Remote onboarding – what about the entities outside the financial sector?

This article is also available in Polish.

Financial sector in Poland is already very much familiar with different methods of remote onboarding. Continued development of technology has encouraged experimentation with different types of solutions for online verification of identity and Polish AML regulations, in principle, have not been preventing this. In addition, financial regulators formulate more detailed guidelines related to remote onboarding, aimed at unifying and outlining the security framework for the solutions adopted (please see our article How to remotely x-ray the client? New EBA and Polish FSA guidelines for remote onboarding for more details).

Meanwhile, the requirement to perform reliable identity verification applies not only to the financial sector. The due diligence measures in remote onboarding would need to be introduced by all entities listed in the constantly expanding catalog of obligated institutions under the AML regulations. In addition, the need to ensure reliable remote identification also affects, for example, telecommunications operators or e-commerce sellers of age-regulated goods.

In 2021, Qualified Trust Service Providers (QTSPs) received guidelines on remote onboarding dedicated specifically for them ("QTSP Guidelines"). These will affect also other participants of the Polish market, not just the QTSPs. When implementing electronic contracting, regardless of the business sector, key challenge may prove to be replacing legally prescribed written form of contracts with electronic form. As a rule, Polish law allows for such a possibility, as long as the electronic form bears qualified electronic signatures of the parties. Obtaining qualified electronic signatures for one's counterparties in these digital processes will often be the first step in establishing a business relationship.
Meanwhile, in order to issue a qualified certificate, QTSPs must verify the identity of such counterparty. The way in which this verification is carried out by the QTSP will therefore often determine whether a new business relationship will be initiated and conducted in a fully digital manner.

It is also worth adding that since the middle of last year we have formally had a possibility to obtain Polish Trusted Profile in an entirely remote procedure, i.e., with the use of video identification. This remote procedure was introduced initially only for the so-called Temporary Trusted Profile. Currently separate regulations applicable to standard Trusted Profile outline the basic requirements for this process, admitting, in particular, audio-visual transmission for the purposes of identification.

Definitely, the European Banking Authority’s guidelines on remote onboarding intended for the whole European market of financial services (currently being consulted) are a step in the right direction. However, digital verification of identity remains a topic that still needs to be addressed more broadly, perhaps, by means of appropriately harmonised legislation or at least analogous guidelines for other participants of digital market. It would be also important to possibly synchronise such individual regulations to ensure that video-verification is understood in a uniform way.

The inability to remotely verify identity of digital economy participants is one of main barriers for successful implementation of digital business processes that should operate across entire Europe. Perhaps the European Digital Identity will prove to be solution to this problem. Nevertheless, it will be at least several months before it takes definite legislative shape.

Zdalny onboarding - co z podmiotami spoza sektora finansowego?

Zdalne metody identyfikacji klientów już od dawna nie są obce rynkowi finansowemu w Polsce. Przepisy AML co do zasady nie stały na przeszkodzie w ich wprowadzaniu, a postępujący rozwój technologii pozwalał na eksperymentowanie z różnego rodzaju rozwiązaniami. Dodatkowo, regulatorzy finansowi w praktyczny sposób formułują bardziej szczegółowe wytyczne związane ze zdalnym onboardingiem, ujednolicając i zarysowując podstawy dla bezpieczeństwa przyjętych rozwiązań (zob. Jak zdalnie prześwietlić klienta? Nowe wytyczne EBA dotyczące zdalnego onboardingu).

Trzeba jednak podkreślić, że wymóg weryfikacji tożsamości dotyczy nie tylko sektora finansowego. Jest on nałożony w szczególności również na pozostałe pomioty z poszerzającego się katalogu instytucji obowiązanych na gruncie przepisów AML (z uwzględnieniem konieczności stosowania tzw. środków należytej staranności). Ponadto, konieczność zapewnienia wiarygodnej zdalnej identyfikacji dotyka też przykładowo operatorów telekomunikacyjnych czy sprzedawców e-commerce artykułów reglamentowanych ze względu na wiek.

W 2021 r. osobne wytyczne otrzymali kwalifikowani dostawcy usług zaufania (QTSP) („Wytyczne QTSP”). Wytyczne te będą mieć wpływ na szerzej rozumiany rynek polski, a nie jedynie na QTSP. W obszarze elektronicznego kontraktowania, niezależnie od sektora gospodarki, wszędzie tam, gdzie prawo wymusza pisemną formę umów, kluczowym jest umożliwienie zastąpienia jej formą elektroniczną. Prawo polskie co do zasady dopuszcza taką możliwość, o ile forma elektroniczna opatrzona jest kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi stron. Pozyskanie kwalifikowanych podpisów elektronicznych dla swoich kontrahentów będzie zatem w tych procesach często pierwszym krokiem w nawiązywaniu relacji biznesowej. Tymczasem, aby móc wydać kwalifikowany certyfikat, QTSP muszą dokonać weryfikacji tożsamości osoby kontrahenta. To w jaki sposób taka weryfikacja przebiega po stronie QTSP, będzie więc niejednokrotnie determinować, czy nowa relacja biznesowa będzie zainicjowana i prowadzona w sposób w pełni cyfrowy.

Warto też dodać, że od połowy zeszłego roku mamy formalnie możliwość założenia Profilu Zaufanego w całkowicie zdalnej procedurze wprowadzonej początkowo tylko dla tzw. Tymczasowego Profilu Zaufanego, tj. przy wykorzystaniu wideoweryfikacji. I tutaj również pojawiają się osobne regulacje, zarysowujące podstawowe wymogi dla tego procesu, opartego w głównej mierze o transmisję audiowizualną.

Zdecydowanie, konsultowane właśnie wytyczne EBA dotyczące zdalnego onboardingu, które mają w pewnym sensie uporządkować cały europejski rynek usług finansowych, są krokiem w dobrą stronę. Zagadnienie cyfrowej weryfikacji tożsamości pozostaje jednak wciąż tematem do szerszego zaadresowania na poziomie legislacji lub co najmniej analogicznych wytycznych dla pozostałych podmiotów rynku cyfrowego. Warto byłoby przy tym zadbać, by takie pojedyncze regulacje możliwie współgrały ze sobą, zapewniając możliwie jednolite rozumienie zdalnej weryfikacja tożsamości.

Brak możliwości zdalnego weryfikowania tożsamości podmiotów cyfrowej gospodarki jest bowiem jedną z głównych przeszkód we wdrażaniu cyfrowych procesów na masową skalę w Europie. Być może lekarstwem na tę bolączkę stanie się Europejska Tożsamość Cyfrowa. Na to jednak przyjdzie nam jeszcze chwilę poczekać.