Author
Marta Janowska

Marta Janowska

Senior associate

Read More
Author
Marta Janowska

Marta Janowska

Senior associate

Read More

18 June 2020

Is it now worthwhile implementing the procedures for whistleblowers to report irregularities?

The procedures for whistleblowers to report irregularities are still rare in Poland. The adopted Directive on the protection of whistleblowers should change this at some point in time. However, does one need to wait in Poland until the EU regulations are implemented to create a well-functioning procedure for reporting irregularities? The significant added value of these procedures is the fact that they ultimately protect companies from loss of reputation, but also from loss of real resources which disappear as a result of committing various forms of abuse and irregularities. This is all the more important in times of crisis caused by the Covid-19 pandemic.

Despite the appearance of successive bills which regulate the protection of whistleblowers in Poland, no effective regulation has been adopted as yet. The Directive on the protection of whistleblowers who report infringements of Union law, adopted in 2019, should strengthen the Polish legislative activity in this area, which we expect to continue this year. The adoption of the new legislation both on an EU and Polish level should significantly contribute to fighting and detecting corruption and other irregularities. We still do not know the answer to the question to what extent the Polish legislator will provide protection for whistleblowers. Nevertheless, it is worthwhile preparing a company for this undertaking, especially in terms of building an appropriate organisational culture. If you employ more than 50 employees, you will not evade implementing a whistleblowing reporting system.

How does Polish society perceive the phenomenon of reporting irregularities?

Giving the protection of a whistleblower an appropriate rank, both on the European and national level, should broaden the knowledge and certainly, in time, although slowly, change somewhat the perception of this phenomenon in Poland. So far, it is not good. The recent report of the Batory Foundation, published in 2019, entitled "The oppressed, admired and... deserving protection. Poles about whistleblowers. Report from the public opinion poll" draws one’s attention to the current aspects of the social understanding of this phenomenon. Polish people generally support key solutions to protect whistleblowers. At the same time, the survey shows that the Polish are unable to define what it is to act in the public interest (in the sense of the interest of the state or community, which is the working environment). For this reason, they are inclined to turn a blind eye to abuse in the workplace. However, the main factor which demotivates them to report irregularities, both internally and externally from  the organisation (to the media or competent authorities), is still the fear of being ostracised from their community and being recognised as a snitch, as well as  the fear of being dismissed from work or the appearance of other retaliatory actions. This report certainly provides an interesting insight into systems for reporting irregularities and it should be used in Compliance training programs and campaigns which accompany the implementation and strengthening of internal systems for reporting irregularities in organisations.

Business secrets and whistleblowing

Pursuant to the Act on Combating Unfair Competition (regulations in force since September 2018), disclosure, use or acquisition of information which can be construed as a business secret does not constitute an act of unfair competition if it was done with the aim of disclosing irregularities, misconduct or actions in violation of the law to protect the public interest. Thus, a business secret may be leaked as part of the disclosure of irregularities if the public interest is also protected. It is therefore worth building an internal system to report irregularities so that a potential whistleblower can use this channel in the first instance and not necessarily go straight to external bodies with his information.

The above clearly shows how much the regulations on the protection of whistleblowers in Poland and educational and communication campaigns are needed today, both for systems to report irregularities, but also with regards to the basis of ethics, the common good or the public interest, as well as creating a proper organisational culture in enterprises and in the state, enabling the appropriate formation of systems for reporting irregularities. As the PWC Report of 2020 shows promoting the importance of whistleblowers in detecting an economic crime in companies is very much needed in Poland. Experts are concerned about the significant decrease in the amount of abuse identified as a consequence of whistleblowers reporting irregularities - from 45% in 2018 to only 6% in the current edition of the survey (compared to 16% worldwide). The procedures for reporting irregularities should therefore be implemented now without waiting to implement the Directive into Polish law. Bearing in mind the protection of whistleblowers. So, let’s get to work!

What should the procedure for reporting irregularities contain?

According to the Directive, procedures for internal reporting irregularities should in particular include the following elements:

1

Channels to receiving reports designed, established and operated in a safe manner so as to protect the confidentiality;

2

Confirmation sent to the whistleblower within seven days of receipt;

3

Assigning an impartial person or an impartial department competent to prepare follow up reports, whereas it may be the same person or department which accepts the reports,

4

Following up with due diligence by the designated person or the designated department;

5

Following up with due diligence if national law provides for such follow-up, in relation to anonymous reports;

6

A reasonable period of time to provide feedback, not exceeding three months;

7

Providing clear and easily accessible information on the procedures for submitting external reports to the competent authorities.


Czy warto wdrażać już procedury zgłaszania nieprawidłowości przez sygnalistów?

Procedury zgłaszania nieprawidłowości przez sygnalistów to wciąż rzadkość w Polsce. Przyjęta Dyrektywa w sprawie ochrony sygnalistów powinna to w pewnej perspektywie czasowej zmienić. Czy jednak trzeba czekać w Polsce aż do wdrożenia przepisów unijnych, by stworzyć w firmie dobrze funkcjonującą procedurę zgłaszania nieprawidłowości? Ogromną wartością dodaną tych procedur jest fakt, że docelowo chronią one firmy przed utratą reputacji, ale także utratą realnych środków, które tracone są w wyniku popełniania różnego rodzaju nadużyć i nieprawidłowości. Tym bardziej jest to ważne w dobie kryzysu spowodowanego Pandemią Covid-19.

