Vier Thesen und ein Ausblick zur virtuellen Hauptversammlung in der HV Saison 2022

Mit der andauernden Pandemie hält auch die Ungewissheit über die Möglichkeiten zur Durchführung der Hauptversammlung an. Insoweit schafft die abermalige Verlängerung des gesetzlichen Rahmens Planungssicherheit für die Unternehmen auch für den Großteil der HV Saison 2022.

Zugleich erfreut sich das Format der virtuellen Hauptversammlung weiterhin großer Beliebtheit. Gerade bei großen Publikumsgesellschaften mit hohem Free Float sind bei einer Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre deutliche Effizienz und Kostenvorteile zu verzeichnen. Auch Aktionäre schätzen bisweilen die inzwischen bewährte Möglichkeit der Teilnahme ohne den mit einer klassischen Präsenz Veranstaltung verbundenen Aufwand.

Für die virtuelle HV wird allerdings ein pandemiebedingtes Bedürfnis vorausgesetzt. Es handelt sich nicht um einen Automatismus, sondern um eine Ermessensentscheidung.

Anlässlich der Verlängerung der rechtlichen Rahmenbedingungen sind keine materiell rechtlichen Änderungen zur virtuellen Hauptversammlung erfolgt. Der durch das COVID 19 Gesetz gesteckte Rahmen sichert in der Notlage der Pandemie die Herbeiführung von Beschlüssen, ermöglicht aber auch nicht unwesentliche Einschränkungen der Aktionärsrechte.

Dies ist dem Umstand geschuldet, dass die Übertragung in den seltensten Fällen mittels einer Möglichkeit zur interaktiven Zwei Wege Kommunikation in Echtzeit erfolgt. Eine entsprechende Direktverbindung ist seitens der Gesellschaften allerdings nicht geschuldet und kann lediglich optional angeboten werden. Bisher waren die meisten Gesellschaften hier – auch aufgrund von technischen Unwägbarkeiten und damit verbundenen Anfechtungsrisiken – eher zurückhaltend. In Betracht gezogen werden stattdessen andere Instrumente, um das Geschehen „interaktiver“ auszugestalten (vgl. nachfolgend Abschnitt 4.).

Angesichts der frühzeitigen Verlängerung der Regelungen des COVID 19 Gesetzes werden Terminverschiebungen 2022 wohl ausbleiben. Auch machen derzeit kaum noch Gesellschaften von der Möglichkeit der Verkürzung der Einberufungsfrist Gebrauch.

Fragen können bis spätestens einen Tag vor der Versammlung eingereicht werden. Kehrseite der Verlängerung der Frist zur Einreichung von Fragen durch die Aktionäre ist eine Verkürzung der faktisch für die Vorbereitung der Antworten zur Verfügung stehenden Zeitspanne.
Die frühzeitige Planung der Kapazitäten und Aufgabenaufteilung für die Vorbereitung und Abstimmung der Antworten ermöglicht es, auch erst gegen Fristende eingereichte Fragen umfassend und aussagekräftig zu beantworten.

Aufgrund der im Vergleich zur Präsenzveranstaltung regelmäßig längeren Bearbeitungszeit steigen die Erwartungen an Umfang und Detailtiefe der Antworten. Durch qualitativ hochwertige Antworten, die gegebenenfalls auch noch thematisch gegliedert und gebündelt erteilt werden, kann letztlich der Informationsgehalt der gesamten Hauptversammlung gesteigert werden.

„Wie“ der Vorstand fristgerecht eingereichte Fragen beantwortet, liegt grundsätzlich in seinem pflichtgemäßen Ermessen und damit auch die thematische Bündelung der Fragen.

Zuständig für die Einberufung der Hauptversammlung und deren Vorbereitung ist der Vorstand der Gesellschaft. Auf Basis der weiterhin geltenden Ausnahmebestimmungen bedarf die Entscheidung der Zustimmung des Aufsichtsrats. Die Organe der Gesellschaft haben die Ermessenentscheidung zu treffen, ob eine virtuelle Hauptversammlung oder eine herkömmliche Präsenz Hauptversammlung abgehalten werden soll. Diese Entscheidung wird im Regelfall nicht erst im Zeitpunkt der Einberufung zu treffen sein, sondern mit Blick auf ihre Auswirkungen auf die weiteren Vorbereitungen regelmäßig weiter im Vorfeld des ins Auge gefassten Termins.

