This article is available in Polish.

New solutions for workers and employers in the area under a state of natural disaster in Poland 

The recent amendments to the Flood Damage Limitation Measures Act introduce a variety of support measures for employees, employers, and businesses affected by the state of natural disaster in certain regions of southwestern Poland. These measures, effective from October 5, 2024, include flexible leave arrangements such as additional "on-demand" leave, hourly vacation time, and paid absences for workers impacted by the flooding. Employers must accommodate these provisions, and affected businesses can apply for reimbursement of wages and social security contributions. Moreover, employers and employees have new rights and responsibilities regarding reduced working hours, exemptions from overtime, and extended deadlines for mandatory medical examinations and occupational safety training. The legislation also includes specific measures to support flood-affected entrepreneurs, including financial aid and exemptions from Sunday trading bans. Overall, the amendments aim to provide much-needed flexibility and financial relief to help the regions and their workforce recover in the aftermath of the flooding.

Nowe rozwiązania dla pracowników i pracodawców z terenów objętych stanem klęski żywiołowej

W związku z wydarzeniami, które miały miejsce we wrześniu w południowo-zachodniej Polsce, na obszarach części województw dolnośląskiego, lubuskiego, śląskiego i opolskiego wprowadzony został stan klęski żywiołowej. 5 października 2024 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi („Ustawa”). Zmiany te przewidują szereg rozwiązań i form wsparcia dla podmiotów poszkodowanych powodzią, w tym dodatkowe uprawnienia dla pracowników, pracodawców i przedsiębiorców, które obejmują między innymi następujące zagadnienia.

Dodatkowy urlop „na żądanie”

Pracodawcy będą zobowiązani do udzielenia pracownikom zamieszkującym tereny poszkodowanych gmin (określonych w przepisach prawa tj. gmin położonych na terenie obszaru określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 232 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz. U. poz. 483, z 2001 r. poz. 319, z 2006 r. poz. 1471 oraz z 2009 r. poz. 946) oraz art. 5 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 18 kwietnia 2002 r. o stanie klęski żywiołowej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1897) w związku z powodzią we wrześniu 2024 r.) maksymalnie 8 dni urlopu „na żądanie” w ramach przysługującego pracownikom urlopu wypoczynkowego. Pracownicy są zobowiązani do zgłoszenia żądania udzielenia takiego urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu (tj. przed przystąpieniem do wykonywania obowiązków służbowych). Z uprawnienia tego pracownicy mogą skorzystać do 31 grudnia 2024 r.

Urlop wypoczynkowy w wymiarze godzinowym

Pracownik zamieszkujący tereny poszkodowanych gmin ma możliwość skorzystania z urlopu wypoczynkowego w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy, którego łączny wymiar nie może przekroczyć 5 dni. Z tego uprawnienia pracownicy mogą skorzystać do 31 grudnia 2024 r.

Wynagrodzenie za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy w związku z powodzią

Faktyczna niemożność świadczenia pracy w związku z powodzią stanowi podstawę usprawiedliwienia nieobecności pracownika w pracy. Za czas takiej nieobecności pracownik zachowuje prawo do minimalnego wynagrodzenia za pracę, które jest wypłacane przez pracodawcę. Co do zasady, pracownik zachowuje prawo do tego wynagrodzenia przez okres 10 dni roboczych. W razie uzasadnionych okoliczności, pracodawca może odpowiednio wydłużyć ten okres.

Płatne zwolnienie od pracy poszkodowanego pracownika

Pracownikom poszkodowanym powodzią przysługuje do dnia 31 grudnia 2024 r. zwolnienie od pracy w wymiarze do 20 dni, w celu usuwania szkód wyrządzonych przez powódź. W okresie tego zwolnienia pracownicy zachowują prawo do wynagrodzenia, obliczanego według zasad obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego.

Pracodawca ma obowiązek udzielić takiego zwolnienia, na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia (przed przystąpieniem do wykonywania obowiązków służbowych), chyba że nie jest to obiektywnie możliwe ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy. Uprawnienie to przysługuje także w proporcjonalnym wymiarze niepełnoetatowcom.