Mimo pojawienia się kolejnych projektów ustaw regulujących zagadnienie ochrony sygnalistów (ang. whistleblowers) w Polsce, brak do tej pory skutecznie przyjętej regulacji. Uchwalona w 2019 roku Dyrektywa w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii, powinna wzmocnić polskie działania ustawodawcze w tym obszarze, których spodziewamy się jeszcze w tym roku. Przyjęcie nowych przepisów zarówno na poziomie UE jak i w Polsce powinno znacznie przyczynić się do zwalczania i wykrywania korupcji i innych nieprawidłowości. Wciąż nie znamy odpowiedzi na pytanie, w jakim zakresie polski ustawodawca zapewni ochronę sygnalisty. Nie mniej jednak warto już przygotować firmę do tego przedsięwzięcia, zwłaszcza w aspekcie budowania odpowiedniej kultury organizacyjnej. Jeśli zatrudniasz ponad 50 pracowników nie uchylisz się od wdrożenia systemu zgłaszania nieprawidłowości.

Jak Polacy postrzegają zjawisko zgłaszania nieprawidłowości?

Nadanie ochronie sygnalisty odpowiedniej rangi, zarówno na poziomie europejskim jak i krajowym, powinno poszerzyć wiedzę, a z pewnością z czasem -  choć powoli - zmienić nieco optykę tego zjawiska w Polsce. Póki co, nie jest dobrze. Opublikowany w 2019 roku ostatnio raport Fundacji Batorego „Gnębieni, podziwiani i... zasługujący na ochronę. Polacy o sygnalistach Raport z badania opinii publicznej” zwraca uwagę na aktualne aspekty społecznego pojmowania tego zjawiska. Polacy generalnie popierają kluczowe rozwiązania dotyczące ochrony sygnalistów. Sondaż pokazuje jednocześnie, że Polacy nie potrafią określić, czym jest działanie w interesie społecznym (w sensie interesu państwa lub społeczności, jaką jest środowisko pracy). Z tego powodu są skłonni do przymykania oczu na nadużycia w miejscach pracy. Jednak głównym czynnikiem demotywującym ich do zgłaszania nieprawidłowości, zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji (do mediów czy do właściwych organów), jest wciąż niezmiennie obawa przed ostracyzmem otoczenia i uznaniem za donosiciela oraz obawa o zwolnienie z pracy czy pojawienie się innych działań odwetowych. Raport ten z pewnością wnosi ciekawe spojrzenie na systemy zgłaszania nieprawidłowości i warto wykorzystywać go w programach i kampaniach szkoleniowych Compliance, towarzyszących wdrażaniu i umacnianiu wewnętrznych systemów zgłaszania nieprawidłowości w organizacjach.

Tajemnica przedsiębiorstwa a zgłaszanie nieprawidłowości

Zgodnie z ustawą o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (przepisy obowiązujące od września 2018 roku) ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, nie stanowi czynu nieuczciwej konkurencji, o ile nastąpiło w celu ujawnienia nieprawidłowości, uchybienia czy działania z naruszeniem prawa dla ochrony interesu publicznego. Oznacza to, że w ramach ujawniania nieprawidłowości, jeśli jednocześnie chroniony jest interes publiczny można ujawnić tajemnicę przedsiębiorstwa. Warto zatem zbudować wewnętrzny system zgłaszania nieprawidłowości po to, by potencjalny sygnalista wykorzystał ten kanał w pierwszej kolejności, a nie koniecznie udał się ze swoimi informacjami od razu do organów zewnętrznych.

Powyższe wskazuje dobitnie, jak bardzo potrzebne są dziś przepisy o ochronie sygnalisty w Polsce oraz kampanie edukacyjne i komunikacyjne zarówno w odniesieniu do systemów zgłaszania nieprawidłowości, ale także podstaw etyki, dobra wspólnego czy interesu publicznego, a także tworzenie właściwej kultury organizacyjnej w przedsiębiorstwach i w państwie, umożliwiających odpowiednie ukształtowanie systemów zgłaszania nieprawidłowości. Jak pokazuje raport PWC z 2020 r. promocja znaczenia sygnalistów w wykrywaniu przestępstw gospodarczych w firmach jest w Polsce bardzo potrzebna. Ekspertów niepokoi duży spadek liczby nadużyć zidentyfikowanych jako konsekwencja zgłoszenia nieprawidłowości przez sygnalistów - z 45% w 2018 r. do zaledwie 6% w obecnej edycji badania (w porównaniu z 16% na świecie). Procedury zgłaszania nieprawidłowości powinny zatem być wdrażane już teraz nie czekając na implementację dyrektywy do prawa polskiego. Pamiętając o zapewnieniu ochrony sygnalistom. Zatem do dzieła!

Co powinna zawierać procedura zgłaszania nieprawidłowości?

Zgodnie z Dyrektywą procedury wewnętrznego zgłaszania nieprawidłowości powinny obejmować w szczególności następujące elementy:

1

kanały przyjmowania zgłoszeń zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w bezpieczny sposób zapewniający ochronę poufności tożsamości;

2

potwierdzenie osobie dokonującej zgłoszenia przyjęcia zgłoszenia w terminie siedmiu dni od jego otrzymania;

3

wyznaczenie bezstronnej osoby lub bezstronnego wydziału właściwych do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami, przy czym może to być ta sama osoba lub ten sam wydział, które przyjmują zgłoszenia;

4

podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych przez wyznaczoną osobę lub wyznaczony wydział;

5

podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych, jeżeli prawo krajowe przewiduje takie działania, w odniesieniu do zgłoszeń anonimowych;

6

rozsądny termin na przekazanie informacji zwrotnych, nieprzekraczający trzech miesięcy;

7

zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów.


Call To Action Arrow Image

Latest insights in your inbox

Subscribe to newsletters on topics relevant to you.

Subscribe
Subscribe

Related Insights

Fragment of a multi colored glass facade
Poland

COVID-19 Alert Book

24 April 2020

by multiple authors

Click here to find out more