Die Entwicklungen sind aber dynamisch und somit weitestgehend unvorhersehbar. Umplanungen, etwa aufgrund von kurzfristig von staatlicher Seite ergehenden weiteren Beschränkungen erfordern Zeit, regelmäßig mehrere Wochen.

Kurzfristige Terminverschiebungen oder gar Absagen von bereits als physische Versammlungen einberufenen Terminen sollten möglichst vermieden werden.

Die Entscheidung ist komplex. Um dem möglichen Vorwurf eines Ermessensfehlgebrauchs vorzubeugen, sollten die berücksichtigten Faktoren zusammen mit der Prognose und der Abwägung unter Risikogesichtspunkten nachvollziehbar dokumentiert werden.

Um die in den Jahren 2020 und 2021 von Schutzvereinigungen und Teilen der Aktionäre geübte Kritik, die derzeit geltenden Regelungen seien zu wenig aktionärsfreundlich, aufzunehmen, setzen einzelne Gesellschaften auf freiwilliger Basis Instrumente ein, um den Austausch mit den Aktionären über das gesetzlich erforderliche Mindestmaß hinaus zu verbessern und eine aktivere Teilnahme der Aktionäre zu ermöglichen. Durch mehr Interaktivität sollen zugleich der Informationsgehalt und die inhaltliche Aussagekraft der Veranstaltung weiter gesteigert werden. Hier kommen insbesondere in Betracht:

• Zulassung einer Möglichkeit zur Einreichung von Redetexten oder Grußbotschaften per Video durch Aktionäre und weitere Stakeholder
• Zulassung einer Nachfragemöglichkeit während der HV zu Antworten auf fristgerecht im Vorfeld eingereichte Fragen
• Bereitstellung der vorbereiteten Reden der Verwaltung im Vorfeld, um die fristgerechte Einreichung darauf bezogener Fragen zu ermöglichen
• Zuschaltung der Aufsichtsratsmitglieder in die Livestream Übertragung
• Videoeinspieler zur Vorstellung von Aufsichtsratskandidaten
• Thematische Bündelung der eingereichten Fragen und zusammengefasste Beantwortung mehrerer Fragen aus den gleichen Themenkomplexen

Die Gesellschaften sollten jeweils im Vorfeld mit Rücksicht auf ihren Aktionärskreis und die Gegenstände der Tagesordnung sowie die in den Vorjahren verbuchten Erfahrungswerte individuell festlegen, ob und, wenn ja, mit welchen Maßnahmen sie die Durchführung der diesjährigen Hauptversammlung interaktiver gestalten.

Um dem vielfach geäußerten Interesse der Praxis an einer dauerhaften Verankerung der Möglichkeit zur Durchführung der Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre im Aktienrecht zusätzliches Gewicht zu verleihen, sind die Verantwortlichen bestrebt, das Modell der virtuellen Hauptversammlung als gut funktionierende Praxis zu etablieren.

Die Saison 2022 gibt den betroffenen Unternehmen daher abermals Gelegenheit, die etablierten Routinen weiter zu standardisieren und eine Best Practice für eine rein virtuelle Hauptversammlung herauszubilden.

Der Koalitionsvertrag der neuen Bundesregierung kündigt ein Reformvorhaben an. Für die anzustellenden Überlegungen können die Hauptversammlungen in der Saison 2022 weiteres Anschauungsmaterial liefern.

Aus Aktionärsperspektive ist allerdings bemängelt worden, dass das neue hinter dem bisherigen Format insbesondere aufgrund des Wegfalls der Debatte und der Möglichkeit zur Diskussion mit dem Management zurückgeblieben sei. Zur Vermeidung von Einschränkungen der Aktionärsrechte, insbesondere des Fragerechts der Aktionäre, sollte die virtuelle Hauptversammlung möglichst noch näher an die herkömmliche Präsenzveranstaltung herangeführt werden.

Die Ermöglichung der Ausübung des Fragerechts bis in die laufende Hauptversammlung sollte der dauerhaften Möglichkeit einer virtuellen Durchführung nicht im Wege stehen.

Zum anderen ist sicherzustellen, dass alle Aktionäre stets gleichbehandelt werden. Dies dürfte für etwaige hybride Formate zusätzliche Hürden aufstellen.