communicating with the remote employee and controlling their work;
  the rules for controlling compliance with health and safety regulations and security requirements for the protection of information and personal data;
  the rules of installation, servicing  and maintenance of entrusted remote working tools.
• At any time, the parties to the employment relationship will be able to submit a binding request to discontinue remote working. The office-based working conditions must then be restored within an agreed period of time, not exceeding 30 days.
• Refusing to change the working conditions or submitting a request to perform work remotely may not constitute grounds for termination.
• Employers will be required to provide remote employees with: (i) tools and materials, including technical equipment; (ii) installation, servicing, maintenance of work tools or pay the necessary costs for their installation, servicing, operation and maintenance; (iii) provide appropriate training and technical assistance; and (iv) pay for electricity and telecommunication services necessary for remote work; (v) pay other remote work costs if their reimbursement is specified in the agreement or regulations on remote working.
• Employees will be allowed to perform remote working using their own tools and materials, receiving in return a cash equivalent for maintenance in the amount agreed with the employer.
• The obligation to cover the cost items of remote working may be replaced by a lump sum, the amount of which must correspond to the expected costs of remote working of a particular employee (taking into account standard energy consumption, market prices of materials, quantity of materials used or work tools used).
• The cost of materials and tools of the remote employee will not constitute taxable income from the employment relationship.
• The requests of special categories of employees to work remotely will have to be taken into account by the employer. This concerns: (i) a pregnant employee; (ii) an employee bringing up a child before the age of 4; (iii) an employee taking care of a disabled family member or household member; and (iv) an employee - a parent of a child with a disability (Article 142(1) § 1 points 2 and 3 of the Polish Labour Code);  this will also apply to adult children.
• Employers will have to establish special procedures concerning personal data protection for the purposes of remote working and organize the necessary instruction and training for remote employees in this regard.
• It will be possible to draw up a universal occupational risk assessment for remote employees which will take particular account of its impact on vision, the musculoskeletal system and psychosocial conditions.
• The employers, after prior agreement with the remote employees, will be able to carry out inspections to verify whether the remote employees comply with occupational health and safety and personal data protection regulations while working remotely.
• Remote employees may not be treated less favourably than the office-based employees.
• Remote employees will be able to choose to work at the company’s premises under the general rules and the employers will be obliged to make it possible.
• Remote working may not be performed in the following situations, in particular: (i) particularly hazardous works that results in the exposure to chemical, physical or biological factors; and (ii) works that causes heavy soiling.

New regulations will come into force within 2 months from their publication in the Journal of Laws.

Sobriety tests

• Employers will have the powers to organize sobriety tests for employees and other workers, using an approved and properly calibrated breathalyzer or a drug tester, in order to ensure the protection of the life and health of workers and third parties, as well as the protection of property.
• Importantly, this instrument will apply to all workers (not only regular employees), including those cooperating under civil law-based contracts.
• These new powers will have to be regulated in a relevant internal company act (either collective labour agreement, workplace regulations or a separate announcement), with the employees being informed in advance within no less than two weeks of the introduction of the measure.
• In a relevant internal company act, the employers will have to specify the rules for carrying out such tests, in particular the groups of employees covered by such tests, the manner in which those tests will be carried out, the device with which the workers will be tested, as well as the time and frequency of the tests.
• The sobriety tests may not violate the dignity and other personal rights of the worker.
• If the test is positive, the worker cannot be allowed to perform work.
• In addition, an intoxicated worker may be punished with a disciplinary penalty, including a fine.
• At the express request of the employer or the employee, it will be possible for such a test result to be verified by the relevant public authority (e.g. the police) or, where this is not possible, for a blood or urine test to be carried out by an entity authorized to do so (e.g. medical personnel).
• In the event of a negative test result, the employee retains the right to remuneration for the time spent undergoing sobriety tests.
• Data processed in connection with the testing will be kept in the employee’s personnel file for a maximum period of one year or from the moment of final conclusion of the proceedings in which the information constitutes evidence.

New regulations will come into force within 14 days from their publication in the Journal of Laws.

Taylor Wessing’s Employment, pensions & mobility team keeps abreast of all legislative activities related to both individual and collective labour law. We also help introducing individualized measures in response to the changing instruments and requirements of labour law that each employer faces. If you have any questions or concerns, please do contact us.