Wsparcie dla poszkodowanych pracodawców

Pracodawcy mogą dochodzić zwrotu poniesionych kosztów na wynagrodzenia oraz składki na ubezpieczenia społeczne pracowników korzystających z max. 20 dni płatnego zwolnienia od pracy w celu usunięcia skutków powodzi. Zwrot kosztów poniesionych z tytułu płatnego zwolnienia od pracy poszkodowanego pracownika jest ograniczony do wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału ogłaszanego przez Prezesa GUS (w II kwartale 2024 r. wynosiło ono 8.038,41 PLN). Wniosek pracodawcy powinien zawierać oświadczenie o poniesionych kosztach wynagrodzeń oraz składek na ubezpieczenia społeczne. Do wniosku dołącza się wykaz pracowników, których wynagrodzenie będzie podlegało zwrotowi. Wnioski należy składać do marszałka województwa, za pośrednictwem wojewódzkiego urzędu pracy.

Obniżenie wymiaru czasu pracy

Pracownik zamieszkujący tereny poszkodowanych gmin może do dnia 31 grudnia 2024 r. złożyć u pracodawcy wniosek o obniżenie jego wymiaru czasu pracy do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy. Wniosek ten pracownik powinien złożyć na 2 dni przed dniem rozpoczęcia wykonywania pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy. W innym wypadku pracodawca obniży wymiar pracy najpóźniej z upływem 2 dni od dnia złożenia wniosku.

Pracodawca ma obowiązek wniosek ten uwzględnić, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Pracodawca musi poinformować pracownika o przyczynach odmowy uwzględnienia wniosku w terminie 2 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika. Komunikacja w tym zakresie może być prowadzona w postaci zarówno papierowej, jak i elektronicznej.

Zakaz zatrudniania w godzinach nadliczbowych i delegowania poza stałe miejsce pracy

Pracodawca nie może zatrudniać w godzinach nadliczbowych ani delegować poza stałe miejsce pracy pracownika zamieszkującego teren gminy poszkodowanej, bez uzyskania jego uprzedniej zgody wyrażonej w postaci pisemnej lub elektronicznej. Jeżeli pojawia się konieczność prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia, zdrowia, mienia, środowiska, albo usunięcia awarii – zgoda pracownika nie jest wymagana, chyba że zachodzi sytuacja zagrożenia życia lub zdrowia pracownika lub osoby zamieszkującej z nim w tym samym gospodarstwie domowym.

Zawieszenie wykonania okresowych badań lekarskich pracowników

Wobec pracowników zamieszkujących tereny gmin poszkodowanych, do dnia 31 grudnia 2024 r. zawiesza się wykonywanie obowiązku przeprowadzenia okresowych badań lekarskich pracowników. Należy jednak pamiętać, że w terminie 30 dni od zakończenia stanu klęski żywiołowej, pracownicy będą zobowiązani do niezwłocznego poddania się zawieszonym okresowym badaniom lekarskim, na podstawie skierowań wystawionych przez pracodawców.

W przypadku wstępnych badań medycyny pracy oraz badań kontrolnych, w razie niemożności ich przeprowadzenia przez lekarza medycyny pracy obowiązek ten musi zostać zrealizowany, przy czym badania te może przeprowadzić, a w konsekwencji wydać stosowne orzeczenie lekarskie, lekarz innej specjalizacji aniżeli lekarz medycyny pracy. Należy jednak pamiętać, że orzeczenie wydane przez lekarza innej specjalizacji utraci moc 30 stycznia 2025 r., przy założeniu, że stan klęski żywiołowej będzie obowiązywał do końca tego roku, co wiąże się z koniecznością ponownego przeprowadzenia takich badań przez lekarza medycyny pracy w późniejszym terminie.

Zdalne szkolenie BHP i wydłużenie terminu na przeprowadzenie szkoleń okresowych

Do dnia 31 grudnia 2024 r. wprowadzona zostaje możliwość przeprowadzenia szkoleń wstępnych w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) w całości w formie zdalnej dla pracowników zamieszkujących tereny poszkodowanych gmin.

Ustawodawca przewiduje jednak wyjątek dotyczący instruktażu stanowiskowego w odniesieniu do: pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych, pracowników wykonujących pracę z narażeniem na działanie czynników niebezpiecznych i pracowników przenoszonych na tego typu stanowiska oraz uczniów odbywających praktyczną naukę zawodu oraz studentów odbywających praktykę studencką. Instruktaże stanowiskowe tej kategorii pracowników mogą zostać przeprowadzone wyłącznie stacjonarnie.

