Employment law in Poland – vaccinations in the workplace

This article is also available in Polish.

The stabilizing epidemic situation in Poland allows employees to gradually return to their offices. When organizing stationary work, the key issue for employers is to ensure appropriate occupational health and safety conditions (“OHS”). One of such tools may be for the employer to organize vaccinations.

Official guidelines published on 23rd June 2021 lifted the requirement of a minimum of 300 volunteers for the vaccine, which also helps smaller enterprises to organise vaccinations.

To organize vaccinations in the workplace, it is necessary to:

1. complete a short registration form (available in Polish only);
2. the application will indicate the employer vaccination points or mobile vaccination units in a given region of Poland;
   An e-mail may be sent to all of these points with information about the company and the number of employees who wish to be vaccinated;
3. The chosen vaccination point will contact the employer after receiving the e-mail.
4. If there is no vaccination point in the selected geographical region which vaccinates groups of employees, or the selected point does not contact the employer within one business day, the vaccination point will be specified by a consultant of the Governmental Strategic Reserves Agency.

One should remember that the employer may only encourage employees to vaccinate, not only by organizing vaccinations in the workplace, but by motivating the staff, e.g. by granting paid time off to undergo vaccination. However, in the current legal situation in no case may the employee suffer negative consequences or be discriminated against if s/he refuses to take a dose!

The Employment, pensions & mobility team of Taylor Wessing remains at your disposal if you have any legal concerns regarding organizing vaccinations for employees and their return to stationary work.

Alert prawny: Prawo pracy – szczepienia w zakładach pracy

Stabilizująca się sytuacja epidemiczna w Polsce pozwala na stopniowe powroty pracowników do biur. Podczas organizacji pracy stacjonarnej kluczową kwestią po stronie pracodawców jest zapewnienie odpowiednich warunków bezpieczeństwa i higieny pracy („BHP”). Jednym z takich narzędzi może być zorganizowanie szczepień przez zakład pracy.

Oficjalne wytyczne opublikowane 23 czerwca 2021 r. zniosły wymóg zebrania min. 300 chętnych do przyjęcia szczepionki, co umożliwia organizację pomocy w szczepieniach również przez mniejsze przedsiębiorstwa.

Aby zorganizować szczepienie w zakładzie pracy należy:

1. wypełnić krótki formularz rejestracyjny;
2. aplikacja wskaże pracodawcy punkty szczepień lub mobilne jednostki szczepień w danym powiecie;
   do wszystkich tych punktów może zostać wysłany e-mail z informacją o przedsiębiorstwie i liczbie pracowników, którzy chcą się zaszczepić;
3. punkt szczepień skontaktuje się z pracodawcą po otrzymaniu e-maila.
4. Jeżeli w wybranym powiecie nie ma punktu szczepień, który szczepi grupy pracowników lub wybrany punkt nie skontaktuje się z pracodawcą w ciągu jednego dnia roboczego, punkt szczepień zostanie wskazany przez konsultanta Rządowej Agencji Rezerw Strategicznych.

Należy pamiętać, że pracodawca może wyłącznie zachęcać pracowników do przyjęcia szczepienia, nie tylko poprzez organizację szczepienia w zakładzie pracy, ale motywując załogę np. poprzez przyznanie płatnego czasu wolnego w celu poddania się szczepieniu. Jednakże w obecnym stanie prawnym w żadnym wypadku pracownik nie może ponieść negatywnych konsekwencji ani być dyskryminowany jeśli odmówi przyjęcia dawki.

Zespół Prawa pracy kancelarii Taylor Wessing pozostaje do Państwa dyspozycji w razie wątpliwości prawnych dotyczących organizacji szczepień dla pracowników oraz ich powrotu do pracy stacjonarnej.