Employees' entitlements in Poland during the heatwaves

Some employees have returned to stationary work, which can be challenging in itself. It is exacerbated by the difficult weather conditions in which some employees perform their work. Summer holiday season is in full swing and with it the extreme heatwave sweep through Poland and the accompanying extreme weather phenomena is undoubtedly not conducive to working efficiently and is having a negative impact on the well-being of employees.

However, apart from ensuring staff’s  broadly understood  well-being, which, due to the lack of any precise regulations, leave employers room for action limited only by their imagination and finances at a given workplace. From the labour law perspective, the key issue on the employers' side is to ensure the appropriate occupational health and safety conditions ("OHS”).

Ice cold water for employees

Although, the maximum ambient temperature at which work may be performed is not legally defined, employers are obliged to provide employees, free of charge, with appropriate beverages when they work in particularly onerous conditions.

Extreme heatwaves undoubtedly constitute onerous working conditions, which was confirmed in the Regulation of the Council of Ministers of 28th May 1996 on preventive meals and drinks. Thus, employers must provide adequate cold beverages to employees who are employed:

• in hot microclimate conditions where the thermal load (WBGT) exceeds 25°C;
• when working outside, if the temperature exceeds 25°C; and
• at workplaces where the temperature, due to weather conditions, exceeds 28°C.

However, Polish legal provisions do not specify what kind of beverages are to be provided by the employer, but must be provided in an amount that meets the employees’ needs and are available throughout the working day. Therefore, it is up to the employer to decide what kind of beverages are provided, bearing in mind that they should be adapted to the conditions of the work performed and the needs of subordinates.

Air conditioning and adequate ventilation

Currently, increasingly rarely we can find workplaces, in particular offices, without devices which regulate ambient temperature, it should be remembered that their technical condition and efficiency have a significant impact on the place of work.

The Regulation of the Minister of Labour and Social Policy of 26th September, 1997 on general health and safety regulations, in particular its 3rd chapter reminds employers that all fans and air conditioners must be subject to technical inspections and cleaning, in accordance with manufacturers' guidelines, so that they can be used efficiently in workplaces. 
It is worth mentioning that as regards mechanical ventilation with air recirculation, which is commonly used in workplaces, the amount of fresh air should be at a minimum of 10% of the air exchanged. In workplaces, air exchange must be maintained, resulting from the utility needs and functions of these rooms, heat and humidity balance and various pollutants. This is important because despite the lifting of restrictions, we are still functioning at the time of the COVID-19 pandemic and adequate ventilation of  rooms is one of the key factors preventing the spread of the virus.

However, air conditioning should not be overused, because it cannot cause draft or cold, as the minimum temperature in the workplace should be appropriate to the type of work performed - as for work which requires physical effort, it is 14°C, and for light physical work and office work it must no lower than 18°C.

It is worth remembering  not to violate the OHS regulations, which are sanctioned with a fine of PLN 1,000 (approx. EUR 218) up to PLN 30,000 (approx. EUR 6,552).

Shorter working day / change of working hours

Polish labour law provisions do not indicate the facility of an obligatory reduction of the working day or modification of the employees’ working hours, due to extraordinary weather conditions. It is at the sole employers’ discretion to consult any modifications with employees regarding their regular working hours.

Recent days have shown that dynamic weather phenomena very often occurs during the hours when workers return home from their workplace. In the worst case scenario, any accident caused by heavy rainfall, wind or storm in which the employee is involved will be classified as an accident on the way to or from work, which imposes additional obligations on the employer, by virtue of law. As indicated in the Article 57b sec. 3 of the Act of 17th December 1998 on pensions from the Social Insurance Fund, employers are obliged to determine the circumstances and causes of an accident on the way to or at work, by completing an accident card after carrying out the so-called accident procedure.

In order to avoid unwanted events and to take care of the interests of both employees and the employer - the supervisor may make a decision to shorten the employee’s working day due to extraordinary weather conditions, as long as it does not prejudice the work performed and the scope of the employee's duties. It should be remembered that such shortened working day  may not reduce the employee's remuneration or reduce other employment-related entitlement (e.g. the employee meets the conditions for a salary supplement or a monthly bonus). Such shorter working hours is only an employer’s goodwill.

