On 17 May 2023, the EU Pay Transparency Directive (Directive (EU) 2023/970) (the Directive) was published. The Directive aims to promote equal pay for men and women, in particular by introducing pay transparency and strengthened enforcement tools. We previously wrote about this in the context of ESG in 2023. Now that the internet consultation on the draft legislation implementing the Directive has been completed, it is time for a short update.
The pay gap between men and women, but also between employees in the same position, is still an important topic of discussion. Within the European Union, the pay gap between men and women averages around 13%. The aim of the legislation drafted by the Netherlands is to reduce the pay gap between men and women without unnecessarily increasing the administrative burden on employers. The Netherlands stays truest to the Directive in the proposed legislation, meaning that proposed legislation includes only strictly required rules based on the Directive. The internet consultation for this proposed legislation was open from 26 March 2025 to 7 May 2025. The Netherlands must transpose these European rules into national legislation by 7 June 2026, at the latest.
In terms of content, the proposed legislation addresses various aspects that are important to organizations, which are discussed in more detail below.
- Pay structures and job categories
Employers must apply objective, gender-neutral remuneration criteria (e.g., skills, responsibilities, working conditions) and establish categories of equivalent work. Employers are also required to specify the criteria that determine remuneration and career development, and these criteria must be objective and gender-neutral. The basic principle is that positions are no longer compared solely on the basis of job title, but primarily on the basis of value and responsibilities.
- Employee information obligations
Employees may request annual insight into their own remuneration as well as the average pay of colleagues in comparable job categories. In this context, employers must share the aforementioned criteria with employees so that they are aware of the criteria for pay and career development. Employers must provide this information at the employee's request within two months at the latest.
- Transparency when applying for a job
Applicants must be informed of the starting salary, the salary range, and any relevant collective bargaining agreement before they start their work. Informing applicants about the salary during a terms of employment meeting is too late, as applicants need to be able to use this information for salary negotiations. Under the proposed legislation, employers will no longer be allowed to ask applicants about their previous salary in previous positions, which will create a more level playing field in salary negotiations. Employees will be free to discuss their salary, and confidentiality clauses preventing this will no longer be valid. This will make it easier for employees to check whether there is unequal pay for equal work.
- Reporting obligations
Employers will also have reporting obligations. Companies with more than 250 employees must report annually on the gender pay gap. Employers with 100 to 249 employees must do so every three years. The reports must show the size of the pay gap, broken down by base salary, variable pay, and gender of the employees. If the pay gap exceeds 5%, this difference cannot be explained on the basis of objective and gender-neutral criteria, and these differences cannot be remedied within six months, employers must draw up a remuneration evaluation together with the works council or employee representative body in order to address the pay differences.
- Legal protection
The proposed legislation gives the Dutch Labor Inspectorate the power to supervise and impose sanctions in the event of non-compliance with the transparency obligations. This proposed legislation also reverses the burden of proof. If an employee presents facts that may indicate direct or indirect pay discrimination, it is up to the employer to prove that no such discrimination exists.
- Works council
The position of the works council will be strengthened as organizations must involve the works council in determining the category of employees and the criteria used in the wage structure and in the assessment and follow-up of wage reports. Employers must also inform the works council in a timely manner about this information and any pay differences. In this way, the works council can also more actively monitor compliance and, where necessary, engage in the dialogue.
During the internet consultation, a number of concerns were raised about this new legislation. For example, employers fear the administrative burden that the reports will entail. The responses also indicate that it may be challenging to determine job categories in an objective manner and to sufficiently guarantee the privacy of employees when sharing information about salaries. At the same time, the responses acknowledge that this legislation contributes to a culture of transparency and equal opportunities, as employers are required to take a critical look at their remuneration policy and the differences therein.