HR Alert: Nowe instrumenty w Kodeksie Pracy

Odpowiedzią na postpandemiczną reorganizację procesu pracy jest niewątpliwie znowelizowanie Kodeksu Pracy, do którego właśnie wprowadzono na stałe pracę zdalną. Dotychczas świadczenie pracy zdalnej było możliwe wyłącznie na podstawie przepisów Tarczy Antykryzysowej. Kodeksowa praca zdalna zastąpi  telepracę. Nowelizacja obejmie także wprowadzenie nowego instrumentu – umożliwi pracodawcom przeprowadzenie kontroli trzeźwości osób świadczących pracę. Zmiany w Kodeksie Pracy nakładają na pracodawców dodatkowy obowiązek dostosowania procesu pracy do znowelizowanych przepisów, które wejdą w życie wiosną 2023 r. (najwcześniej w połowie marca, a najpóźniej na początku kwietnia).

Praca zdalna

• Oznacza możliwość pracy z miejsca wskazanego przez pracownika (w tym z miejsca zamieszkania), które będzie każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. Będzie mogła być wykonywana stale lub okazjonalnie (max. 24 dni w roku kalendarzowym).
• Uzgodnienia w tym zakresie mogą zostać dokonane od początku (w umowie o pracę) lub w trakcie trwania zatrudnienia (np. w porozumieniu) z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika (złożony pisemnie lub elektronicznie).
• Praca zdalna będzie mogła być wykonywana na polecenie pracodawcy: (i) w okresach stanu nadzwyczajnego, zagrożenia epidemicznego lub epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu oraz (ii) w okresie, w którym z powodu działania siły wyższej, zapewnienie odpowiedniego poziomu BHP w dotychczasowym miejscu pracy nie będzie możliwe. Polecenie będzie mogło być cofnięte w każdej chwili (z min. dwudniowym wyprzedzeniem).
• Pracownik będzie musiał oświadczyć, że posiada stosowne warunki lokalowe i techniczne, by wykonywać pracę zdalną. Oświadczenie będzie zawierało także potwierdzenie zapoznania się z oceną ryzyka zawodowego oraz informacją o zasadach BHP podczas pracy zdalnej wraz z zobowiązaniem się do ich przestrzegania.
• Zasady wykonywania pracy zdalnej będą doprecyzowane w porozumieniu z organizacją związkową lub regulaminie pracy zdalnej, uprzednio skonsultowanym z przedstawicielami pracowników. Wprowadzono także możliwość indywidualnego określenia zasad wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu z konkretnym pracownikiem lub w jednostronnym poleceniu wykonywania pracy zdalnej.
• Dokument określający zasady wykonywania pracy zdalnej będzie musiał określać m.in.:
  grupę pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
  zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej;
  zasady porozumiewania się z pracownikiem zdalnym i kontrolowania jego pracy;
  zasady kontroli przestrzegania przepisów BHP i wymogów w zakresie bezpieczeństwa ochrony informacji i danych osobowych;
  zasady instalacji, serwisowania i użytkowania powierzonych narzędzi pracy zdalnej.
• W każdym momencie, strony stosunku pracy będą mogły wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej. Wówczas w uzgodnionym terminie, nie dłuższym niż 30 dni, należy przywrócić stacjonarne warunki wykonywania pracy.
• Brak zgody pracownika na zmianę warunków wykonywania pracy czy wystąpienie z wnioskiem o pracę zdalną nie będą mogły stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę.
• Pracodawcy będą zobowiązani zapewnić pracownikom zdalnym: (i) narzędzia i materiały, w tym urządzenia techniczne; (ii) instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy lub pokryć niezbędne koszty ich instalacji, serwisu, eksploatacji oraz konserwacji; (iii) zapewnić odpowiednie szkolenia i pomoc techniczną; a także (iv) pokryć koszty prądu oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej; (v) pokryć inne koszty pracy zdalnej, jeżeli ich zwrot został określony w porozumieniu lub regulaminie pracy zdalnej.
• Pracownicy będą mogli świadczyć pracę z wykorzystaniem własnych narzędzi pracy, otrzymując za to ekwiwalent pieniężny w wysokości uzgodnionej z pracodawcą.
• Obowiązek pokrycia kosztów pracy zdalnej będzie mógł zostać zastąpiony ryczałtem, którego wysokość musi odpowiadać przewidywanym kosztom pracy zdalnej konkretnego pracownika (z uwzględnieniem norm zużycia, ilości i cen rynkowych materiałów oraz narzędzi wykorzystywanych do pracy zdalnej).
• Koszty materiałów i narzędzi pracy pracownika zdalnego nie będą stanowiły przychodu ze stosunku pracy.
• Wnioski szczególnych kategorii pracowników dot. wykonywania pracy zdalnej będą musiały zostać uwzględnione przez pracodawcę, dotyczy to: (i) pracownicy w ciąży; (ii) pracownika wychowującego dziecko do 4 roku życia; (iii) pracownika sprawującego opiekę nad niepełnosprawnym członkiem rodziny lub domownikiem; a także (iv) pracownika – rodzica dziecka z niepełnosprawnością (art. 142(1) § 1 pkt 2 i 3 kodeksu pracy), dotyczyć to będzie także pełnoletnich dzieci.
• Pracodawcy będą musieli określić procedury ochrony danych osobowych na potrzeby wykonywania pracy zdalnej, a także zorganizować pracownikom zdalnym niezbędny instruktaż i szkolenie w tym zakresie.
• Możliwe będzie sporządzenie uniwersalnej oceny ryzyka zawodowego dla pracowników zdalnych, która będzie uwzględniała w szczególności jej wpływ na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne.
• Pracodawcy, po uprzednim porozumieniu się z pracownikiem zdalnym, będą mogli przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej, w zakresie przestrzegania przepisów BHP i ochrony danych osobowych. Kontrola nie może naruszać prywatności pracownika ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych.
• Pracownicy zdalni nie będą mogli być gorzej traktowani w zatrudnieniu, aniżeli pracownicy stacjonarni.
• Pracodawcy będą obowiązani umożliwić pracownikom zdalnym przebywanie na terenie zakładu pracy na ogólnych zasadach.
• Praca zdalna nie będzie mogła być wykonywana m.in.: (i) przy pracach szczególnie niebezpiecznych, w wyniku których następuje przekroczenie czynników chemicznych, fizycznych czy biologicznych, a także (ii) przy pracach powodujących intensywne brudzenie.

