Dismissing employees in an epidemic

The government's proposed aid solutions aimed at supporting employers and protecting jobs. The scope of the proposed aid is broadening, which allows expressing the hope that it will prove sufficient to maintain jobs in the companies most affected by the turnover decrease. However, employers should also be prepared for a less optimistic scenario and be aware of their obligations and the technical solutions available if job cuts prove to be unavoidable.

At the present time, the Covid-19 epidemic has forced a number of changes in the area of operations of many enterprises and their work organisation. Difficult economic situation related to the suspension of international air transport, closing borders to foreigners and restrictions in the activity of mainly the service and trade sectors, but also other entrepreneurs, may unfortunately affect their financial situation and consequently affect sustainability of employment. Employers who planned to make individual redundancies earlier and those whose circumstances will force to make such redundancies in the near future will have to face additional logistical difficulties in delivering written notices of termination. These difficulties will be related, among others, to the fact that employees will perform remote work from home and the resulting lack of personal contact between them and their superiors. There are doubts among employers whether in the case of directing all or the majority of the employees to work remotely and the lack of direct business meetings, without prejudice to legal requirements, it is possible to deliver a notice of termination of employment contract to an employee without personal contact with him/her?

General requirements

Termination of employment contracts is one of the most challenging and difficult decisions which employers have to make with regards to people they employ. This process is formalised and requires observing strictly defined requirements contained in the provisions of the Labour Code concerning, among others: delivery, written form, the necessity to provide a reason for termination of an employment contract concluded for an indefinite period of time and to inform the employees of their right to appeal to the labour court within 21 days from delivery of the notice.

Remote delivery

The notice of termination of an employment contract, which has been signed by the employer or another person duly authorised to do so and meets the requirements set out in art. 30 of the Labour Code, can be sent to the employee by registered letter or by courier with acknowledgement of receipt to his/her home address. However, this solution has several disadvantages. Apart from the objective difficulties of personal communication of the fact of dismissal during the delivery of written notice, one of the main risks for the employer is the fact that it is impossible to determine the exact date and time of its delivery. It may transpire that on the day of delivery of the notice of termination, the employee was absent from work due to sick leave or leave on demand. One should be aware that notice of termination cannot be given to an employee who is absent from work due to child care as a result of the closure of a nursery, kindergarten or school attended by the child. Although the notice of termination delivered to the employee on such a day will be effective, it is still subject to a breach of art. 41 of the Labour Code, which prohibits the employer from terminating the employment contract during the employee's leave or other justified absence from work. As a result, the employee will be able to appeal effectively to the labour court, which may decide on reinstatement to work or award of compensation.

Electronic delivery

Bearing in mind the above mentioned risks related to remote delivery of notice of termination, it is worth considering the alternative in the form of electronic delivery. The requirement of a written notice of termination of the employment contract will also be met by the notice sent to the employee by e-mail, which as an attachment, includes the notice of termination of the employment contract signed with a certified electronic signature. Pursuant to Article 781 of the Civil Code, a declaration of will made in electronic form is equivalent to a declaration of will made in writing. It should be noted that the document must bear a qualified electronic signature. Such an e-signature can be obtained from one of the certified suppliers. Due to the requirements of submitting electronically signed financial statements to the National Court Register, such signatures are often held by members of the management board of capital companies, i.e. limited liability companies and joint stock companies.

When delivering a notice of termination by e-mail under the above rules, it is worthwhile sending it to the employee's business e-mail address, because in this case the employer who has access to the resources of its own mail server, will be able to prove that the delivery actually took place and indicate the exact moment of its delivery. In addition a recommended solution which can be found in practice is to conduct a simultaneous tele- or video-conference with the employee, in participation with an additional witness on the employer’s side, who, if the employee invokes problems with the e-mail, will confirm the course of the business conversation, the fact of sending a notice e-mail during the conversation (the witness may be placed in a copy of the e-mail) and the employee's reaction to this situation. In doing so, care must be taken that the person concerned is authorised to process the personal data of the given employee and is aware of the obligation to keep such data confidential. Most often it will be a direct superior of the employee or a representative of the HR department. As for e-delivery of notice of termination, it is best done on a business day, making sure in advance that the employee was professionally active on that day, i.e. present at remote work and did not take any leave of absence or justified absence from work.

Is it possible to sign the termination of the employment contract using the trusted profile on the ePUAP platform?

No, it is not. Such notice of termination will be defective as the signature using the trusted profile does not meet the requirement of a qualified electronic signature, i.e. the requirement of written form. Despite the introduction of the facility to sign any document on the ePUAP platform, it does not apply to employee matters. Thanks to the trusted profile, it is possible to contact offices and courts and deal with official matters such as, among others, submitting financial statements. However, it cannot be used to sign employment law documents or other statements intended for private individuals.

Rozstania z pracownikami w dobie epidemii

Proponowane przez rząd rozwiązania pomocowe dla pracodawców mają na celu wsparcie pracodawców i ochronę miejsc pracy. Zakres proponowanej pomocy jest coraz szerszy, co pozwala wyrażać nadzieję, że okażą się one wystarczające do utrzymania etatów w przedsiębiorstwach najbardziej dotkniętych spadkami obrotów. Pracodawcy powinni być jednak przygotowani również na mniej optymistyczny scenariusz i mieć świadomość swoich obowiązków i dostępnych rozwiązań technicznych w przypadku, gdy redukcja etatów okaże się być nieunikniona.

W obecnym czasie epidemia Covid-19 wymusiła szereg zmian w obszarze działania wielu przedsiębiorstw oraz przyjętej przez nie organizacji pracy. Trudna sytuacja ekonomiczna związana z zawieszeniem międzynarodowego transportu lotniczego, zamknięciem granic dla cudzoziemców oraz ograniczeniami w działalności głównie sektora usług i handlu, ale też pozostałych przedsiębiorców, może niestety odbić się na ich kondycji finansowej, a w konsekwencji na trwałości zatrudnienia pracowników. Pracodawcy, którzy planowali dokonanie zwolnień indywidualnych już wcześniej oraz ci, których okoliczności zmuszą do takich zwolnień w najbliższym czasie, będą musieli zmierzyć się z dodatkowymi trudnościami logistycznymi przy doręczaniu pisemnych wypowiedzeń umów. Trudności te związane będą między innymi z wykonywaniem przez pracowników pracy zdalnej z domu i związanym z tym brakiem osobistych kontaktów między nimi a ich przełożonymi. Wśród pracodawców pojawiają się wątpliwości, czy w przypadku skierowania wszystkich lub większości pracowników do pracy w systemie zdalnym oraz brakiem bezpośrednich spotkań służbowych, można nie naruszając wymogów prawnych, doręczyć pracownikowi wypowiedzenie umowy o pracę bez osobistego kontaktu z nim?

Wymogi ogólne

Rozwiązywanie umów o pracę jest jedną z najbardziej niewygodnych i trudnych decyzji, jakie podejmować muszą pracodawcy wobec zatrudnianych przez siebie osób. Proces ten jest sformalizowany i wymaga zachowania ściśle określonych wymogów zawartych w przepisach kodeksu pracy dotyczących, m.in. doręczeń, pisemności, konieczności podania przyczyny rozwiązania umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony oraz poinformowania o przysługującym pracownikowi prawie odwołania się do sądu pracy w terminie 21 dni od doręczenia wypowiedzenia.

Zdalne doręczenie oświadczenia woli pracodawcy

Wypowiedzenie umowy o pracę, które zostało własnoręcznie podpisane przez pracodawcę lub inną należycie umocowaną do tego osobę oraz spełnia wymogi określone w art. 30 kodeksu pracy, można przesłać pracownikowi pocztowym listem poleconym za potwierdzeniem odbioru albo kurierem na jego adres domowy. Rozwiązanie to ma jednak kilka wad. Poza obiektywnymi trudnościami osobistego zakomunikowania faktu zwolnienia z pracy w trakcie doręczania pisemnego wypowiedzenia, jednym z głównych ryzyk dla pracodawcy jest fakt, niemożliwości dokładnego określenia daty i godziny jego doręczenia. Może się bowiem okazać, że w dniu doręczania wypowiedzenia pracownik był nieobecny w pracy z powodu zwolnienia lekarskiego lub urlopu na żądanie. Należy pamiętać, że nie można również doręczyć wypowiedzenia pracownikowi, który jest nieobecny w pracy ze względu na sprawowaną osobistą opiekę nad dzieckiem w związku z zamknięciem żłobka, przedszkola lub szkoły, do których uczęszcza dziecko. Doręczone pracownikowi w takim dniu wypowiedzenie będzie co prawda skuteczne, jednak pozostaje obarczone wadą naruszenia art. 41 kodeksu pracy, który zabrania pracodawcy wypowiadania umowy o pracę podczas urlopu pracownika lub innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy. W rezultacie pracownik będzie mógł stosunkowo łatwo skutecznie odwołać się do sądu pracy, który orzec może o przywróceniu do pracy lub zasądzić odszkodowanie.

Doręczenie elektroniczne

Mając na uwadze ww. ryzyka związane ze zdalnym doręczaniem wypowiedzenia, warto rozważyć alternatywę w postaci doręczenia elektronicznego. Wymóg pisemnego wypowiedzenia umowy o pracę spełniać będzie bowiem także wypowiedzenie przesłane pracownikowi e-mailem, które jako załącznik zawiera wypowiedzenie umowy o pracę podpisane za pomocą certyfikowanego podpisu elektronicznego. Zgodnie z art. 781 kodeksu cywilnego, oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Należy pamiętać, że dokument musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Taki e-podpis można uzyskać u jednego z certyfikowanych dostawców. Ze względu na wymogi składania w Krajowym Rejestrze Sądowym podpisanych elektronicznie sprawozdań finansowych, podpisami takimi często dysponują członkowie zarządu spółek kapitałowych, tj. spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjnych.

Dokonując doręczenia wypowiedzenia e-mailem na powyższych zasadach, warto wysłać je na służbowy adres e-mail pracownika, w tym bowiem przypadku pracodawca mając dostęp do zasobów własnego serwera pocztowego, dość łatwo będzie mógł udowodnić, że do doręczenia faktycznie doszło oraz wskazać dokładny jego moment. Dodatkowo spotykanym w praktyce i rekomendowanym rozwiązaniem jest jednoczesne przeprowadzenie z pracownikiem tele- lub wideokonferencji z udziałem dodatkowego świadka po stronie pracodawcy, który w razie powoływania się przez pracownika na problemy z pocztą elektroniczną, potwierdzi przebieg służbowej rozmowy, fakt wysłania w jej trakcie e-maila z wypowiedzeniem (świadek może zostać umieszczony w kopii e-maila) oraz reakcję pracownika na tę sytuację. Należy przy tym zadbać aby osoba ta była upoważniona do przetwarzania danych osobowych zwalnianego pracownika i świadoma obowiązku zachowania poufności tych danych. Najczęściej będzie to bezpośredni przełożony pracownika lub przedstawiciel działu kadr. W przypadku e-doręczenia wypowiedzenia, najlepiej go dokonywać w dniu roboczym, upewniając się uprzednio, że pracownik był tego dnia aktywny zawodowo, tj. obecny w pracy zdalnej i nie korzystał z urlopu ani usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Czy można podpisać wypowiedzenie umowy o pracę przy użyciu profilu zaufanego na platformie ePUAP?

Nie można. Takie wypowiedzenie będzie wadliwe, bowiem podpis przy użyciu profilu zaufanego nie spełnia wymogu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a więc wymogu pisemności. Pomimo wprowadzenia na platformie ePUAP możliwości podpisania dowolnego dokumentu, nie znajduje ona zastosowania do spraw pracowniczych. Dzięki profilowi zaufanemu można kontaktować się z urzędami i sądami oraz załatwiać sprawy urzędowe takie jak m.in. złożenie sprawozdania finansowego. Nie można jednak stosować go podpisując dokumenty z zakresu prawa pracy ani innych oświadczeń przeznaczonych dla osób prywatnych.