Points of attention for practice
In practice, this means that employers must prepare for the actions to be taken on the basis of this legislation. A first step is to map out the current remuneration structure within the organization and to establish objective criteria for salaries and career development. Employers should be prepared to answer employee’s questions within the legally required timeframe. By demonstrating that your organization is engaged with this new legislation and actively taking steps to implement it, you will contribute to ESG objectives while also ensuring a positive profile in the labor market. Dutch legislation is not yet final, but the obligations included in the Directive must be implemented in the Netherlands. The theme of the coming years will therefore be preparation, transparency, and change, with a focus on a more equal playing field (in terms of pay) for men and women.
Wet implementatie Richtlijn loontransparantie mannen en vrouwen: een update
Op 17 mei 2023 is de Europese Richtlijn inzake loontransparantie (Richtlijn (EU) 2023/970) (de Richtlijn) gepubliceerd. De Richtlijn heeft als doel gelijke beloning voor mannen en vrouwen te bevorderen, met name door invoering van beloningstransparantie en versterkte handhavingsmechanismen. Eerder in 2023, schreven we hier al over in het kader van ESG. Nu de internetconsultatie voor het wetsvoorstel Wet implementatie Richtlijn loontransparantie mannen en vrouwen is afgerond, is het tijd voor een korte opfriscursus.
De loonkloof tussen mannen en vrouwen, maar ook tussen werknemers binnen dezelfde functie, is nog altijd een belangrijk onderwerp van discussie. Binnen de Europese Unie bedraagt de loonkloof tussen mannen en vrouwen gemiddeld ongeveer 13%. Het doel van het door Nederland gemaakte wetsvoorstel is het verkleinen van de loonverschillen tussen mannen en vouwen, zonder daarbij de administratieve lasten voor werkgevers onnodig te verhogen. Het wetsvoorstel is gebaseerd op een zuivere implementatie van de Richtlijn. Dat betekent dat er alleen regels zijn opgenomen die op grond van de Richtlijn noodzakelijk zijn. Van 26 maart 2025 tot en met 7 mei 2025 stond de internetconsultatie voor dit wetsvoorstel open. Nederland moet deze Europese regels uiterlijk 7 juni 2026 in nationale wetgeving omzetten.
Inhoudelijk gaat het wetsvoorstel in op verschillende aspecten die voor organisaties van belang zijn, die ik onderstaand puntsgewijs zal benomen.
- Loonstructuren en functiegroepen
Werkgevers moeten objectieve, gender-neutrale beloningscriteria hanteren (bijv. vaardigheden, verantwoordelijkheden, arbeidsomstandigheden) en categorieën van gelijkwaardig werk vaststellen. Werkgevers zijn verplicht daarbij ook de criteria te vermelden die bepalend zijn voor het vaststellen van de beloning en loopbaanontwikkeling en die criteria moeten objectief en genderneutraal zijn. Het uitgangspunt is dat functies niet meer alleen op functietitel, maar vooral op waarde en verantwoordelijkheden met elkaar worden vergeleken.
- Informatieverplichtingen werknemers
Werknemers mogen werkgevers jaarlijks om inzicht vragen in hun eigen beloning, maar ook in de gemiddelde beloning van collega’s in een vergelijkbare functiecategorie. In dat kader moeten werkgevers de hiervoor genoemde vastgestelde criteria met werknemers delen, zodat het voor werknemers kenbaar wordt was de criteria zijn voor loon- en loopbaanontwikkeling. Werkgevers moeten deze informatie op verzoek van de werknemer uiterlijk binnen twee maanden verstrekken.
- Transparantie bij solliciteren
Sollicitanten moeten vóór indiensttreding geïnformeerd worden over het startsalaris, de salarisbandbreedte en eventuele relevante cao-bepalingen. Het informeren van sollicitanten over het salaris in een arbeidsvoorwaardengesprek is te laat, omdat een sollicitant deze informatie moet kunnen gebruiken voor loononderhandelingen. Werkgevers mogen sollicitanten op basis van het wetsvoorstel niet langer vragen naar hun eerdere salaris in vorige functies, wat zorgt voor een gelijker speelveld in de salarisonderhandeling. Werknemers mogen vrijuit praten over hun salaris en geheimhoudingsbedingen die hierop zien zijn niet langer geldig. Daarmee wordt het voor werknemers makkelijker om onderling te toetsen of sprake is van ongelijke beloning voor gelijk werk.