Nowe przepisy wejdą w życie w ciągu 2 miesięcy od ich publikacji w Dzienniku Ustaw.

Badanie trzeźwości

• Wprowadzona zostanie możliwość przeprowadzenia badań na trzeźwości pracowników i innych osób zatrudnionych, za pomocą atestowanego i odpowiednio skalibrowanego alkomatu bądź narkomatu, w celu zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników oraz osób trzecich, a także ochrony mienia.
• Co istotne, ten instrument będzie miał zastosowanie do wszystkich zatrudnionych, także współpracujących na podstawie stosunku cywilnoprawnego.
• Wprowadzenie takiej możliwości będzie musiało zostać uregulowane w stosownym akcie wewnątrzzakładowym (układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu), za uprzednim poinformowaniem zatrudnionych w terminie nie krótszym niż dwa tygodnie od wprowadzenia takiego narzędzia.
• W stosownym dokumencie, pracodawcy będą musieli określić zasady przeprowadzania takich badań, w szczególności grupy zatrudnionych objętych takimi badaniami, sposób przeprowadzania kontroli trzeźwości, urządzenie za pomocą którego zatrudnieni będą badani, a także czas i częstotliwość przeprowadzania badań.
• Badanie trzeźwości nie będzie mogło naruszać godności i innych dóbr osobistych zatrudnionego.
• W przypadku pozytywnego wyniku badania, zatrudniony nie zostanie dopuszczony do pracy.
• Ponadto, nietrzeźwy zatrudniony może otrzymać karę porządkową, włączając w to karę pieniężną.
• Na wyraźne żądanie pracodawcy lub pracownika będzie możliwe zweryfikowanie wyniku takiego badania przez odpowiednie służby (np. policję) lub gdy nie ma takiej możliwości – można będzie przeprowadzić badanie krwi lub moczu przez organ do tego upoważniony (np. personel medyczny).
• W przypadku negatywnego wyniku testu, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas poddania się badaniom trzeźwości.

• Dane przetwarzane w związku z badaniem pracowników będą przechowywane w aktach osobowych przez okres maksymalnie roku lub do momentu prawomocnego zakończenia postępowania, w którym informacje te stanowią dowód.

Nowe przepisy wejdą w życie w ciągu 14 dni od ich publikacji w Dzienniku Ustaw.

Zespół Prawa pracy kancelarii Taylor Wessing na bieżąco monitoruje wszelkie działania legislacyjne związane zarówno z indywidualnym, jak i zbiorowym prawem HR. Pomagamy także wprowadzać zindywidualizowane działania będące odpowiedzią na zmieniające się instrumenty i wymagania prawa pracy, jakie stawiane są przed każdym pracodawcą. W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości, zapraszamy do kontaktu.