Performance bonuses in the legal context

This article is also available in Czech.

What is a performance bonus?

A performance bonus is an additional reward to an employee for work carried out. Several issues arise from this form of bonus, mostly (i) entitlement to it, (ii) compliance with the principles of equal treatment, non-retroactivity and legitimate expectations, and (iii) the impossibility of both retroactive reduction and waiver of the right to a performance bonus.

What are the other types of bonuses (benefits)?

One can also distinguish between performance and other bonuses for work carried out and bonuses that are not remuneration for work but are granted based on other criteria. Several benefit categories exist. Benefits may be paid across the company or to certain groups of employees only. In such cases, however, the principle of equality must again be respected. These benefits may be determined by the employer, or the employee may be involved in choosing them (e.g. for Flexi Pass, Cafeterie, etc.). They may also take the form of work-related benefits that are not granted as remuneration for work. Examples include a bonus for a life or work anniversary, benefits in the form of sick days, extra leave in addition to the statutory minimum, a company car, telephone, laptop or workplace refreshments. They can be (i) in-kind benefits, e.g. provision of healthcare, leisure activities, educational activities, or (ii) financial benefits, e.g. interest-free loans, meal vouchers, or contributions to life insurance, pensions, healthcare (including smoking cessation packages), sports, culture, recreation, or to learning and development. Of course, in all these examples, the tax implications must be considered and discussed with experts. In this case, the ideal benefits are exempt from income tax on the employee’s side, are not included in the assessment base for calculating social security and health insurance premiums, and reduce the income tax base for the employer.

What types of performance bonuses exist?

Performance bonuses can primarily be divided into vested and non-vested. An employee is automatically entitled to a vested performance bonus once the performance requirements have been met. The employer must pay it to the employee; otherwise the employee can claim the bonus. The employee is not automatically entitled to a non-vested performance bonus, but only if the employer decides to pay it. However, for a bonus to be non-vested, it is not sufficient to simply state or require in a contract or stipulate in an internal regulation or payroll assessment that the bonus is non-vested or that the employer will decide whether to pay it and that the right to payment is triggered only by that decision alone. The decisive factor is not a formal statement as outlined above, but the overall nature and structure of the performance bonus and how it is determined. Therefore, it may be the case that although the employer has written in the internal regulations that the performance bonus is non-vested and is decided by a higher-ranking manager, it will in fact be a vested bonus. Employers are therefore advised to review the setting of performance bonuses.

A distinction applies between the “hard” criteria and “soft” criteria for determining the performance bonus amount. Hard criteria are precisely measurable, such as the number of contracts concluded, the operating cash flow of the company, turnover, profit, EBITDA, etc. Soft criteria are objectively determinable but not precisely measurable, e.g. loyalty, compliance with the company’s code of ethics, confidentiality, maintenance of the employer’s reputation, etc.

Performance bonuses can also be differentiated according to other criteria. Typically, for example, according to the period for which the employee is entitled. In practice, annual, quarterly or monthly performance bonuses are the most common. However, one-off performance bonuses depending on specific projects are also possible. In the opinion of some, the performance bonus (as a reward for work) becomes payable the month following the decision to grant it, an arrangement that in practice, especially for annual bonuses, is not always observed by employers.

Performance bonuses may also vary depending on the nature of the benefits received by the employee. Generally, in practice, performance bonuses are monetary, but the law does not exclude in-kind benefits of monetary value. This means that some of the other examples of benefits mentioned above may also in fact have the legal nature of remuneration for work, i.e. a performance bonus.

Do we have to pay an employee an annual bonus if they terminate their employment by giving notice before the end of the calendar year?

YES. If the employee has met the performance indicators that are the criteria for entitlement to, and therefore payment of, a performance bonus, the employer must pay the bonus even though the employment relationship ended before the end of the calendar year for which the performance bonus is due. In some cases, for instance, when the calculation criteria are dependent not only on the fulfilment of performance indicators but also on the passage of time and their continuous or regular fulfilment, e. g. monthly, the corresponding pro rata part of the performance bonus may be paid. If the employer decides not to pay the performance bonus in these circumstances (even if the employer may do so under the provisions of the internal regulations, the payroll assessment or the contract), this could constitute unequal treatment, and the employee could claim damages equivalent to the unpaid performance bonus.

Can we pay a performance bonus only to certain selected employees?

NO. Unless the following conditions are simultaneously met: (i) employees who will receive the performance bonus have met the eligibility criteria, (ii) employees who will not receive the performance bonus have not met the criteria, and (iii) the criteria for payment are not in themselves discriminatory or inequitable. However, if only certain employees received a performance bonus on the same terms and conditions and other comparable employees who carried out comparable work and met the conditions for receiving the performance bonus in a comparable manner were not paid the performance bonus, this would constitute unequal treatment. The employees not receiving the bonus could therefore seek damages equivalent to the unpaid performance bonus.

Can we pay a bonus to an employee even if they have not met the criteria?

YES. But it is necessary to comply with the principle of equal treatment and pay the same performance bonus to other employees who have also not met the criteria and whose status and (non-)fulfilment of the criteria are comparable to those of the employee not meeting the criteria. Failure to do so would constitute unequal treatment, and the employees who did not receive the bonus could claim damages equivalent to the unpaid bonus.
In addition, the principle of legitimate expectation must be borne in mind, and, in the event of such payment, it must be clearly, understandably and demonstrably communicated to the employees concerned that awarding a performance bonus, even if the eligibility criteria have not been met, does not give rise to an entitlement to an award in the future, unless the conditions for payment are also fulfilled. The same applies to non-performance bonuses, such as Christmas bonuses; in these instances, employees should also be informed that such a bonus does not mean entitlement to it in the following year.

Can an employer decide not to pay a bonus, even though the employee has met the criteria, if the bonus clause or internal regulations states that it is always the employer who decides on the pay-out?

NO. If performance or other objectively determinable criteria are established and the employer's decision to pay is reduced to a mere arithmetic calculation and formal confirmation of awarding the performance bonus, it is a vested bonus. The employer must therefore decide on payment of the award. Otherwise, the employee can claim the payment of the performance bonus.

Is it possible to retroactively cancel or amend a bonus scheme, internal regulation, performance bonus agreement or payroll assessment containing a performance bonus clause?

NO. This would be a violation of the principle of non-retroactivity. The terms of a negotiated, fixed or determined performance bonus cannot be altered retroactively in any way. The change can only be made with future effect and must be communicated to the employees.

What if we have paid a performance bonus to an employee and later found out that they were not entitled to it? Is there anything else we can do?

YES. If the statutory conditions are met, the performance bonus paid can be claimed back, within 3 years, as unjust enrichment. However, in this case it is necessary that the employee knew or must have assumed from the circumstances that the performance bonus was incorrectly determined or paid in error. This will be particularly the case if the employee has caused the payment of the performance bonus, or the payment of an unauthorised amount, through fraud.

Can an employee’s bonus be reduced for insubordination or other misconduct?

NO. The performance bonus cannot be reduced for insubordination or other misconduct. However, the absence of misconduct can be established in advance as one of the criteria for entitlement to the bonus and determination of the amount. In such a case, we recommend that the bonus should not be referred to as a “performance bonus” because it is granted both for the employee’s work and for their conduct.

What if the agreement, payroll assessment or internal regulation is unfortunately worded, and it is not clear whether the employee is entitled to a performance bonus, or it is not clear in what amount?

If the agreement, payroll assessment or internal regulation can be interpreted in different ways, the law requires that the interpretation most favourable to the employee to be applied.

Will the bonus be reflected in severance pay?

YES. The performance bonus paid will be reflected in severance pay, depending on how the performance bonus is determined. The severance bonus is calculated on the average gross monthly earnings. This sum is determined as the average hourly earnings of the gross wages accounted for as a payment to the employee in the reference period and the time worked in the reference period, which is normally the preceding calendar quarter. The hourly earnings thus established are then converted, using a statutory coefficient, into average gross monthly earnings. Therefore, if the performance bonus accrues to an employee over a longer period, it shall be reflected in the severance payment in the corresponding pro rata amount only. At the same time, the accrued performance bonus may reflect in the same way in the calculation of the compensation provided to the employee for compliance with the non-compete clause or other payments based on the employee’s average earnings (e.g. holiday pay).

How do we correctly adjust performance bonuses?

Performance bonuses must always be designed to meet the needs of the employer and to motivate employees sufficiently. They should also be structured in such a way that as few questions and uncertainties as possible arise about their structure and legal nature. As a rule, it seems preferable to design performance bonuses as vested bonuses, but with the proviso that the criteria for calculating them include not only properly set hard criteria (e.g. personal sales targets, turnover, profit, etc.) but also corresponding soft criteria (e.g. loyalty, communication, confidentiality, maintenance of good reputation, compliance with workplace rules and ethics, etc.). Technically, it is best simply to refer to the internal regulation in the employment contract, set the bonus itself in this regulation, and specify the individual objectives unilaterally for the employee, in a document similar to a payroll assessment. When setting up a bonus system, it is also important to correctly regulate the due date of bonuses and to remember that the employer will need sufficient time to evaluate fulfilment of the bonus conditions, to carry out administrative tasks and to pay the bonus.