Remote work / employees under special protection

Employers must pay special attention to employees who are particularly sensitive to weather conditions, especially pregnant employees, chronically ill employees or employed seniors. In order to avoid endangering the health of this group of employees, it is worth considering the possibility to instruct them to work remotely on particularly hot or stormy days. It should be remembered that no employee may be discriminated against his / her state of health, nor may be treated less favourably by the employer than the rest of the staff (apart from objective criteria differentiating the situation of individual employees). The solution is an employer’s unilateral instruction / decision to work remotely, which is possible under Article 3 sec. 1 of so-called "Anti-crisis Shield" - during the COVID-19, state of epidemic threat and 3 months afterwards, the employer may instruct the employee to perform remote work.

UPRAWNIENIA PRACOWNICZE W TRAKCIE UPAŁÓW

Część pracowników wraca do stacjonarnej formy świadczenia pracy, co już samo w sobie stanowi wyzwanie, które potęgowane jest trudnymi warunkami atmosferycznymi, w jakich tę pracę świadczą. Sezon wakacyjny w pełni, a wraz z nim przetaczająca się przez Polskę fala ekstremalnych upałów i towarzyszące im gwałtowne zjawiska pogodowe niewątpliwie nie sprzyjają efektywności pracy i dobremu samopoczuciu pracowników. 

Jednakże poza dbaniem o szeroko pojęty dobrostan załogi (tzw. well-being), który z uwagi na brak jakichkolwiek konkretnych regulacji prawnych, pozostawia pracodawcom pole do działania ograniczone jedynie ich wyobraźnią i finansami danego zakładu pracy, to z prawno-pracowniczego punktu widzenia najistotniejszym obowiązkiem leżącym po stronie pracodawców jest zapewnienie w tym czasie odpowiednich warunków bezpieczeństwa i higieny pracy („BHP”). 

Zimna woda zdrowia doda

Wprawdzie nie ma zdefiniowanej maksymalnej temperatury otoczenia, w jakiej praca może być wykonywana, to niewątpliwie pracodawcy są obowiązani zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie napoje. 

Ekstremalne upały niewątpliwie stanowią uciążliwe warunki pracy, co potwierdzone zostało w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. ws. profilaktycznych posiłków i napojów. Zatem pracodawcy muszą zapewnić odpowiednie zimne napoje pracownikom zatrudnionym:

• w warunkach gorącego mikroklimatu, w którym obciążenie termiczne (WBGT) przekracza 25°C;
• przy pracach na otwartej przestrzeni, jeśli temperatura przekracza 25°C oraz 
• na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28°C. 

Przepisy jednak nie wskazują jakiego rodzaju napoje mają być dostarczane przez pracodawcę, ale zaznaczamy, że muszą być one zapewnione w ilości zaspokajającej potrzeby pracowników oraz dostępne w ciągu całego dnia pracy. Zatem, to do pracodawcy należy decyzja w tym zakresie, pamiętając, że powinny być one dostosowane do warunków wykonywanej pracy i potrzeb podwładnych.

Klimatyzacja i odpowiednia wentylacja

Obecnie coraz rzadziej spotyka się już zakłady pracy, w szczególności biura, bez urządzeń regulujących temperaturę otoczenia, to należy pamiętać, że ich stan techniczny i sprawność mają niebagatelny wpływ na miejsce świadczenia pracy.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. ws. ogólnych przepisów BHP, a w szczególności jego trzeci rozdział, przypomina pracodawcom, że wszelkie wentylatory i klimatyzatory muszą podlegać swoistym przeglądom technicznym i czyszczeniu, zgodnie z wytycznymi producentów, tak aby sprawnie służyły w zakładach pracy. Warto zaznaczyć, że w przypadku wentylacji mechanicznej z recyrkulacją powietrza często stosowanej w zakładach pracy, ilość powietrza świeżego powinna wynosić min. 10% wymienianego powietrza. W pomieszczeniach pracy powinna być zapewniona wymiana powietrza wynikająca z potrzeb użytkowych i funkcji tych pomieszczeń, bilansu ciepła i wilgotności oraz rozmaitych zanieczyszczeń. Jest to o tyle istotne, ponieważ mimo znoszenia restrykcji, w dalszym ciągu funkcjonujemy w momencie pandemii spowodowanej COVID-19, a odpowiednia wentylacja pomieszczeń jest jednym z kluczowych czynników zapobiegających rozprzestrzenianiu się wirusa.

