Company bodies meetings during COVID-19 and quarantine times

Due to the unexpected emergence of an untypical situation for the day-to-day business of declaring an epidemic emergency both in Poland and in most EU countries, companies and their bodies must face a new reality in their daily work and take up the challenge of acting as close to normal as possible. Especially given the fact that even an emergency situation does not release from a number of obligations provided for in the provisions of law.

One such obligation, usually performed in the second quarter of the calendar year, is to approve the financial year. The vast majority of Polish businesses consider the calendar year as their financial year. The beginning of the "season" of ordinary shareholders' meetings or ordinary general meetings overlapped this year with the announcement of an epidemic hazard. This makes it impossible to carry out such meetings the regular manner and in accordance to sanitary recommendations.

How to hold a meeting of a company’s bodies during the coronavirus (COVID-19) and quarantine times?

Due to the unexpected emergence of an untypical situation for the day-to-day business of declaring an epidemic emergency both in Poland and in most EU countries, companies and their bodies must face a new reality in their daily work and take up the challenge of acting as close to normal as possible. Especially given the fact that even an emergency situation does not release from a number of obligations provided for in the provisions of law.

One such obligation, usually performed in the second quarter of the calendar year, is to approve the financial year. The vast majority of Polish businesses consider the calendar year as their financial year. The beginning of the "season" of ordinary shareholders' meetings or ordinary general meetings overlapped this year with the announcement of an epidemic hazard. This makes it impossible to carry out such meetings the regular manner and in accordance to sanitary recommendations.

Approval of financial statements is not the only activity for which the general meeting or shareholders' meeting needs to be active. Given the risk of recession, it is very likely that many shareholders of companies for whom the present situation may give an impulse to liquidity needs as a way to support their companies financially, which, in turn, may require the adoption of resolutions by shareholders' meetings or general meetings; often in the presence of a notary public.

The presence of a larger number of shareholders at a general meeting or a shareholders' meeting may simply be irreconcilable with the need to maintain the requirements of epidemic safety.

Shareholders meeting in the limited liability company

According to the currently binding provisions of the Commercial Companies Code ("CCC"), the Articles of Association may permit participation in a shareholders' meeting using electronic means of communication, which includes in particular: (i) real-time transmission of a shareholders' meeting; (ii) real- time bilateral communication where shareholders may take the floor during a shareholders' meeting from a place other than the venue of the meeting; (iii) exercising the right to vote in person or by a proxy before or during a shareholders' meeting. Where the Articles of Association permit participation in the shareholders' meeting using electronic means of communication, participation in the shareholders' meeting may only be subject to such requirements and restrictions as are necessary to identify the shareholders and ensure the security of electronic communication. It is therefore possible to use both video-conferencing and teleconferencing as well as acting through a proxy. Use of such remote solutions requires the Articles of Association to contain provisions that allow so.

If the Articles of Association have not been adapted to remote solutions, in limited liabilities companies (sp.z.o.o) where it is possible to reach a consensus on adopting resolutions without holding a "traditional" shareholders' meeting, the procedures provided for in Article 227 § 2 of CCC may be used, i.e. adoption of unanimous resolutions in writing (shareholders agree in writing to the provision to be adopted) or voting in writing. It is worth mentioning that as of 1 March 2019 the possibility to vote in writing also applies to annual resolutions, i.e. resolutions which have so far been adopted at ordinary shareholders' meetings, which have traditionally had to be held before. Therefore, in a situation of an epidemic threat, a practical solution is for the management boards of the companies to obtain, sufficiently in advance, the written consent of all shareholders to vote in writing and, with that, to carry out the approval of the financial year 2019, to grant vote of approval and, if necessary, to appoint members of the company's bodies for subsequent/new terms.

General meeting in a public limited company

The use of electronic means of communication in a public limited company (S.A.) has already been introduced at the stage of organisation of a general meeting. However, it must result from the provisions of Statute. Proposed amendments to the provisions of CCC should extend this possibility (of holding a general meeting with shareholders and members of the governing bodies participating remotely) for all companies where the Statute do not prohibit such a method.

Please note that the announcement of convening a general meeting should contain information about: (i) the manner of exercising the voting right by proxy, including in particular the forms used to vote by proxy, and the manner of notifying the company by electronic means of communication of the appointment of a proxy, (ii) the possibility and manner of participating in the general meeting by electronic means of communication, (iii) the manner of expressing opinions during the general meeting by electronic means of communication, (iv) the manner of exercising the voting right by mail or by electronic means of communication.

As in the case of a limited liability company, also in a public limited company, the possibility of holding a general meeting using electronic means of communication must be provided for in the Statutes and the details should be regulated in the rules of the general meeting. If this condition is met and the Statutes make it possible, then it is possible to use both video-conference and tele-conference technology. For shareholders to participate in the general meeting may only be subject to requirements and restrictions which are necessary to identify shareholders and ensure the security of electronic communication. Shareholders also have the possibility to contact the company via a distant manner in connection with the convened general meeting. A shareholder or shareholders of a public company who represent at least one twentieth of the share capital may, prior to the date of the general meeting, submit, in writing or using electronic means of communication, draft resolutions to the company which concern the matters on the agenda of the general meeting or matters to be included in the agenda. The Company shall immediately announce the draft resolutions on its website.

In addition the Company's Statute may authorize the shareholders to represent less than one-twentieth of the share capital to request that certain matters be put on the agenda of the next general meeting of shareholders and to submit to the Company in writing or using electronic means of communication draft resolutions concerning matters put on the agenda of the general meeting of shareholders or matters which are to be put on the agenda.

In the current situation, it seems advisable to enable shareholders to participate in the general meeting and exercise their voting rights by proxy. Shareholders and the company may entrust the role of a proxy holder to one professional adviser appointed by the company, exercising the profession of advocate or attorney at law. In such a case, the relationship of the mandate (and duty of care) would link the advocate (attorney at law) with the company and would concern the facility of holding the general meeting by exercising the shareholders' powers of attorney, according to their instructions. The proxy would be present in a notary's office or in the registered office of the company or even in the law office of that proxy, in the presence of a notary (if possible; such proxy may also act as the chairman of the general meeting) and would exercise the voting rights of all shareholders who would grant him a power of attorney. The course of the general meeting may be broadcasted and allow both remote presence of members of the authorities (management board and supervisory board) and the option for shareholders to ask questions. A possible introduction of changes to the content of draft resolutions of the general meeting, as compared to the content of published drafts, for which shareholders have drawn up voting instructions, would require an announcement of a break in the general meeting, in order to enable a possible change in the content of the instructions issued by the shareholders. The current regulations, concerning both written and remote voting, do not seem to fully meet the challenges posed by the current situation to the companies. In particular, since the possibility of voting by mail has been introduced in the act by referring to the "general meeting bylaws (regulamin walnego zgromadzenia)", a previously unknown to CCC corporate document, whose status is at least doubtful (a violation of the bylaws does not result in the right to challenge a resolution).

Therefore, we recommend that if it is necessary to hold a general meeting during a state of epidemic hazard, state of epidemy or even a state of emergency considered by the government, to use the institution of a proxy nominated by the company and the possibility to make the course of a general meeting available by means of video and audio broadcasting from several simultaneous locations where members of the authorities and shareholders would be located. Thus, without waiting for statutory changes, a practical possibility of holding general meetings would arise.

We would like to point out that regardless of the form of holding a meeting, in the case of limited liability companies, the presence of the chairman of the shareholders’ meeting and a minutes secretary is required (and if required, a notary public), and in the case of joint-stock companies, the chairman of the general meeting and a notary public.

Urgent amendment of CCC regulations with regard to the form of meetings of supervisory boards and management boards

The current regulations do not allow the collegial management boards of capital companies to adopt resolutions by remote or circular means.

The proposed statutory changes are to change this state of affairs. In a situation where members of the authorities can be subject to either formal or even de facto quarantine and with movement restrictions, it has become necessary to allow the boards of directors to act in an emergency situation.

Supervisory boards may operate remotely, i.e. by means of direct remote or written communication forms, only if the Articles of Association or the Statutes allow for this possibility (except that resolutions concerning the election of the chairman and vice-chairman of the supervisory board, the appointment of a member of the management board and the dismissal and suspension of these persons from their duties are excluded). Furthermore, a resolution adopted in this manner is only valid if all members of the supervisory board have been notified of the content of the draft resolution. This provision is internally inconsistent. It combines written resolutions with distance voting, using means of distance communication. It is hoped that it will change on the occasion of the current, rapid, amendment.

The Ministry of State Assets ("MAP") has accelerated work on the CCC reform, at least in the part concerning the introduction of the possibility to hold remote meetings of supervisory boards and management boards of capital companies. Such a possibility will exist "by default"; its exclusion will require an explicit provision in the Articles of Association or the Statute. According to the statements of MAP's representatives, the intention of the authors of the amendment under preparation is that all decisions, including those concerning the casting of management boards, may be taken by circulation. This means that the possibility of adopting resolutions without holding a "traditional" meeting of the authority (i.e. a direct meeting of its members) will be introduced to the provisions of CCC, which in the vast majority of cases will translate into an automatic possibility to apply this solution in practice.

In situations where the currently applicable internal bylaws of management boards or supervisory boards specifically regulate the conditions for adopting resolutions, they should be analysed in terms of the need to change them, if necessary.

Press releases (Dziennik Gazeta Prawna) indicate that an amendment to the regulations could be passed at the next Sejm meeting, which would be advisable due to the prevailing pandemic situation. We postulate introducing these regulations with retroactive effect. This is possible under the Constitution of the Republic of Poland. Appropriate transitional and entry into force provisions must be drafted in an appropriate manner and have a proper axiological rationale.

Conclusion

Until the aforementioned amendment to CCC comes into force, the content of the company's Articles of Association and Statutes shall first be thoroughly analysed in terms of the possibility of adopting resolutions remotely, communicating with the company and participating in a shareholders' meeting or a general meeting. If the Articles of Association or Statue do not provide for the facility to use other forms of body meetings than a face-to-face meeting, it is worth considering implementing such solutions in the company's corporate documents; however, it should be noted that due to the need to carry out the procedure required for amending the Articles of Association (Statues) and registering the change in the National Court Register, this may prove to be time-consuming and thus difficult. A practical solution is to grant a power of proxy and coordinate this process by the companies, additional transmission of the meeting or, in the case of a limited liability company, consent to a written vote.

It is possible that the law will come into force retroactively. Rather, it should be pointed out that while waiting for such a solution, we suggest paying attention to the communications from MAP. From our part, we will keep you informed. We are also ready to provide you with assistance in preparation and convening of general meetings of joint stock companies without physical presence of shareholders as well as broadcasting of such a meeting to the entitled and registered participants thereof.

W związku z pojawieniem się nietypowej dla codziennej działalności sytuacji związanej z ogłoszeniem stanu zagrożenia epidemicznego zarówno w Polsce (gdzie ogłoszono stan epidemii), jak i większości krajów UE, spółki oraz ich organy muszą w codziennej pracy zderzyć się z nową rzeczywistością i podjąć wyzwanie działania jak najbardziej zbliżonego do normalności. Tym bardziej, że nawet nadzwyczajna sytuacja nie zwalnia z szeregu obowiązków przewidzianych w przepisach ustaw.

Jednym z takich obowiązków, wykonywanych zazwyczaj w drugim kwartale roku kalendarzowego, jest zatwierdzenie zamknięcia roku obrotowego. Znakomita większość polskich podmiotów gospodarczych za rok obrotowy uznaje rok kalendarzowy. Początek ”sezonu” zwyczajnych zgromadzeń wspólników czy zwyczajnych walnych zgromadzeń nałożył się w tym roku na ogłoszenie stanu zagrożenia epidemicznego. Uniemożliwia to przeprowadzenie tychże zgodnie z zaleceniami sanitarnymi.

Jak przeprowadzić posiedzenie organu spółki kapitałowej w czasach koronawirusa (COVID-19) i kwarantanny?

W związku z pojawieniem się nietypowej dla codziennej działalności sytuacji związanej z ogłoszeniem stanu zagrożenia epidemicznego zarówno w Polsce (gdzie ogłoszono stan epidemii), jak i większości krajów UE, spółki oraz ich organy muszą w codziennej pracy zderzyć się z nową rzeczywistością i podjąć wyzwanie działania jak najbardziej zbliżonego do normalności. Tym bardziej, że nawet nadzwyczajna sytuacja nie zwalnia z szeregu obowiązków przewidzianych w przepisach ustaw.

Jednym z takich obowiązków, wykonywanych zazwyczaj w drugim kwartale roku kalendarzowego, jest zatwierdzenie zamknięcia roku obrotowego. Znakomita większość polskich podmiotów gospodarczych za rok obrotowy uznaje rok kalendarzowy. Początek ”sezonu” zwyczajnych zgromadzeń wspólników czy zwyczajnych walnych zgromadzeń nałożył się w tym roku na ogłoszenie stanu zagrożenia epidemicznego. Uniemożliwia to przeprowadzenie tychże zgodnie z zaleceniami sanitarnymi.

Zatwierdzenie sprawozdań finansowych to nie jedyna czynność, do której potrzeba aktywności walnego zgromadzenia lub zgromadzenia wspólników. Biorąc pod uwagę ryzyko recesji, jest wysoce prawdopodobne, że wielu akcjonariuszy czy wspólników spółek, dla których zaistniała sytuacja może rodzić potrzeby płynnościowe, będzie chciało wesprzeć finansowo swoje spółki, co może wymagać podjęcia uchwał przez zgromadzenia wspólników czy walne zgromadzenia; często w obecności notariusza.

Pogodzenie obecności na walnym zgromadzeniu czy zgromadzeniu wspólników większej liczby wspólników i akcjonariuszy z jednoczesnym zachowaniem wymogów bezpieczeństwa epidemicznego, może być po prostu niemożliwe.

Zgromadzenie wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością

Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami kodeksu spółek handlowych („ksh”) umowa spółki może dopuszczać udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, co obejmuje w szczególności: (i) transmisję obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym; (ii) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników; (iii) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników. W przypadku gdy umowa spółki dopuszcza udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, udział wspólników w zgromadzeniu wspólników może podlegać jedynie wymogom i ograniczeniom, które są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Możliwe jest zatem skorzystanie zarówno z videokonferencji, jak i telekonferencji, a także działanie przez pełnomocnika. Warunkiem skorzystania z powyższych rozwiązań jest ich dopuszczenie zawarcie w umowie spółki.

W przypadku, w którym umowa spółki nie została dostosowana do rozwiązań zdalnych, w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, w których możliwy jest konsensus w sprawie podjęcia uchwał bez odbycia ,,tradycyjnego” zgromadzenia wspólników, można skorzystać z trybów przewidzianych przez art. 227 § 2 ksh, czyli powzięcie jednomyślnych uchwał w trybie pisemnym (wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte) albo głosowanie pisemne. Warto zaznaczyć, że od 1 marca 2019 r. możliwość głosowania pisemnego dotyczy również uchwał rocznych, czyli takich, które dotychczas były podejmowane na zwyczajnych zgromadzeniach wspólników, którego odbycie w sposób tradycyjny było wcześniej koniecznością. W sytuacji stanu epidemii praktycznym rozwiązaniem jest zatem uzyskanie przez zarządy spółek, odpowiednio wcześniej, pisemnej zgody wszystkich wspólników na głosowanie pisemne i w ten sposób przeprowadzenie zatwierdzenia roku obrotowego 2019, udzielenie absolutoriów oraz, w przypadku w którym będzie to konieczne, powołanie członków organów spółki na kolejne/nowe kadencje.

Walne zgromadzenie w spółce akcyjnej

Wykorzystywanie środków komunikacji elektronicznej w publicznej spółce akcyjnej może dotyczyć już etapu organizacji walnego zgromadzenia. Musi to jednak wynikać z postanowień statutu. Proponowane zmiany przepisów ksh powinny rozszerzyć tę możliwość (przeprowadzenia walnego zgromadzenia ze zdalnym uczestniczeniem akcjonariuszy i członków władz) na wszystkie spółki, w których statut nie zabrania takiego sposobu jego odbycia.

Przypomnijmy, że ogłoszenie o zwołaniu walnego zgromadzenia powinno zawierać informacje o: (i) sposobie wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika, w tym w szczególności o formularzach stosowanych podczas głosowania przez pełnomocnika, oraz sposobie zawiadamiania spółki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej o ustanowieniu pełnomocnika, (ii) możliwości i sposobie uczestniczenia w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, (iii) sposobie wypowiadania się w trakcie walnego zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, (iv) sposobie wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Podobnie jak w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością również w spółce akcyjnej możliwość odbywania walnego zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej musi być przewidziane w statucie, a szczegóły powinien regulować regulamin walnego zgromadzenia. Jeżeli ten warunek został spełniony i umożliwia to statut, wówczas możliwe jest skorzystanie zarówno z wideokonferencji, jak i telekonferencji. Udział akcjonariuszy w walnym zgromadzeniu może podlegać jedynie wymogom i ograniczeniom, które są niezbędne do identyfikacji akcjonariuszy i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.