If you have any questions, please do not hesitate to contact us. We are here for you.

Výkonnostní bonusy v právních souvislostech

Co je to výkonnostní bonus?

Výkonnostní bonus je odměna, která je zaměstnanci poskytovaná za vykonanou práci. Nejčastěji se řeší následující otázky (i) vznik nároku na výkonnostní bonus, (ii) dodržení zásady rovného zacházení, zákazu retroaktivity a legitimního očekávání, a (iii) nemožnost zpětného krácení a vzdání se práva na výkonnostní bonus.

Jaké jsou další druhy bonusů (benefitů)?

Od výkonnostních a dalších bonusů poskytovaných za vykonanou práci lze ještě odlišit bonusy, které nepředstavují odměnu za práci, nýbrž jsou udělovány na základě jiných kritérií. Takových bonusů existuje celá řada. Mohou být plošné, nebo jen pro některé skupiny zaměstnanců. V takovém případě je ale nutné opět dodržet zásadu rovnosti. Tyto bonusy mohou být určeny zaměstnavatelem, nebo se na jejich výběru může podílet i zaměstnanec (např. v případě Flexi Pass, Cafeterie, apod.). Může jít i o bonusy související s prací, avšak nikoliv jako odměna za práci. Příkladem takového benefitu je bonus za životní či pracovní jubileum, sick days, extra dovolená nad zákonný rámec, služební auto, telefon, laptop či občerstvení na pracovišti. Tyto bonusy mohou mít charakter (i) věcného plnění, např. zdravotní péče, volnočasové aktivity, vzdělávací aktivity, nebo (ii) finančního plnění, např. bezúročné zápůjčky, příspěvky na životní pojištění, penzijní připojištění, stravu, zdravotní péči (vč. balíčků na odvykání pro kuřáky), sport, kulturu, rekreaci či vzdělávání. Vše má samozřejmě i své daňové dopady, které je nutné zvážit a konzultovat s odborníky. Ideální jsou v tomto případě bonusy, které jsou na straně zaměstnance osvobozené od daně z příjmů ze závislé činnosti a nezahrnují se do vyměřovacího základu pro výpočet pojistného na sociální a zdravotní pojištění a na straně zaměstnavatele snižují základ daně z příjmů.

Jaké druhy výkonnostních bonusů existují?

Výkonnostní bonusy lze především rozlišovat na nárokové a nenárokové. Na nárokový výkonnostní bonus zaměstnanci vzniká nárok automaticky po splnění požadavků na výkon a zaměstnavatel mu jej musí vyplatit, jinak zaměstnanec může jeho výplatu vymáhat. Na nenárokový výkonnostní bonus nevzniká zaměstnanci nárok automaticky, ale až rozhodnutím zaměstnavatele o výplatě bonusu. Aby byl však bonus nenárokový, nestačí pouze říct, ujednat ve smlouvě, stanovit ve vnitřním předpisu či určit ve mzdovém výměru, že bonus je nenárokový či že o jeho výplatě rozhoduje zaměstnavatel a nárok na výplatu vzniká až tímto rozhodnutím. Rozhodující není takovéto formální vyjádření, ale celkový charakter a struktura výkonnostního bonusu a způsob jeho určení. Může se tedy stát, že ačkoliv má zaměstnavatel ve vnitřním předpisu napsáno, že výkonnostní bonus je nenárokový a rozhoduje o něm nadřízený vedoucí zaměstnanec, bude se ve skutečnosti jednat o bonus nárokový. Zaměstnavatelům tedy doporučujeme provést revizi nastavení výkonnostních bonusů.

V případě způsobu určení výše výkonnostního bonusu se rozlišují tzv. hard kritéria a tzv. soft kritéria. Hard kritéria jsou přesně měřitelná kritéria jako např. počet uzavřených kontraktů, operating cash flow společnosti, dosažený obrat, zisk, ebitda, apod. Soft kritéria jsou potom sice objektivně zjistitelná, avšak nikoliv přesně měřitelná, jde např. o loajalitu, dodržování firemního etického kodexu, dodržování povinnosti mlčenlivosti, zachovávání dobrého jména společnosti zaměstnavatele, apod.

Výkonnostní bonusy lze dále rozlišovat i podle jiných kritérií. Typicky např. podle časového období, za které zaměstnanci náleží. V praxi jsou nejčastější roční, čtvrtletní, případně měsíční výkonnostní bonusy. Možné jsou ale i nepravidelné výkonnostní bonusy závislé na konkrétních projektech. Podle některých názorů by tak výkonnostní bonus (jakožto odměna za práci) měl být splatný následující měsíc po rozhodnutí o jeho výplatě, což v praxi zejména u ročních bonusů zaměstnavatelé ne vždy dodržují.

Výkonnostní bonusy se mohou lišit i podle toho, jaká je povaha plnění, které obdrží zaměstnanec. Zpravidla jsou v praxi výkonnostní bonusy vypláceny v penězích, avšak zákon nevylučuje ani jinou penězi ocenitelnou hodnotu. To znamená, že i některé výše uváděné další příklady bonusů mohou mít ve skutečnosti právní povahu odměny za práci, tedy výkonnostního bonusu.

Musíme zaměstnanci vyplatit roční bonus, když sám ukončil pracovní poměr výpovědí před koncem kalendářního roku?

ANO. Pokud zaměstnanec splnil výkonnostní ukazatele, které jsou kritériem pro vznik nároku, a tedy pro výplatu výkonnostního bonusu, musí mu jej zaměstnavatel vyplatit, ačkoliv pracovní poměr skončil před koncem kalendářního roku, za nějž výkonnostní bonus náleží. V některých případech, např. pokud jsou kritéria výpočtu závislá nejen na splnění výkonnostních ukazatelů, ale i na plynutí času a jejich průběžném či pravidelném plnění např. každý měsíc, lze vyplatit odpovídající poměrnou část výkonnostního bonusu. Pokud by se zaměstnavatel za těchto okolností rozhodl výkonnostní bonus nevyplatit (a to i kdyby mu to umožňovalo ustanovení vnitřních předpisů, mzdového výměru či smlouvy), mohlo by jít o nerovné zacházení a zaměstnanec by se mohl domáhat náhrady škody ve výši nevyplaceného výkonnostního bonusu.

Můžeme výkonnostní bonus vyplatit pouze některým vybraným zaměstnancům?

NE. Ledaže by byly současně splněny následující podmínky: (i) zaměstnanci, kterým má být výkonnostní bonus vyplacen, splnili kritéria pro jeho výplatu, (ii) zaměstnanci, kterým vyplacen být nemá, tato kritéria nesplnili, a (iii) kritéria pro výplatu nejsou sami o sobě diskriminační ani nezakládají nerovnost. Pokud by ovšem byl výkonnostní bonus za stejných podmínek vyplacen jen některým zaměstnancům a jiným srovnatelným zaměstnancům, kteří vykonali srovnatelnou práci a splnili srovnatelným způsobem podmínky pro výplatu tohoto výkonnostního bonusu, nebyl vyplacen, jednalo by se o nerovné zacházení a tito zaměstnanci, by se mohli domáhat náhrady škody ve výši nevyplaceného výkonnostního bonusu.

Můžeme zaměstnanci vyplatit bonus, i když nesplnil stanovená kritéria?

ANO. Ale je nutné dodržet zásadu rovnosti zacházení a tentýž výkonností bonus vyplatit i ostatním zaměstnancům, kteří rovněž stanovená kritéria nesplnili a jejichž postavení a (ne)naplnění kritérií jsou srovnatelné s tímto zaměstnancem. V opačném případě by se jednalo o nerovné zacházení a zaměstnanci, kterým bonus nebyl vyplacen, by se mohli domáhat náhrady škody ve výši nevyplaceného bonusu.

Navíc je nutné mít na paměti zásadu legitimního očekávání a v případě takové výplaty příslušným zaměstnancům srozumitelně, jasně a prokazatelně sdělit, že taková výplata výkonnostního bonusu, ačkoliv nebyla splněna kritéria pro jeho výplatu, nezakládají nárok na jeho výplatu v budoucnu, nebudou-li rovněž splněny podmínky výplaty. S tímto se setkáváme také u jiných než výkonnostních bonusů, např. u vánočních prémií, kdy jsou zaměstnanci zároveň informováni, že výplata vánoční prémie nezakládá nárok na její výplatu v následujícím roce.

Je možné rozhodnout, že bonus nebude vyplacen, přestože zaměstnanec kritéria splnil, když je v bonusové doložce či vnitřním předpisu napsáno, že o výplatě rozhoduje vždy zaměstnavatel?

NE. Jsou-li stanovena výkonnostní či jiná objektivně určitelná kritéria a rozhodnutí zaměstnavatele o výplatě je redukováno na pouhý aritmetický výpočet a formální stvrzení výplaty výkonnostního bonusu jedná se o nárokový bonus. Zaměstnavatel tedy musí rozhodnout o jeho výplatě. V opačném případě se zaměstnanec může výplaty výkonnostního bonusu domáhat.