- Rapporteringsverplichtingen
Voor werkgevers ontstaan daarnaast rapportageverplichtingen. Ondernemingen met meer dan 250 werknemers moeten ieder jaar verslag doen van de loonkloof tussen mannen en vrouwen. Werkgevers met 100 tot 249 werknemers moeten dit om de drie jaar doen. Uit de rapportages moet blijken hoe groot het verschil in beloning is, uitgesplitst naar basisloon, variabel loon en geslacht van de werknemers. Indien de loonkloof groter is dan 5%, dit verschil niet op basis van objectieve en gender-neutrale criteria is te verklaren en deze verschillen niet binnen een termijn van zes maanden zijn verholpen, dienen werkgevers samen met de ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging een beloningsevaluatie op te stellen om de beloningsverschillen aan te pakken.
- Rechtsbescherming
Het wetsvoorstel geeft de Nederlandse Arbeidsinspectie de bevoegdheid om toezicht te houden en sancties op te leggen bij niet-naleving van de loontransparantieverplichtingen. Ook volgt er uit dit wetsvoorstel een omkering van de bewijslast. Indien de werknemer in rechte feiten aanvoert die een direct of indirect onderscheid in beloning kunnen doen vermoeden, is het aan de werkgever om te bewijzen dat geen sprake is van dergelijk onderscheid.
- Ondernemingsraad
De positie van de OR wordt versterkt doordat organisaties de OR moeten betrekken bij de vaststelling van de categorie van werknemers en de criteria die gebruikt worden in de loonstructuur en de beoordeling en opvolging van de loonrapportages. Werkgevers moeten de OR daarnaast tijdig informeren over deze gegevens en eventuele beloningsverschillen. De OR kan op die manier ook actiever toezien op naleving en waar nodig het gesprek aangaan.
Tijdens de internetconsultatie kwamen een aantal zorgen naar voren ten aanzien van deze nieuwe wetgeving. Zo vrezen werkgevers voor de administratieve druk die de rapportages met zich meebrengen. Ook komt in de reacties naar voren dat het een uitdaging kan zijn om functiegroepen op een objectieve manier vast te stellen en privacy van werknemers voldoende te waarborgen bij het delen van informatie over salarissen. Tegelijkertijd wordt in de reacties beaamd dat deze wetgeving bijdraagt aan een cultuur van transparantie en gelijke kansen, omdat werkgevers kritisch moeten kijken naar hun beloningsbeleid en de verschillen daarin.
Aandachtspunten voor de praktijk
Voor de praktijk betekent dit dat werkgevers zich moeten gaan voorbereiden op de te nemen acties op basis van deze wetgeving. Een eerste stap is het in kaart brengen van de huidige beloningsstructuur in de organisatie en het vastleggen van objectieve criteria voor salarissen en loopbaanontwikkeling. Werkgevers moeten daarbij bedacht zijn op vragen van werknemers en zorgen dat vragen binnen de wettelijk gestelde termijn worden beantwoord. Door als organisatie te laten zien bezig te zijn met deze nieuwe wetgeving en hierin actief stappen te zetten, draag je bij aan ESG-doelstellingen maar zorg je ook voor een goede profilering in de arbeidsmarkt. De Nederlandse wetgeving is nog niet definitief, maar de in de Richtlijn opgenomen verplichtingen moeten door de Nederlandse wetgever worden geïmplementeerd. De komende jaren zullen daarom in het teken staan van voorbereiding, transparantie en verandering, waarbij een gelijker (loon)speelveld voor mannen en vrouwen centraal staat.