Możliwość kontaktowania się ze spółką na odległość w związku ze zwołanym walnym zgromadzeniem mają również akcjonariusze. Akcjonariusz lub akcjonariusze spółki publicznej reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą przed terminem walnego zgromadzenia zgłaszać spółce na piśmie lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad walnego zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad. Spółka niezwłocznie ogłasza projekty uchwał na stronie internetowej.

Dodatkowo, statut może upoważnić do żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad najbliższego walnego zgromadzenia oraz do zgłaszania spółce na piśmie lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad walnego zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad, akcjonariuszy reprezentujących mniej niż jedną dwudziestą kapitału zakładowego.

W obecnej sytuacji wydaje się wskazane, aby umożliwić akcjonariuszom uczestnictwo w walnym zgromadzeniu i wykonywanie prawa głosu przez pełnomocnika. Rolę pełnomocnika akcjonariusze i spółka mogą powierzyć jednemu, wskazanemu przez spółkę, profesjonalnemu doradcy, wykonywującemu zawód adwokata lub radcy prawnego. W takim przypadku stosunek zlecenia łączyłby adwokata (radcę prawnego) ze spółką (i w stosunku do niej miałby on "duty of care") i dotyczyłby umożliwienia odbycia walnego zgromadzenia przez wykonywanie pełnomocnictw akcjonariuszy, zgodnie z treścią ich instrukcji. Pełnomocnik byłby obecny w kancelarii notarialnej czy w siedzibie spółki czy nawet kancelarii tego pełnomocnika, w obecności notariusza (o ile to możliwe; taki pełnomocnik może pełnić także funkcję przewodniczącego walnego) i wykonywałby prawo głosu wszystkich akcjonariuszy, którzy udzieliliby mu pełnomocnictwa. Przebieg walnego zgromadzenia, może być transmitowany i umożliwiać zarówno zdalną obecność członków władz (zarządu i rady nadzorczej), jak i zadawanie pytań przez akcjonariuszy, którzy udzielili pełnomocnictwa. Ewentualne wprowadzenie zmian do treści projektów uchwał walnego zgromadzenia, w stosunku do treści projektów opublikowanych, co do których akcjonariusze sporządzili instrukcję do głosowania, wymagałoby ogłoszenia przerwy w walnym zgromadzeniu, w celu umożliwienia ewentualnej zmiany treści wydanych przez akcjonariuszy instrukcji. Obecne regulacje, dotyczące zarówno głosowania pisemnego, jak i głosowania zdalnego, nie wydają się w pełni odpowiadać wyzwaniom, jakie postawiła obecna sytuacja przed spółkami.

Zwłaszcza, że możliwość korespondencyjnego głosowania została wprowadzona przez przywołanie w ustawie „regulaminu walnego zgromadzenia”, dokumentu korporacyjnego wcześniej ksh nie znanemu, a którego status jest co najmniej wątpliwy (naruszenie regulaminu nie skutkuje powstaniem uprawnienia do zaskarżenia uchwały).

Dlatego rekomendujemy, w przypadku konieczności przeprowadzenia walnego zgromadzenia w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego, stanu epidemii czy nawet, rozważanego przez rząd stanu wyjątkowego, skorzystanie z instytucji pełnomocnictwa oraz z możliwości udostępnienia przebiegu walnego zgromadzenia przez emisję obrazu i dźwięku, z kilku jednoczesnych lokalizacji, w których znajdowaliby się członkowie władz i akcjonariusze. W ten sposób, nie oczekując na zmiany ustawowe, powstałaby praktyczna możliwość przeprowadzenia walnych zgromadzeń.

Zwracamy uwagę, że niezależnie od formy odbywania zgromadzenia w przypadku spółek z o.o. wymagana jest obecność przewodniczącego zgromadzenia wspólników i protokolanta (a gdy jest to wymagane, notariusza), zaś w przypadku spółek akcyjnych, przewodniczącego walnego zgromadzenia oraz notariusza.

Pilna nowelizacja przepisów ksh w odniesieniu do formy posiedzeń rad nadzorczych oraz zarządów.

Obecnie obowiązujące przepisy nie dopuszczają podejmowania przez kolegialne zarządy spółek kapitałowych uchwał w trybie zdalnym bądź obiegowym.

Proponowane zmiany ustawowe, mają ten stan zmienić. W sytuacji, gdy członkowie władz mogą być objęci czy to formalną, czy nawet faktyczną kwarantanną oraz przy ograniczeniach w przemieszczaniu się, konieczne stało się umożliwienie zarządom działania w sytuacji nadzwyczajnej.

Rady nadzorcze mogą funkcjonować zdalnie, czyli przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub w trybie pisemnym, tylko jeżeli umowa spółki lub statut dopuszczają taką możliwość (z tym, że wyłączeniu podlegają uchwały dotyczące wyborów przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób). Ponadto, podjęta w tym trybie uchwała jest ważna, wyłącznie w przypadku, w którym wszyscy członkowie rady nadzorczej zostali powiadomieni o treści projektu uchwały. Przepis ten jest wewnętrznie niespójny. Łączy on bowiem podejmowane pisemne uchwały z głosowaniem na odległość, przy zastosowaniu środków komunikacji na odległość. Można wyrazić nadzieję, że przy okazji obecnej, szybkiej, nowelizacji zostanie on zmieniony.

Ministerstwo Aktywów Państwowych („MAP”) przyśpieszyło prace nad reformą ksh, przynajmniej w części dotyczącej wprowadzenia możliwości odbywania zdalnych posiedzeń rad nadzorczych oraz zarządów spółek kapitałowych. Taka możliwość będzie istniała „domyślnie”; jej wyłączenie będzie wymagać wyraźnego, umownego czy statutowego zapisu. Z wypowiedzi przedstawicieli MAP, intencją autorów przygotowywanej nowelizacji jest, aby w trybie obiegowym mogły być podejmowane wszystkie decyzje, również te dotyczące obsady zarządów. Oznacza to, że możliwość podejmowania uchwał bez odbywania „tradycyjnego” posiedzenia organu (tj. bezpośredniego spotkania jego członków), zostanie wprowadzona do przepisów ksh, co w ogromnej większości przypadków przełoży się na automatyczną możliwość zastosowania tego trybu w praktyce.

W sytuacjach, gdy aktualnie obowiązujące wewnętrzne regulaminy zarządów lub rad nadzorczych w sposób szczególny regulują warunki podejmowania uchwał, należy przeanalizować je pod kątem konieczności ich ewentualnej zmiany.

Informacje prasowe (Dziennik Gazeta Prawna) wskazują, że zmiana przepisów ma szanse na uchwalenie już na najbliższym posiedzeniu Sejmu, co byłoby wskazane ze względu na panującą sytuację pandemii. Postulujemy wprowadzenie tych przepisów ze wsteczną mocą obowiązującą. Istnieje taka możliwość na gruncie Konstytucji Rzeczypospolitej. Odpowiednie przepisy przejściowe i o wejściu w życie muszą zostać zredagowane w odpowiedni sposób i mieć należyte aksjologiczne uzasadnienie.

Podsumowanie

Do czasu wejścia w życie wspomnianej powyżej nowelizacji ksh, w pierwszej kolejności należy dokładnie przeanalizować treść umowy spółki oraz statutu pod kątem możliwości zdalnego trybu podejmowania uchwał, komunikowania się ze spółką oraz uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników lub walnym zgromadzeniu. Jeżeli umowa spółki lub statut nie przewidują możliwości korzystania z innych form odbywania posiedzeń organów niż bezpośrednie spotkanie, warto rozważyć kwestię implementacji takich rozwiązań do dokumentów korporacyjnych spółki, przy czym należy pamiętać, że ze względu na konieczność przeprowadzenia trybu wymaganego dla zmiany umowy spółki (statutu) oraz rejestracji zmiany w Krajowym Rejestrze Sądowym, może okazać się to czasochłonne i przez to utrudnione. Rozwiązaniem praktycznym jest udzielenie pełnomocnictw i skoordynowanie tego procesu przez spółki, dodatkowa transmisja obrad albo w przypadku sp. z o.o., zgoda na głosowanie pisemne.

Istnieje możliwość, że ustawa wejdzie z mocą wsteczną. Raczej należałoby wskazać, że oczekując na takie rozwiązanie, sugerujemy zwracanie uwagi na komunikaty ze strony MAP. Ze swojej strony będziemy przekazywać Państwu informacje na bieżąco. Jednocześnie jesteśmy gotowi udzielić wsparcia w organizowaniu walnych zgromadzeń czy zgromadzeń wspólników z wykorzystaniem instytucji pełnomocnictwa i jednoczesnej dwustronnej emisji dźwięku i obrazu do osób uprawnionych do udziału w walnym zgromadzeniu czy zgromadzeniu wspólników.