Je možné zpětně zrušit či změnit bonusový systém, vnitřní mzdový předpis, dohodu o výkonnostním bonusu či mzdový výměr obsahující výkonnostní bonus?

NE. Jednalo by se o porušení zásady zákazu retroaktivity. Podmínky sjednaného, stanoveného či určeného výkonnostního bonusu nelze zpětně jakkoliv měnit. Změnu je možné provést pouze s účinky do budoucna a je nezbytné s ní zaměstnance seznámit.

Co když jsme zaměstnanci výkonnostní bonus vyplatili a až později zjistili, že mu na něj nevznikl nárok, lze s tím ještě něco dělat?

ANO. Pokud jsou splněny zákonné podmínky, lze vyplacený výkonnostní bonus nárokovat zpět, a to do 3 let, jako bezdůvodné obohacení. V tomto případě je ale nezbytné, aby zaměstnanec věděl nebo musel z okolností předpokládat, že výkonnostní bonus byl nesprávně určený nebo vyplacený omylem. Zejména tomu tak bude v případně, pokud zaměstnanec neoprávněnou výplatu výkonnostního bonusu, či jeho výplatu v neoprávněné výši, způsobil podvodem.

Je možné zaměstnanci bonus krátit za porušení kázně či jiné prohřešky?

NE. Výkonnostní bonus nelze krátit za porušení kázně ani jiné prohřešky. Nicméně absenci prohřešků lze předem stanovit jako jedno z kritérií pro samotný vznik nároku na bonus a určení jeho výše. V takovém případě doporučujeme bonus nenazývat jako výkonnostní, neboť není poskytován pouze za práci zaměstnance, ale i za jeho chování.

Co když je znění dohody, mzdového výměru či vnitřního předpisu nešťastně formulované a není jasné, zda zaměstnanec nárok na výkonností bonus má, či není jasné, v jaké výši?

Je-li možné dohodu, mzdový výměr či vnitřní předpis vyložit různým způsobem, zákon požaduje, aby se použil výklad pro zaměstnance nejpříznivější.

Promítne se vyplacený bonus do odstupného?

ANO. Vyplacený výkonnostní bonus se promítne do odstupného, a to v závislosti na způsobu určení výkonnostního bonusu. Odstupné se totiž vypočítává z průměrného hrubého měsíčního výdělku. Ten se zjišťuje jako průměrný hodinový výdělek z hrubé mzdy zúčtované zaměstnanci k výplatě v rozhodném období a z odpracované doby v rozhodném období. Rozhodným obdobím je zpravidla předchozí kalendářní čtvrtletí. Takto zjištěný hodinový výdělek je následně přepočten za pomoci zákonného koeficientu na průměrný hrubý měsíční výdělek. Pokud tedy zúčtovaný výkonnostní bonus náleží zaměstnanci za delší období, promítne se do odstupného pouze v odpovídající poměrné výši. Zároveň se může zúčtovaný výkonnostní bonus stejným způsobem promítnout i do plnění poskytovaného zaměstnanci za dodržování konkurenční doložky a do dalších plnění odvíjejících se od průměrného výdělku zaměstnance (např. do dovolené).

Jak správně upravit výkonnostní bonusy?

Výkonnostní bonusy je nezbytné vždy sestavovat tak, aby odpovídaly potřebám zaměstnavatele a dostatečně motivovaly zaměstnance. Zároveň tak, aby ohledně jejich struktury a právní povahy vyvstávalo co nejméně otázek a nejasností. Zpravidla se jeví jako vhodnější upravit výkonnostní bonusy jako nárokové, ovšem s tím, že kritéria jejich výpočtu budou zahrnovat nejen správně nastavená hard kritéria (např. osobní prodejní cíle, obrat, zisk, atd.), ale i odpovídající soft kritéria (např. loajalita, komunikace, mlčenlivost, zachovávání dobrého jména, dodržování pracovní kázně a etiky, atd.). Technicky je pak nejvhodnější v pracovní smlouvě pouze odkázat na vnitřní předpis, bonus samotný stanovit tímto vnitřním předpisem a individuální cíle určit zaměstnanci jednostranně dokumentem obdobným mzdovému výměru. Při nastavování bonusového systému je rovněž důležité správně upravit splatnost bonusů a pamatovat na to, že zaměstnavatel potřebuje dostatečný čas pro zhodnocení splnění podmínek bonusu, administrativní úkony a výplatu bonusu.