Nie należy jednak nadmiernie używać klimatyzacji, bowiem nie może ona powodować przeciągów czy wyziębienia, a minimalna temperatura w pomieszczeniu pracy powinna być odpowiednia do rodzaju świadczonej pracy – w przypadku pracy wymagającej znacznego wysiłku fizycznego pracowników to min. 14°C, a w przypadku lekkiej pracy fizycznej i pracy biurowej nie może być ona niższa niż 18°C.

Warto o tym pamiętać, aby nie narazić się na naruszenia przepisów BHP, które sankcjonowane są grzywną w wysokości od 1.000 PLN do nawet 30.000 PLN.

Krótszy dzień pracy / zmiana godzin pracy

Przepisy prawa pracy nie wskazują na możliwość obowiązkowego skrócenia dnia pracy bądź modyfikacji godzin pracy pracowników, z uwagi na szczególne warunki atmosferyczne. Leży więc w wyłącznej gestii pracodawców, aby porozumieć się z pracownikami co do odstępstw od regularnego czasu pracy. 

Ostatnie dni pokazały, że dynamiczne zjawiska pogodowe mają często miejsce w godzinach powrotów pracowników z miejsca pracy do domów. W najgorszym scenariuszu, jakikolwiek wypadek spowodowany silnymi opadami, wiatrem czy burzą, w którym uczestniczył pracownik, kwalifikowany będzie, jako wypadek w drodze do lub z pracy, co z mocy prawa nakłada na pracodawcę dodatkowe obowiązki. Jak wskazuje art. 57b ust. 3 Ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych to pracodawcy są zobowiązani do ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku w drodze do lub w pracy, wypełniając kartę wypadku po przeprowadzeniu tzw. procedury powypadkowej.

Celem uniknięcia niepożądanych zdarzeń oraz zadbania o interesy zarówno pracowników, jak i pracodawcy – decyzją przełożonego można skrócić dzień pracy z uwagi na trudne warunki pogodowe, o ile nie spowoduje to uszczerbku dla wykonywanej pracy i zakresu obowiązków pracownika. Należy pamiętać, że takie wcześniejsze zwolnienie nie może spowodować obniżenia wynagrodzenia pracownika, ani obniżyć pozostałych uprawnień prawno-pracowniczych (np. spełnienia przez pracownika warunków do dodatku do wynagrodzenia czy bonusu miesięcznego). Takie skrócenie dnia pracy jest wyłącznie wyrazem dobrej woli ze strony pracodawcy.

Praca zdalna / pracownicy szczególnie chronieni

Pracodawcy muszą zwrócić szczególną uwagę na pracowników szczególnie wrażliwych na warunki atmosferyczne, przede wszystkim na pracownice w ciąży, pracowników przewlekle chorych czy zatrudnionych seniorów. Celem uniknięcia narażenia zdrowia tej grupy pracowników warto zastanowić się nad możliwością polecenia im pracy zdalnej w szczególnie upalne czy burzliwe dni. Należy przy tym pamiętać, że żaden pracownik nie może być dyskryminowany przede wszystkim ze względu na stan zdrowia, ani nie może być gorzej potraktowany przez pracodawcę aniżeli reszta załogi (poza obiektywnymi przesłankami różnicującymi sytuację poszczególnych pracowników). Rozwiązaniem jest tu polecenie przez pracodawcę pracy zdalnej, które obowiązuje na mocy art. 3 ust. 1 tzw. „Tarczy Antykryzysowej” – w okresie stanu epidemii z powodu COVID-19, zagrożenia takim stanem oraz 3 miesięcy po ich odwołaniu, pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej.