Important announcements of the Polish General Inspector of Financial Information in the field of AML

The General Inspector of Financial Information in Poland (hereinafter: "GIIF"), in connection with its competence under the Act on Counteracting Money Laundering and Terrorist Financing (hereinafter referred to as the "AML Act") to share knowledge and information in the field of anti-money laundering and terrorist financing regulations, on January 14, 2022, published four announcements on the website of the Ministry of Finance, in which attention was drawn to important issues from the perspective of the obliged institutions and their clients.

Although announcements do not have the force of generally applicable laws, it is worth taking them into account when creating or updating AML procedures of obliged institutions. In the article, we mainly present an announcement on the principles of recording discrepancies between information collected in the Central Register of Beneficial Owners and those established by the obliged institution.

Ważne komunikaty Głównego Inspektora Informacji Finansowej w zakresie AML

Generalny Inspektor Informacji Finansowej (dalej: „GIIF”), w związku z przysługującą mu na podstawie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (dalej „ustawa AML”) kompetencją do udostępniania wiedzy i informacji z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w dniu 14 stycznia 2022 r., opublikował na stronie podmiotowej Ministerstwa Finansów cztery komunikaty, w których zwrócił uwagę na zagadnienia ważne z perspektywy funkcjonowania instytucji obowiązanych i ich klientów.

Zwłaszcza, że nawiązują one częściowo do nowych przepisów wprowadzonych nowelizacją ustawy AML z 30 marca 2021 r. (Dz. U. z 2021 r., poz. 815). GIIF zamieścił następujące komunikaty (dostępne w całości tutaj):

• Komunikat nr 35 w sprawie ogólnogrupowych procedur w zakresie AML/CFT oraz korzystania z usług podmiotów trzecich przy stosowaniu środków bezpieczeństwa finansowego.
• Komunikat nr 36 w sprawie oceny ryzyka instytucji obowiązanej.
• Komunikat nr 37 w sprawie zasad odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w CRBR a ustalonymi przez instytucję obowiązaną informacjami o beneficjencie rzeczywistym klienta.
• Komunikat nr 38 w sprawie braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a tiret pierwszym–czwartym ustawy AML.

Chociaż komunikaty nie mają mocy powszechnie obowiązujących przepisów prawa, warto uwzględnić je przy tworzeniu lub aktualizacji procedur AML instytucji obowiązanych. Procedury wewnętrzne powinny być zgodne z treścią komunikatów GIIF, tak aby instytucja obowiązana stosowała przepisy ustawy AML zgodnie z podejściem, które prezentuje GIIF jako organ kontroli. Każdy z komunikatów dotyczy innego tematu. Zarówno komunikat o procedurze grupowej, jak i o ocenie ryzyka wnosi ważne aspekty dla instytucji obowiązanych. Jednym z ważniejszych dla praktyki codziennych działań podejmowanych przez instytucje obowiązane jest komunikat dotyczący zasad odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w CRBR a ustalonymi przez instytucję obowiązaną.

Przypomnijmy zgodnie z art. 61a ust. 1 ustawy AML instytucja obowiązana:

• odnotowuje rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych, a ustalonymi przez nią informacjami o beneficjencie rzeczywistym klienta i
• podejmuje czynności w celu wyjaśnienia przyczyn tych rozbieżności.

W świetle art. 61a ust. 2 ustawy AML w przypadku potwierdzenia odnotowanych rozbieżności instytucja obowiązana przekazuje organowi właściwemu w sprawach Rejestru zweryfikowaną informację o tych rozbieżnościach wraz z uzasadnieniem i dokumentacją dotyczącą odnotowanych rozbieżności. Jak wygląda zdaniem GIIF dobrze zbudowany proces odnotowywania rozbieżności oraz przekazywania informacji organowi właściwemu w kontekście wypełniania obowiązków związanych ze stosowaniem środków bezpieczeństwa finansowego. Otóż GIIF wskazuje odnosząc się do art. 61a ust. 1 ustawy AML, że instytucja obowiązana jest zobligowana:

• zastosować środek bezpieczeństwa finansowego określony w art. 34 ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy AML polegający na identyfikacji beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowaniu uzasadnionych czynności w celu weryfikacji jego tożsamości,
• zastosować środek bezpieczeństwa finansowego określony w art. 34 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy AML polegający na identyfikacji beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowaniu uzasadnionych czynności w celu ustalenia struktury własności i kontroli – w przypadku klienta będącego osobą prawną, jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej lub trustem,
• ustalić i odnotować rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w CRBR a ustalonymi informacjami o beneficjencie rzeczywistym klienta (w wewnętrznej procedurze instytucji obowiązanej powinny zostać uwzględnione zasady odnotowywania rozbieżności),
• podjąć czynności w celu wyjaśnienia przyczyn rozbieżności (przykładowo skontaktować się z klientem, wyjaśnić sposób ustalenia beneficjenta rzeczywistego przez klienta, wyjaśnić sposób ustalenia struktury własności i kontroli przez klienta, wyjaśnić czy sposób ustalenia beneficjenta rzeczywistego oraz struktury własności i kontroli klienta przez instytucję obowiązaną był prawidłowy, wyjaśnić z jakiego powodu klient uznał daną osobę za beneficjenta rzeczywistego, zebrać nowe informacje i dokumenty),
• potwierdzić odnotowane rozbieżności (przykładowo potwierdzić, iż instytucja obowiązana nie popełniła błędu podczas ustalania beneficjenta rzeczywistego oraz struktury własności i kontroli klienta, w miarę możliwości potwierdzić, że informacja o beneficjentach rzeczywistych w CRBR nie jest prawidłowa, potwierdzić przyczyny rozbieżności, ustalić czy rozbieżność ma charakter pozorny czy faktyczny),
• sporządzić uzasadnienie rozbieżności (przykładowo wskazać i udokumentować jakie czynności instytucja obowiązana podjęła w celu identyfikacji i weryfikacji beneficjenta rzeczywistego oraz struktury własności i kontroli klienta, jakie informacje i dokumenty były podstawą ustalenia przez instytucję beneficjenta rzeczywistego klienta oraz struktury własności i kontroli klienta, jakie informacje lub dokumenty były podstawą do stwierdzenia rozbieżności, jakie czynności instytucja podjęła w celu potwierdzenia odnotowanych rozbieżności, jakie informacje instytucja otrzymała w toku potwierdzania odnotowanych rozbieżności, jakie wnioski wynikają z analizy zebranych informacji i dokumentów, z jakich powodów instytucja obowiązana uznała, że rozbieżność ma charakter faktyczny),
• przekazać organowi właściwemu zweryfikowaną informację o tych rozbieżnościach wraz z uzasadnieniem i dokumentacją dotyczącą odnotowanych rozbieżności - instytucja przekazuje uzasadnienie sporządzone zgodnie z instrukcjami wskazanymi powyżej oraz przesyła pełną dokumentację związaną z ustaleniem beneficjenta rzeczywistego oraz potwierdzaniem odnotowanych rozbieżności.

Przy okazji GIIF przytacza definicję beneficjenta rzeczywistego. Generalny Inspektor przypomina, iż ustawowa definicja beneficjenta rzeczywistego, o której mowa w art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy AML, stanowi katalog otwarty, a wyliczenie potencjalnych beneficjentów rzeczywistych zawarte w lit. a-c tego przepisu ma charakter przykładowy. W związku z powyższym zarówno instytucja obowiązana jak i podmiot zgłaszający informacje o beneficjentach rzeczywistych do CRBR analizują wszystkie przesłanki zawarte w definicji beneficjenta rzeczywistego i ustalają każdą osobę fizyczną sprawującą bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez spółkę.

Należy również przypomnieć, iż ustalenie beneficjenta rzeczywistego na podstawie art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a - c ustawy AML, nie wyłącza obowiązku wskazania jako beneficjenta rzeczywistego także innej osoby mogącej wywierać decydujący wpływ na czynności lub działania podejmowane przez klienta zgodnie z częścią ogólną definicji, o której mowa w art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy AML (wprowadzenie do wyliczenia).

Ważne, że GIIF zajął stanowisko w kolejnych istotnych dla praktyków tematach, prezentując podejście organu kontroli.