Ponadto, jeżeli termin na przeprowadzenie szkolenia okresowego BHP przypadał w okresie klęski żywiołowej, termin na ich przeprowadzenie ulega wydłużeniu do 30 stycznia 2025 r., przy założeniu, że stan klęski żywiołowej będzie obowiązywał do końca tego roku.

Przedłużenie kadencji rady pracowników, SIP oraz organów statutowych ZZ

Jeżeli w okresie do dnia 30 listopada 2024 r. przypada termin upływu kadencji rad pracowników, społecznego inspektora pracy, a także organów statusowych związków zawodowych, a panujące warunki nie pozwalają na przeprowadzenie wyborów do tych jednostek, kadencje te ulegają wydłużeniu maksymalnie do 30 grudnia 2024 r.

Dodatkowy zasiłek opiekuńczy

Ustawodawca przewidział dodatkowy zasiłek opiekuńczy dla ubezpieczonych zwolnionych od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad innymi.

Taką pomoc otrzymają ubezpieczeni sprawujący opiekę nad dzieckiem do lat 8, a także dzieckiem posiadającym orzeczenie:

• o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności (do ukończenia 18 lat),
• o niepełnosprawności,
• o potrzebie kształcenia specjalnego,
• o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,

w sytuacji, gdy na terenach gmin poszkodowanych doszło do zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola, szkoły lub innej placówki, do których uczęszcza dziecko, albo gdy nie ma możliwości powierzenia sprawowania opieki nad dzieckiem niani lub dziennemu opiekunowi.

Do dodatkowego zasiłku uprawnieni są także ubezpieczeni opiekujący się niepełnosprawną osobą dorosłą lub osobą zagrożoną niedostosowaniem społecznym w przypadku, gdy zostaną zamknięte szkoły, specjalne ośrodki szkolno-wychowawcze czy inne tego typu placówki na terenach gmin poszkodowanych.

Dodatkowy zasiłek opiekuńczy przyznawany jest przez okres zamknięcia placówki z powodu powodzi, przez okres niemożności sprawowania opieki przez nianię lub dziennego opiekuna, pod warunkiem, że dziecko albo niepełnosprawna osoba dorosła lub osoba zagrożona niedostosowaniem społecznym nie uczęszcza do innej placówki.

Wysokość zasiłku opiekuńczego wynosi 80% podstawy wymiaru zasiłku, stanowiącej przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto pracownika (za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy) pomniejszone o kwotę składek na ubezpieczenie społeczne (-13,71%).

W celu otrzymania dodatkowego zasiłku opiekuńczego konieczne jest złożenie stosownego oświadczenia. Link do formularza znajduje się tutaj.

Utrata dokumentacji niezbędnej do ustalenia świadczeń z ZUS dla osób z niepełnosprawnością

W przypadku utraty, w szczególności zalania, dokumentów niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych, brane pod uwagę są wszelkie dokumenty pozwalające na: (a) udowodnienie okresów zatrudnienia (ubezpieczenia) oraz czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby, macierzyństwa lub sprawowania opieki; (b) udowodnienie wysokości ich podstawy wymiaru; a także (c) udowodnienie niepełnosprawności albo stopnia niepełnosprawności, a także wszelkie dokumenty pozwalające na ustalenie poziomu potrzeby wsparcia dla potrzeb świadczenia wspierającego.

Świadczenie interwencyjne dla przedsiębiorców

Jednorazowe świadczenie interwencyjne, na wsparcie dalszego prowadzenia działalności gospodarczej, przysługuje poszkodowanemu przedsiębiorcy, który:

• prowadził działalność w dniu 16 września 2024 r. i
• poniósł szkodę polegającą na utracie, uszkodzeniu lub zniszczeniu, bezpośrednio w wyniku powodzi, składników materialnych przedsiębiorstwa niezbędnych do dalszego prowadzenia działalności gospodarczej oraz
• zobowiąże się do prowadzenia działalności gospodarczej przez co najmniej 6 miesięcy od dnia otrzymania świadczenia interwencyjnego oraz
• zobowiąże się do utrzymania poziomu zatrudnienia (tj. utrzymanie liczby ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia społecznego) przez okres 6 miesięcy od dnia 16 września 2024 r.

Przedsiębiorca, który chce skorzystać ze świadczenia interwencyjnego musi złożyć wniosek do ZUS w terminie do 16 marca 2025 r. Świadczenie przyznawane jest w wysokości wskazanej przez przedsiębiorcę we wniosku, nie wyższej jednak niż szkoda, którą poniósł w wyniku powodzi. Maksymalna wysokość świadczenia interwencyjnego wynosi 1.000.000 zł. Należy jednak zaznaczyć, że jeżeli przedsiębiorca przed wystąpieniem powodzi nie zawarł umowy ubezpieczenia przedsiębiorstwa od następstw klęsk żywiołowych, świadczenie interwencyjne jest przyznawane w kwocie 75% wysokości jaka by przysługiwała, gdyby przedsiębiorca był ubezpieczony.

Link do formularza w celu złożenia wniosku o otrzymania świadczenia interwencyjnego znajduje się tutaj.

Zwolnienie z zakazu handlu w niedziele

Na terenach gmin poszkodowanych powodzią, do dnia 31 grudnia 2024 zniesiono zakaz handlu w niedziele, wyłącznie w zakresie wykonywania czynności polegających na rozładowywaniu, przyjmowaniu i ekspozycji towarów pierwszej potrzeby, oraz powierzaniu pracownikowi lub zatrudnionemu wykonywania takich czynności. Podkreślić należy, że zwolnienie te nie dotyczy niedziel przypadających w święta. Zawieszenie terminów oraz wydłużenie okresu przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy

Terminy na wniesienie odwołania od wypowiedzenia umowy o pracę, żądania przywrócenia do pracy lub odszkodowania oraz żądania nawiązania umowy o pracę dla pracowników zamieszkujących tereny poszkodowanych gmin nie rozpoczynają się, a już rozpoczęte ulegają zawieszeniu. Terminy te rozpoczną swój bieg 1 stycznia 2025 r., przy założeniu, że do tego czasu będzie obowiązywał stan klęski żywiołowej. Wydłużeniu ulega także termin złożenia wniosku o przywrócenie terminu na skorzystanie ze swoich praw pracowniczych w zakresie dochodzenia roszczeń ze stosunku pracy, który w obecnych okolicznościach przypada na dzień 3 marca 2025 r.

Natomiast termin przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy, w normalnych okolicznościach wynoszący 3 lata, ustawodawca wydłużył o okres obowiązywania stanu klęski żywiołowej, tj. okres ten nie będzie uwzględniany przy liczeniu terminu przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy.

Zawieszenie postępowań cywilnych

Do dnia 15 marca 2025 r. możliwe jest zawieszenie przez sąd z urzędu postępowania cywilnego (w tym postępowania z zakresu prawa pracy) jeżeli strona lub inny uczestnik tego postępowania zostali dotknięci skutkami powodzi, wskutek czego ich uczestnictwo w postępowaniu byłoby niemożliwe lub znacznie utrudnione.

Nieodpłatna pomoc prawna

Do dnia 30 września 2025 r. poszkodowani pracownicy, a także pracodawcy będący osobami fizycznymi mogą liczyć na nieodpłatną pomoc prawną oraz nieodpłatne poradnictwo obywatelskie.

W zakres nieodpłatnej pomocy prawnej wchodzi m.in. udzielenie osobie poszkodowanej informacji o obowiązujących przepisach, spoczywających na niej obowiązkach (w tym związanych z toczącymi się postępowaniami), przysługujących uprawnieniach, a także wskazanie sposobu rozwiązania jej problemu prawnego, czy sporządzenie projektu niektórych pism.

Zakres nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego obejmuje natomiast w szczególności porady dla osób zadłużonych oraz porady z zakresu spraw mieszkaniowych i zabezpieczenia społecznego, mając na celu udzielenie wsparcia w samodzielnym rozwiązaniu problemu.

Link do zapisów w celu skorzystania z nieodpłatnej pomocy prawnej lub nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego znajduje się tutaj.

Jak widać, nowelizacja ustawy wprowadza szereg istotnych rozwiązań, które mają na celu wsparcie zarówno pracowników, jak i pracodawców czy przedsiębiorców z terenów dotkniętych powodzią. Wprowadzone zmiany uwzględniają specyficzne potrzeby poszkodowanych, oferując im większą elastyczność w korzystaniu z instrumentów prawno-pracowniczych, by odpowiednio zarządzać procesem pracy w tych trudnych popowodziowych realiach. Nowowprowadzone regulacje stanowią ważny krok w kierunku szybszego powrotu do normalnego toku pracy na terenach poszkodowanych powodzią. W przypadku jakichkolwiek pytań – pozostajemy do dyspozycji.